Boekingen importeren uit een CSV-bestand

Met Nowistay haal je je bestaande reserveringen vanuit een CSV-bestand in het platform. Dat is de snelste manier om je boekingsgeschiedenis te laden of reserveringen over te zetten vanuit een ander hulpmiddel of vanuit Vrbo, zonder ze één voor één toe te voegen. Je koppelt de kolommen van je bestand aan de velden van Nowistay, bekijkt het resultaat vooraf en importeert dan. Ziet er iets niet goed uit, dan kun je een import op elk moment ongedaan maken.

Voordat je begint

Je kunt boekingen importeren in elke accommodatie die met Nowistay PMS is verbonden en een actief abonnement AI Channel Manager heeft. Verschijnt een accommodatie niet in het importvenster, dan komt ze nog niet in aanmerking.

• Je bestand moet een CSV zijn. Het scheidingsteken (komma, puntkomma, tab of verticale streep) wordt automatisch herkend.
• Je CSV mag willekeurige kolomnamen in willekeurige volgorde gebruiken. Niets hoeft vooraf met Nowistay overeen te komen (al heeft dat de voorkeur).
• Elk bestand kan maximaal 5.000 boekingen bevatten en mag maximaal 5 MB groot zijn.

Stap 1: Open de importfunctie en upload je bestand

1. Ga in het linkermenu naar Reserveringen.
2. Klik rechtsboven op de knop … en daarna op Importeren als CSV om Boekingen importeren uit CSV te openen.
3. Kies de Accommodatie waartoe de boekingen behoren.
4. Optioneel: klik op Voorbeeld-CSV downloaden voor een kant-en-klaar sjabloon met de opbouw die Nowistay verwacht. Je kunt het invullen of alleen als referentie gebruiken.
5. Klik op Bestand kiezen en selecteer je CSV.
6. Klik op Analyseren.

Stap 2: Koppel je kolommen

Na de analyse toont Nowistay hoeveel reserveringen het heeft gevonden en laat het je elk Nowistay-veld aan je bestand koppelen. Voor elk veld kies je een Bron:

• Uit kolom: neem de waarde uit een van de kolommen van je CSV. Nowistay vult de voor de hand liggende koppelingen alvast in, zodat je alleen aanpast wat nodig is.
• Vaste waarde: gebruik voor elke boeking dezelfde waarde. Handig voor zaken als valuta of inchecktijd wanneer je bestand die niet bevat.
• Negeren: sla dit veld over, er wordt niets voor geïmporteerd.

Velden met een rode ster (*) zijn verplicht. Je kunt de import pas starten als ze allemaal zijn gekoppeld. De verplichte velden zijn Aankomst, Vertrek, Voornaam, Achternaam, Bedrag, Valuta en Status.

Wat elke kolom accepteert

Je hoeft je bestand niet eerst opnieuw op te maken. Nowistay leest de meest gangbare notaties automatisch. Dit verwacht elk veld.

Data: Aankomst en Vertrek

• Bijna elke gangbare notatie werkt: 2026-09-10, 10/09/2026, 10-09-2026 of zelfs 10 Sep 2026.
• De notatie wordt automatisch uit je bestand herkend. Kan een datum op twee manieren worden gelezen (bijvoorbeeld 03/04/2026), dan leest Nowistay hem met de dag eerst (dag/maand/jaar).
• Het vertrek moet na de aankomst liggen.

Bedragen: Bedrag, Prijs per nacht, Commissie, Schoonmaakkosten, Toeristenbelasting

• Alleen getallen. Zowel de notatie 1,234.56 als 1 234,56 wordt begrepen, en valutasymbolen worden automatisch verwijderd.
• Bedrag is het totaal dat voor het verblijf is betaald. Je mag het alleen leeg laten bij geannuleerde boekingen.

Valuta

• Een code van 3 letters zoals EUR, USD of GBP, of een symbool zoals €, $ of £.

Status

In de lijst met vaste waarden kun je een van drie statussen kiezen:

• Bevestigd
• In afwachting
• Geannuleerd

Koppel je de status liever vanuit een kolom, dan begrijpt Nowistay ook gangbare bewoordingen: woorden als “new”, “booked” of “paid” worden Bevestigd, “request” of “enquiry” worden In afwachting, en “refunded” of “declined” worden Geannuleerd. Een lege status wordt behandeld als Bevestigd.

Inchecktijd en Uitchecktijd

• Gebruik de notatie UU:MM, bijvoorbeeld 15:00. Heeft je bestand geen tijden, stel dan een vaste waarde in (bijvoorbeeld 15:00 voor het inchecken en 10:00 voor het uitchecken).

Gegevens van de gast

• E-mail gast: een geldig e-mailadres.
• Telefoon: een willekeurig telefoonnummer.
• Volwassenen en Kinderen: hele getallen.
• Reserveringsnummer: de boekingsreferentie uit je vorige hulpmiddel. Daarmee herkent Nowistay duplicaten.
• Taal: een code van 2 letters (en, fr, es, de, it, nl, pt) of de naam van de taal (English, Français enzovoort).

Adres

• Adres, Stad en Postcode: vrije tekst.
• Land: een code van 2 letters (FR), een code van 3 letters (FRA) of de landnaam (France).

Stap 3: Controleer het voorbeeld en importeer

1. Scrol omlaag naar Voorbeeld van het resultaat om precies te zien hoe je eerste boekingen worden aangemaakt, met elke waarde al omgezet. Dit is het moment om een verkeerde kolom op te merken voordat je importeert.
2. Laat Schoonmaaktaken aanmaken voor komende verblijven aangevinkt als je wilt dat Nowistay voor elk toekomstig bevestigd verblijf een schoonmaak plant. Verleden verblijven en geannuleerde boekingen krijgen nooit een missie.
3. Klik als alles klopt op Importeren en daarna op Import bevestigen. Gebruik Terug (of Opnieuw controleren) als je de koppeling van je kolommen nog moet aanpassen.

Wat er na de import gebeurt

• Geïmporteerde boekingen worden toegevoegd als directe boekingen en blokkeren die nachten op al je gekoppelde kanalen. Ze leiden niet tot kanaalcommissies en gasten ontvangen geen boekingsbevestiging. Je berichten voor check-in en check-out worden voor komende verblijven ingepland, net als bij elke andere boeking.
• Nowistay slaat automatisch rijen over die een duplicaat zouden opleveren (een boeking met hetzelfde reserveringsnummer, of met dezelfde data en dezelfde gast) en bevestigde verblijven die overlappen met een boeking die je al hebt. Het resultaat vertelt je hoeveel er zijn aangemaakt en hoeveel er zijn overgeslagen, zodat je nooit dubbele boekingen krijgt.

Eerdere imports bekijken en een import ongedaan maken

Elke import wordt bewaard, zodat je hem kunt bekijken of ongedaan maken.

1. Open de importfunctie en klik op het geschiedenispictogram (linksonder) om Importgeschiedenis te openen.
2. Elk item toont de accommodatie, wanneer de import liep en hoeveel boekingen er zijn aangemaakt en overgeslagen.
3. Klik op Verwijderen & terugdraaien om een import ongedaan te maken. Hiermee worden de boekingen die deze import heeft aangemaakt definitief verwijderd en komen die data weer vrij in je kalender. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt, dus gebruik het wanneer een import een vergissing was.

Goed om te weten

• Je kunt meerdere imports voor dezelfde accommodatie uitvoeren. Duplicaten worden automatisch eruit gefilterd, dus hetzelfde bestand opnieuw importeren is veilig.
• Kunnen een paar rijen niet worden gelezen (een foute datum of een ontbrekende verplichte waarde), dan worden ze in het resultaat als mislukt gemeld en wordt de rest gewoon geïmporteerd.