Zo verplaats je een boeking naar een andere accommodatie

Een lekkage in de badkamer, een verwarming die kapotgaat, of twee gelijke kamers die je anders wilt indelen: je verplaatst een boeking in een paar seconden naar een andere accommodatie. De boeking behoudt haar data en haar prijs, en alles wat bij het verblijf hoort gaat met de gast mee naar de nieuwe accommodatie: gastberichten, deurcode, vertrekschoonmaak en het gesprek.

Voordat je begint

• Beide accommodaties moeten gekoppeld zijn via de Nowistay PMS-integratie. Accommodaties die dat niet zijn, verschijnen niet als bestemming.
• Alleen bevestigde boekingen die nog niet voorbij zijn kunnen worden verplaatst: komende verblijven en verblijven die bezig zijn.
• De nieuwe accommodatie moet vrij zijn op de resterende nachten. Een boeking op die accommodatie, of op een gekoppelde accommodatie (een hele villa en de bijbehorende kamers, zie een hele woning en de apart verhuurde kamers koppelen), blokkeert de verplaatsing.
• Nachten die je zelf hebt gesloten op de nieuwe accommodatie blokkeren de verplaatsing niet: Nowistay waarschuwt je en die nachten blijven voor het verblijf geblokkeerd.

Een boeking verplaatsen met slepen

Op een computer is de kalender de snelste manier:

1. Open Kalenders.
2. Klik op de boeking en houd de muisknop ingedrukt, sleep haar daarna omhoog of omlaag naar de rij van een andere accommodatie. De boeking wisselt alleen van rij: haar data verschuiven niet.
3. Tijdens het slepen wordt de boeking groen met Laat los om de boeking hierheen te verplaatsen wanneer de accommodatie op die nachten vrij is.
4. Laat de muisknop los. Het venster Verplaatsen naar een andere accommodatie opent met die accommodatie geselecteerd.
5. Lees Wat er gebeurt en klik daarna op Boeking verplaatsen.

Als de boeking niet naar een accommodatie kan, wordt ze rood en staat er waarom, bijvoorbeeld Deze accommodatie is op sommige van deze nachten geboekt. Sleep verder naar een andere rij, of druk op Esc om te annuleren.

Slepen werkt met een muis of een pen. Gebruik op een touchscreen, en voor overlappende boekingen die samen op één blok staan, de details van de boeking.

Een boeking verplaatsen vanuit de details

Dit werkt ook op je telefoon:

1. Open de boeking: klik erop in Kalenders en daarna op Reservering bekijken, of open haar via Reserveringen.
2. Klik onderaan in de details van de boeking op Verplaatsen.
3. Kies de Nieuwe accommodatie. Accommodaties die de boeking niet kunnen ontvangen zijn grijs, met de reden.
4. Lees Wat er gebeurt en klik daarna op Boeking verplaatsen.

Wat er gebeurt als je een boeking verplaatst

Het venster Verplaatsen naar een andere accommodatie toont voor je bevestigt wat er voor deze boeking verandert.

• Zelfde data, zelfde prijs. Betalingen, borgen en betaalde extra’s blijven bij de boeking.
• Beschikbaarheid: de nieuwe accommodatie wordt op die nachten gesloten op alle gekoppelde platforms en de vorige accommodatie komt vrij.
• Gastberichten: ongeveer 5 minuten na de verplaatsing ontvangt de gast de al verstuurde berichten opnieuw, met de gegevens van de nieuwe accommodatie. De volgende berichten volgen de sjablonen van de nieuwe accommodatie. Heeft de nieuwe accommodatie geen automatische gastberichten, dan worden de berichten die voor de vorige accommodatie gepland waren geannuleerd en wordt er niets opnieuw verstuurd.
• Deurcode: met een gekoppeld slim slot wordt er een code aangemaakt voor de nieuwe accommodatie en wordt de code van de vorige accommodatie verwijderd.
• Schoonmaak: de vertrekschoonmaak gaat naar de nieuwe accommodatie als die automatische schoonmaak heeft. Anders wordt daar geen vertrekschoonmaak gepland.
• Gesprek: het gesprek van de gast volgt de boeking en de AI-medehost antwoordt met de informatie van de nieuwe accommodatie.
• Team: teamleden die aan de boeking zijn toegewezen maar niet op de nieuwe accommodatie werken, worden eraf gehaald.

Je kunt de boeking op dezelfde manier terugzetten.

Een gast verplaatsen die er al is

Als de gast al is aangekomen (vanaf de inchecktijd op de aankomstdag), regelt Nowistay ook de accommodatie die hij verlaat:

• de deurcode van de vorige accommodatie blijft werken tot middernacht, zodat de gast zijn spullen kan ophalen;
• de vorige accommodatie blijft vannacht gesloten en komt vanaf morgen vrij;
• de vorige accommodatie krijgt vandaag een schoonmaak, als ze automatische schoonmaak heeft;
• de deurcode van de nieuwe accommodatie wordt meteen aangemaakt.

Boekingen van Airbnb, Booking.com, Vrbo en Expedia

De platforms staan niet toe dat een channel manager de advertentie van een reservering wijzigt. Als je een platformboeking verplaatst, gebeurt de verplaatsing alleen in Nowistay:

• Op het platform blijft de reservering op de advertentie van de oorspronkelijke accommodatie staan: de uitbetaling, de beoordeling en het gesprek op het platform veranderen niet.
• In Nowistay staan het verblijf, de berichten, de deurcode en de schoonmaak op de nieuwe accommodatie. Latere wijzigingen op het platform (nieuwe data, annulering) gelden nog steeds voor de verplaatste boeking.
• De nieuwe accommodatie wordt op die nachten gesloten op alle platforms. Op Airbnb blijft de oorspronkelijke advertentie op die nachten geblokkeerd door de reservering zelf.

Wanneer een boeking niet kan worden verplaatst

Nowistay toont de reden in het venster of op de gesleepte boeking:

• Alleen bevestigde boekingen kunnen worden verplaatst. Openstaande en geannuleerde boekingen blijven waar ze zijn.
• Dit verblijf is voorbij.
• Boekingen gesynchroniseerd via een agendalink kunnen niet worden verplaatst: de volgende synchronisatie zou ze terugzetten.
• Er staat nog een betaling open voor deze boeking. De gast heeft de betaallink nog niet betaald.
• Deze accommodatie is op sommige van deze nachten geboekt. De accommodatie, of een gekoppelde accommodatie, heeft een boeking op de resterende nachten.
• Deze accommodatie wordt uitbetaald op een ander Stripe-account dan het account dat de betaling ontving. Als de gast al via Nowistay heeft betaald (verblijf, borg of extra’s), kan de boeking alleen naar een accommodatie die op hetzelfde Stripe-account wordt uitbetaald.
• Deze accommodatie kan geen boekingen ontvangen. De accommodatie is niet gekoppeld via Nowistay PMS of valt niet onder je abonnement.

Voor alles wat je verder vanuit de kalender kunt doen (prijzen, beschikbaarheid, minimale verblijfsduur), zie beschikbaarheid en prijzen beheren vanuit de kalender.