Je gasten beheren (klantendatabase / CRM)

Elke boeking die bij Nowistay binnenkomt, bevat de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de gast. De gastendatabase maakt daar een echte klantenlijst van: één vermelding per persoon, ook als dezelfde gast meerdere keren boekt of in verschillende accommodaties van jou verblijft. Het is je eigen CRM, automatisch opgebouwd uit je boekingen, zodat je contact kunt houden met eerdere gasten, terugkerende verblijven kunt stimuleren en je directe boekingen kunt laten groeien.

Wat de gastendatabase je biedt

• Eén contact per echte gast, samengebracht uit al je boekingen, over elk kanaal en elke accommodatie heen.
• Een duidelijke geschiedenis voor elke gast: hoe vaak die heeft geboekt, hoeveel die in totaal heeft betaald en de datum van het laatste verblijf.
• Een export die je kunt gebruiken in je e-mail- of nieuwsbrieftool om terugkerende gasten te winnen.

Waar je je gasten vindt

1. Log in op je Nowistay-account.
2. Klik in het linkermenu op Gasten.
3. Je gastenlijst opent op app.nowistay.com/hub/guests.

[Schermafbeelding nodig: het onderdeel Gasten in de linkerzijbalk]

De gastendatabase is beschikbaar met een actief Nowistay-abonnement.

Wat je in de lijst ziet

Elke rij is één gast, met zes kolommen:

• Naam
• E-mail
• Telefoon
• Boekingen: hoeveel reserveringen aan deze gast zijn gekoppeld
• Totaal betaald: het gecombineerde bedrag van hun verblijven
• Laatste verblijf: de datum van hun meest recente vertrek

Standaard toont de lijst eerst je meest recent ontvangen gasten. Klik op een kolomkop om te sorteren op Boekingen, Totaal betaald of Laatste verblijf en gebruik het zoekvak bovenaan om een gast te vinden op naam, e-mailadres of telefoonnummer.

[Schermafbeelding nodig: de gastenlijst met de kolommen en het zoekvak]

Het profiel van een gast openen

Klik op een gast om het profiel te openen. Je ziet dan:

• Zijn of haar contactgegevens: e-mailadres, telefoonnummer en adres
• De totalen: aantal boekingen, totaal betaald, laatste verblijf
• De volledige boekingsgeschiedenis, met de data, het kanaal en het bedrag van elk verblijf

Vanuit hetzelfde paneel kun je de gegevens van de gast Bewerken of de gast Verwijderen.

[Schermafbeelding nodig: een gastprofiel met de totalen en de boekingsgeschiedenis]

Zelf een gast toevoegen of bewerken

Meestal hoef je dat niet te doen, omdat Nowistay gasten voor je aanmaakt en bijwerkt. Maar je kunt er handmatig een toevoegen, bijvoorbeeld een terugkerende gast die je offline hebt geboekt.

1. Klik op de pagina Gasten op Gast toevoegen.
2. Vul de gegevens in: voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, adres, postcode, stad, land en notities.
3. Klik op Gast toevoegen om op te slaan.

Hoort het e-mailadres of telefoonnummer dat je invoert al bij een gast, dan laat Nowistay het je weten, zodat je geen dubbele vermelding aanmaakt. Om een bestaande gast te wijzigen, open je zijn of haar profiel en klik je op Bewerken.

Een opgeslagen gast kiezen bij het aanmaken van een boeking

Als je een directe boeking aanmaakt, hoef je de gegevens van een terugkerende gast niet opnieuw te typen. Gebruik in het boekingsformulier het veld Bestaande gast bovenaan het gedeelte over de gast, zoek op naam en selecteer de gast. Naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres worden automatisch ingevuld. Je kunt daarna nog steeds elk veld aanpassen.

Je gastenlijst exporteren

Klik op de pagina Gasten op CSV exporteren om je hele lijst als spreadsheet te downloaden. Die bevat de contactgegevens en totalen van elke gast: aantal boekingen, totaal betaald en laatste verblijf. Open het bestand in Excel, Google Sheets of je e-mailmarketingtool om een campagne te starten en gasten terug te halen voor een direct verblijf.

Hoe Nowistay je database opbouwt en nauwkeurig houdt

Je hoeft de lijst nooit met de hand te onderhouden. Dit gebeurt er op de achtergrond.

Elke boeking wordt automatisch toegevoegd

Telkens wanneer er een boeking binnenkomt, van Airbnb, Booking.com, VRBO, Expedia, een directe reservering, een boeking die je handmatig toevoegt of een CSV-import, leest Nowistay de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de gast en koppelt de boeking aan een gast.

Dezelfde persoon wordt over boekingen heen herkend

Nowistay koppelt een boeking aan een bestaande gast op basis van het e-mailadres of het telefoonnummer. Komt een van beide overeen met een gast die je al hebt, dan wordt de boeking aan dezelfde gast gekoppeld, ook als het om een andere accommodatie gaat. Zo zie je de volledige geschiedenis van een gast op één plek.

Het telefoonnummer geldt als de meest betrouwbare overeenkomst, omdat sommige boekingsplatforms elke reservering een ander gemaskeerd e-mailadres geven. Door op het telefoonnummer te koppelen blijft een terugkerende gast één contact, ook wanneer zijn of haar e-mailadres van de ene boeking op de andere verandert.

Twee verschillende personen worden nooit samengevoegd

Een overeenkomende naam is op zichzelf nooit genoeg om twee gasten samen te voegen. Twee reizigers die toevallig dezelfde naam hebben, blijven aparte contacten. Alleen een gedeeld e-mailadres of telefoonnummer koppelt boekingen aan dezelfde persoon.

De nuttigste gegevens blijven bewaard

Naarmate er meer boekingen voor dezelfde gast binnenkomen, vult Nowistay contactgegevens aan die ontbraken. Wanneer je de naam van een gast bewerkt, in het gastprofiel of bij een van zijn boekingen, wordt die wijziging de referentie en blijft ze bewaard. Je meest recente bewerking wint altijd.

Totalen zijn altijd actueel

Het aantal boekingen, het totaal betaald en het laatste verblijf worden opnieuw berekend telkens wanneer je de lijst opent, zodat ze altijd de boekingen weergeven die op dat moment aan de gast zijn gekoppeld. Geannuleerde boekingen tellen niet mee in de totalen.

Verwijderen is veilig

Het verwijderen van een gast verwijdert alleen het contactrecord. De boekingen erachter blijven bewaard, met al hun gegevens. En het verwijderen van een boeking verwijdert nooit de gast, dus je klantenlijst blijft intact, ook nadat een verblijf is verwijderd.

Goed om te weten

• Eén lijst voor al je accommodaties. Een gast die in twee van je accommodaties heeft verbleven, verschijnt één keer, met beide verblijven in de geschiedenis.
• Gasten zonder contactgegevens worden niet toegevoegd. Een boeking zonder e-mailadres en zonder telefoonnummer kan niet aan een persoon worden gekoppeld en blijft dus buiten de database.
• Je bewerkingen blijven staan. Corrigeer je de naam of contactgegevens van een gast, dan behoudt Nowistay jouw versie.