Als het veld Telefoon bij je Vrbo-reserveringen leeg is, is er in Nowistay niets kapot. Vrbo neemt het telefoonnummer van de gast zelden op in de reserveringsgegevens die het naar gekoppelde software stuurt, en laat vaak ook het e-mailadres weg. In dit artikel lees je waar je het nummer vindt, hoe je het in een paar seconden toevoegt en hoe Nowistay het automatisch opvraagt als de reservering een e-mailadres bevat.
Waarom het telefoonnummer ontbreekt bij Vrbo-reserveringen
Vrbo toont je het telefoonnummer en het e-mailadres van de reiziger bij de bevestigde reservering, in je Vrbo-account, maar bij de meeste reserveringen geeft het die niet door aan gekoppelde software. In Nowistay komen de meeste Vrbo-reserveringen binnen zonder telefoonnummer, en de meeste ook zonder e-mailadres.
Vrbo biedt ook geen berichtenkoppeling voor software: Nowistay kan niet lezen of schrijven in de Vrbo-inbox (zie hoe je een Vrbo-advertentie koppelt). Zonder telefoonnummer of e-mailadres kan Nowistay de gast op geen enkele manier bereiken, en daarom loont het om het nummer toe te voegen.
Wat het in Nowistay verandert
- Geautomatiseerde berichten bereiken Vrbo-gasten alleen per e-mail. Een reservering zonder e-mailadres krijgt geen geautomatiseerd bericht: de berichtgeschiedenis toont het als overgeslagen, met de reden.
- WhatsApp, de aanbevolen manier om vanuit Nowistay met Vrbo-gasten te communiceren, heeft het nummer van de gast nodig. Zodra het bij de boeking staat, bereiken je sjablonen die via WhatsApp worden verstuurd de gast, en antwoordt de AI-assistent daar.
- De knop WhatsApp-gesprek starten en de bellink bij de boeking blijven uitgeschakeld, en berichtvariabelen met het telefoonnummer van de gast blijven leeg.
- Een slim slot waarvan de Codebron de laatste cijfers van het telefoonnummer van de gast gebruikt, krijgt in plaats daarvan een willekeurige code, die je berichten zoals gewoonlijk versturen.
Voeg het nummer toe vanuit Vrbo (de snelste manier)
- Open de reservering in je Vrbo-account en kopieer het telefoonnummer van de reiziger (en het e-mailadres, als Nowistay dat niet heeft).
- Open in Nowistay de boeking in Boekingen en klik op het potlood (Bewerken) naast de gastgegevens.
- Plak het nummer in Telefoon, met de internationale landcode, vul het e-mailadres in bij E-mail als dat ontbrak, en sla op.
Het e-mailadres toevoegen is ook de moeite waard: je geautomatiseerde berichten kunnen de gast dan bereiken. Gegevens die je zo invoert, blijven behouden wanneer Vrbo later een update van de reservering stuurt.
Laat Nowistay het nummer automatisch opvragen
Als een Vrbo-reservering binnenkomt met het e-mailadres van de gast, kun je het nummer één keer per e-mail vragen en de AI-assistent het antwoord laten afhandelen:
- Een bericht dat per e-mail wordt verstuurd, vraagt de gast te antwoorden met het mobiele nummer waarop hij of zij bereikbaar is.
- De gast antwoordt op die e-mail. Het antwoord komt terecht in het gesprek van de boeking in Nowistay.
- De AI-assistent herkent het nummer in de eigen woorden van de gast, zet er de juiste landcode voor en slaat het op bij de boeking. Vanaf dat moment werkt WhatsApp, en kan de AI-assistent de gast ook daar antwoorden.
Stap 1: maak het verzoekbericht aan
- Open Automatiseringen en daarna Gastberichten: het paneel Sjablonen voor gastberichten toont je sjablonen.
- Klik op Bericht toevoegen om een apart bericht aan te maken.
- Stel Toepassen op reserveringen van in op Vrbo. Vraag je Booking.com-gasten al om hun nummer, dan kun je in plaats daarvan Vrbo aan datzelfde sjabloon toevoegen: de instelling accepteert meerdere platforms. Voeg nooit Airbnb toe (zie hieronder).
- Laat Verzenden via op Auto staan: bij Vrbo-reserveringen gaat het bericht per e-mail.
- Kies wanneer het wordt verstuurd: direct na de boeking (Reservering bevestigd), of enkele dagen voor aankomst (Inchecken met bijvoorbeeld een Timing (uren) van 72 Vóór de gebeurtenis).
- Klik op Opslaan.
De AI-assistent moet actief zijn voor de accommodatie: de assistent leest het antwoord van de gast en slaat het nummer op. Ben je nieuw met berichtsjablonen, begin dan met hoe je geautomatiseerde berichten aan gasten instelt.
Stap 2: de gast antwoordt, de AI slaat het nummer op
Wanneer de gast antwoordt, controleert de assistent of het nummer van de gast zelf is (niet van een chauffeur, niet van een noodcontact, niet het reserveringsnummer), slaat het op in internationaal formaat en bevestigt het kort aan de gast. Open de boeking in Boekingen: het nummer staat nu onder Telefoon.
- Een gast die een lokaal nummer zonder landcode schrijft, wordt begrepen: de assistent gebruikt het land van de gast uit de reservering, of het land van je accommodatie, om de juiste landcode toe te voegen.
- Als het nummer niet te lezen is, vraagt de assistent de gast het opnieuw te sturen met de internationale landcode.
- Een nummer dat al bij de boeking staat, wordt nooit vervangen. De assistent vult alleen aan wat ontbreekt.
- Het opgeslagen nummer blijft bij de boeking staan, ook wanneer Vrbo later een update van de reservering stuurt.
Het bericht bereikt de gast per e-mail, buiten de Vrbo-inbox, dus vraag om een antwoord op de e-mail. Houd het kort, zeg waarom je het nummer nodig hebt, vraag om de landcode en vraag de gast nooit om buiten Vrbo te betalen of te boeken. Een voorbeeld dat je in het sjabloon kunt plakken:
Hallo {{guest_first_name}}, je verblijf bij {{property_name}} begint op {{arrival_date}}. Om je de aankomstinstructies te kunnen sturen en contact met je op te nemen als er op de dag zelf iets tussenkomt: wil je deze e-mail beantwoorden met het mobiele nummer waarop je bereikbaar bent, inclusief de landcode (bijvoorbeeld +31 6 12345678)? Bedankt, en tot snel!
En Airbnb?
Airbnb werkt anders: het nummer van de gast staat op Airbnb, en de regels van Airbnb verbieden het om gasten naar hun contactgegevens te vragen. Zie Telefoonnummer gast Airbnb ontbreekt. Voor Booking.com, zie Telefoonnummer gast Booking.com ontbreekt.
