Tally-formulieren koppelen aan je boekingen en automatische berichten

De Tally-integratie koppelt elk Tally-formulier dat je gasten invullen aan de juiste boeking in Nowistay. Je stuurt elke gast een persoonlijke link naar je formulier. Zodra de gast het verstuurt, markeert Nowistay de boeking als ingediend en kan het een aantal antwoorden op de boeking opslaan. Je automatische berichten reageren daar vanzelf op: een herinnering wordt alleen verstuurd zolang het formulier nog ontbreekt en de toegangsinstructies pas nadat het is ingediend.

Typische toepassingen zijn een registratieformulier voor de politie, een online incheckformulier, huisregels die de gast moet accepteren of een vragenlijst over de aankomst. Deze gids loopt aan de hand van een concreet voorbeeld door de volledige installatie.

Wat doet de Tally-integratie?

• Een persoonlijke formulierlink voor elke boeking. Een berichtvariabele zoals {{form.police}} wordt een link naar je Tally-formulier die een verwijzing naar de boeking bevat. Elke gast krijgt een eigen link.
• De inzending wordt bij de boeking geregistreerd. Wanneer de gast het formulier verstuurt, zet Nowistay een boekingsparameter zoals Politieformulier ingediend op “true” voor die boeking, meestal binnen enkele seconden.
• Antwoorden die je kiest worden bij de boeking opgeslagen (optioneel). Bijvoorbeeld de verwachte aankomsttijd, die je daarna in je berichten kunt hergebruiken.
• Je automatische berichten reageren. Berichtvoorwaarden controleren of het formulier is ingediend, zodat het juiste bericht bij de juiste gast terechtkomt zonder handmatige opvolging.

De antwoorden zelf, inclusief geüploade foto’s van identiteitsbewijzen, blijven in je Tally-account. Nowistay slaat alleen op dat het formulier is ingediend en de antwoorden die jij bij de boeking wilt bewaren (maximaal 80 tekens per antwoord).

Voordat je begint

• Het abonnement AI Channel Manager. Integraties zijn alleen beschikbaar voor accommodaties met het abonnement AI Channel Manager die zijn ingesteld met Nowistay PMS.
• Een Tally-account en een formulier. Het gratis Tally-abonnement volstaat: de API-sleutel die Nowistay nodig heeft, is gratis bij elk Tally-abonnement.
• Ingestelde automatische berichten. De formulierlink wordt verstuurd via je automatische gastberichten. Heb je er nog geen gemaakt, begin dan met het instellen van geautomatiseerde gastberichten.
• Eén vrije aangepaste boekingsparameter per formulier. Elk gekoppeld formulier maakt één aangepaste boekingsparameter aan en een account kan er maximaal 20 hebben.

Een concreet voorbeeld: een registratieformulier voor de politie vóór aankomst

Sofia verhuurt drie appartementen in een stad waar elke gast vóór het inchecken bij de politie geregistreerd moet zijn. Ze heeft de identiteitsgegevens van elke gast nodig en wil de deurcode niet naar een gast sturen die het formulier niet heeft ingevuld. Dit stelt ze in met Nowistay:

• Bij de boeking: een bericht bedankt de gast en vraagt het registratieformulier in te vullen, met de persoonlijke link van de gast.
• 3 dagen vóór aankomst: een herinnering, alleen verstuurd als het formulier nog ontbreekt.
• De dag vóór aankomst: de toegangsinstructies en de deurcode, pas verstuurd nadat het formulier is ingediend.
• 6 uur vóór aankomst: een melding aan haar teamlid voor het inchecken als het formulier nog ontbreekt, zodat die de gast kan bellen.
• Bonus: de verwachte aankomsttijd van de gast wordt bij de boeking opgeslagen en doorgegeven aan haar team.

De onderstaande stappen volgen de opzet van Sofia. Pas de namen, vragen en timing aan op je eigen situatie.

Stap 1: Maak je formulier in Tally

Maak in Tally het formulier dat je gasten gaan invullen. Het formulier “Gastenregistratie” van Sofia vraagt naar:

• Volledige naam, geboortedatum en nationaliteit van elke gast
• Type en nummer van het identiteitsbewijs
• Een foto van het identiteitsbewijs
• Verwachte aankomsttijd

Publiceer het formulier. Je hoeft zelf niets voor Nowistay toe te voegen: in stap 4 biedt Nowistay aan om de boekingsverwijzing voor je toe te voegen.

Stap 2: Koppel je Tally-account

1. Klik in Nowistay in de zijbalk op Integraties.
2. Open in het onderdeel Formulieren de rij Tally en klik op Koppelen. Het paneel Tally-formulieren opent.
3. Klik op Een API-sleutel aanmaken in Tally. Daarmee open je de pagina met API-sleutels van je Tally-account. Maak daar een sleutel aan en kopieer die.
4. Plak de sleutel terug in Nowistay in het veld Tally API-sleutel en klik op Koppelen.

De melding “Tally-account gekoppeld” bevestigt de koppeling en de rij Tally toont nu Gekoppeld. Daarna worden alleen de laatste vier tekens van de sleutel getoond.

Stap 3: Koppel een formulier en kies de bijbehorende identificatie

1. Klik in het paneel Tally-formulieren op Formulier koppelen.
2. Kies je formulier bij Tally-formulier. Sofia kiest “Gastenregistratie”.
3. Controleer het Kenmerk dat Nowistay voorstelt en wijzig het als je wilt (zie hieronder). Sofia typt police.
4. Controleer de Naam van de boekingsparameter. Sofia hernoemt die naar “Politieformulier ingediend”.
5. Selecteer onder Accommodaties de accommodaties die dit formulier gebruiken, of laat het veld leeg om het formulier voor al je accommodaties te gebruiken.
6. Klik op Formulier koppelen.

Wat is het kenmerk?

Het kenmerk is een korte naam die je voor het formulier kiest. Nowistay gebruikt het op twee plaatsen:

• De berichtvariabele {{form.police}}, die je in je berichten invoegt om de formulierlink te versturen.
• De boekingsparameter police_submitted, die Nowistay automatisch aanmaakt en op “true” zet wanneer de gast het formulier indient.

Kies je een formulier, dan stelt Nowistay een kenmerk voor op basis van de naam. Het mag alleen kleine letters, cijfers en underscores bevatten (maximaal 30 tekens) en kan later niet meer worden gewijzigd. Kies iets kort en duidelijks, zoals police, checkin of house_rules.

Wat is de naam van de boekingsparameter?

Dit is de leesbare naam van de parameter police_submitted. Je ziet die bij elke boeking en vooral in de lijst met berichtvoorwaarden. Nowistay vult hem vooraf in met ” ingediend”. Kies een naam die je herkent, zoals “Politieformulier ingediend”.

Welke accommodaties?

Als er geen accommodatie is geselecteerd, geldt het formulier voor al je accommodaties. Selecteer je een aantal accommodaties, dan levert de variabele {{form.police}} alleen een link op voor boekingen van die accommodaties en blijft hij leeg voor de andere. Zo kun je in verschillende steden verschillende formulieren gebruiken en toch één set berichtsjablonen houden.

Stap 4: Voeg de verborgen boekingsverwijzing toe aan het formulier

Meteen nadat je het formulier hebt gekoppeld, vraagt Nowistay “Verborgen veld toevoegen aan je Tally-formulier?”. Klik op Veld toevoegen.

Nowistay voegt dan een verborgen veld met de naam nowistay_booking toe aan je Tally-formulier. Gasten zien dit niet: het bevat alleen de boekingsverwijzing uit hun persoonlijke link, zodat Nowistay weet bij welke boeking de inzending hoort. Verder wordt er niets aan je formulier gewijzigd. In de lijst met gekoppelde formulieren toont het formulier nu het label Klaar.

Heb je dit venster overgeslagen, dan toont het formulier Verborgen veld ontbreekt. Klik op Bewerken bij het formulier en doe dan een van deze twee dingen:

• klik op Voor mij toevoegen, of
• voeg het zelf toe: open het formulier in Tally, typ /hidden, geef het veld precies de naam nowistay_booking, publiceer het formulier en klik dan in Nowistay op Opnieuw controleren.

Stap 5 (optioneel): Sla een aantal antwoorden op bij de boeking

Sofia wil dat haar team de verwachte aankomsttijd van de gast kent. Ze slaat dat antwoord op in een boekingsparameter.

Maak eerst de parameter aan waarin het antwoord wordt opgeslagen:

1. Klik in de zijbalk op Accommodaties.
2. Klik bij een willekeurige accommodatie op de knop … en kies Geavanceerde instellingen.
3. Klik bij Aangepaste parameters voor boekingen op de knop + (Parameter toevoegen).
4. Vul een API-identificatie (arrival_time) en een Weergavelabel (Aankomsttijd) in en klik op Aanmaken.

Aangepaste boekingsparameters worden door al je accommodaties gedeeld, ook al maak je ze aan vanuit één accommodatie.

Koppel daarna de vraag aan de parameter:

1. Ga terug naar Integraties, open de rij Tally en klik op Configureren.
2. Klik bij het formulier op Bewerken.
3. Klik bij Antwoorden opslaan in boekingsparameters (optioneel) op Koppeling toevoegen.
4. Kies de Vraag (“Verwachte aankomsttijd”) en de Boekingsparameter (Aankomsttijd).
5. Klik op Opslaan.

Goed om te weten over opgeslagen antwoorden:

• Elk antwoord wordt als tekst opgeslagen, tot maximaal 80 tekens. Bij keuzevragen wordt de tekst van de gekozen optie opgeslagen en meerdere keuzes worden gescheiden door komma’s.
• Tekst-, getal-, datum-, tijd- en keuzevragen kunnen worden opgeslagen. Bestandsuploads, handtekeningen en betalingen niet: die blijven in Tally.
• Als de gast het formulier opnieuw indient, vervangt het nieuwe antwoord het vorige.
• Een opgeslagen antwoord kun je in berichten gebruiken met de bijbehorende variabele, hier {{custom.arrival_time}}, en in berichtvoorwaarden.

Stap 6: Verstuur de formulierlink in een automatisch bericht

1. Klik in de zijbalk op Automatiseringen.
2. Klik op de rij Gastberichten op Berichten beheren en daarna op Bericht toevoegen.
3. Stel de Triggergebeurtenis en de Timing (uren) in.
4. Klik bij Berichttekst op Variabele invoegen. Kies in de groep Formulieren de variabele {{form.police}}, met de omschrijving “Link naar Gastenregistratie”. Als je form. in het zoekvak typt, zie je alleen je formulierlinks.
5. Klik op Opslaan.

Het eerste bericht van Sofia:

• Triggergebeurtenis: Reservering bevestigd
• Timing (uren): 0, Na de gebeurtenis
• Berichttekst: “Hallo {{guest_first_name}}, bedankt voor je boeking van {{property_name}}! Volgens de lokale regels moeten we elke gast vóór aankomst registreren. Vul dit korte formulier in, het kost 2 minuten: {{form.police}}. Zodra het klaar is, sturen we je de toegangsinstructies.”

Elke gast ontvangt een link die persoonlijk is voor zijn boeking. Verstuur het formulier altijd via deze variabele, nooit via de openbare Tally-link: een formulier dat via de openbare link wordt geopend, kan niet aan een boeking worden gekoppeld.

Stap 7: Reageer op de inzending met berichtvoorwaarden

Voorwaarden bepalen of een bericht wordt verstuurd. Open in de berichteneditor Geavanceerde opties, ga naar Voorwaarden aangepaste parameters en klik op Voorwaarde toevoegen. Kies de parameter op naam (Politieformulier ingediend) en kies dan de operator:

• Bestaat: de gast heeft het formulier ingediend.
• Bestaat niet: de gast heeft het nog niet ingediend.

In het vak Zo gebruik je het van het Tally-paneel wordt de parameter met zijn kenmerk genoemd (police_submitted). Zoek in de lijst met voorwaarden juist naar de naam.

Herinnering zolang het formulier ontbreekt

• Triggergebeurtenis: Inchecken, Timing (uren): 72, Vóór de gebeurtenis
• Voorwaarde: Politieformulier ingediend + Bestaat niet
• Berichttekst: “Hallo {{guest_first_name}}, we hebben je registratieformulier nog nodig vóór je aankomst op {{arrival_date}}: {{form.police}}. Je toegangsinstructies volgen zodra het is ingevuld.”

Gasten die het formulier al hebben ingevuld, krijgen deze herinnering nooit.

Toegangsinstructies pas na de inzending

• Triggergebeurtenis: Inchecken, Timing (uren): 24, Vóór de gebeurtenis
• Voorwaarde: Politieformulier ingediend + Bestaat. Voeg bij een slim slot ook de voorwaarde voor boekinginfo Code slim slot + Bestaat toe.
• Maximaal verzendvenster (uren): 24
• Berichttekst: “Hallo {{guest_first_name}}, bedankt voor je registratie! Zo kom je binnen: het adres is {{property_address}} en je deurcode is {{smartlock_code}}.”

Wat als de gast het formulier na het geplande tijdstip invult? Nowistay geeft niet op: het blijft de voorwaarde controleren en verstuurt het bericht zodra het formulier is ingediend, zolang het Maximaal verzendvenster (uren) niet is verstreken. Met een venster van 24 uur bij een bericht dat 24 uur vóór aankomst is gepland, kunnen de toegangsinstructies nog tot het inchecktijdstip worden verstuurd.

Waarschuw je team als het formulier nog ontbreekt

• Triggergebeurtenis: Inchecken, Timing (uren): 6, Vóór de gebeurtenis
• Verzenden via: Teamlid, kies dan de persoon die de check-ins verzorgt
• Voorwaarde: Politieformulier ingediend + Bestaat niet
• Berichttekst: “Hallo {{team_member_first_name}}, {{guest_full_name}} komt vandaag aan bij {{property_name}} en heeft het registratieformulier nog niet ingevuld. Neem contact op voordat je de sleutels overhandigt.”

Deel de aankomsttijd met je team

• Triggergebeurtenis: Inchecken, Timing (uren): 3, Vóór de gebeurtenis
• Verzenden via: Teamlid
• Voorwaarde: Aankomsttijd + Bestaat
• Berichttekst: “{{guest_full_name}} ({{guest_count}} gasten) verwacht om {{custom.arrival_time}} aan te komen bij {{property_name}}.”

Belangrijk: “Bestaat” betekent dat de gast het formulier heeft ingediend, niet dat de informatie klopt. Controleer de antwoorden in Tally wanneer dat ertoe doet. Om het identiteitsbewijs van een gast echt te controleren, gebruik je identiteitsverificatie van gasten.

Stap 8: Test voordat je live gaat

1. Klik in het sjablonenpaneel op het oogpictogram (Voorbeeld) bij het bericht met de link.
2. Kies bij Selecteer een reservering een boeking van een accommodatie waarvoor het formulier geldt en klik dan op Voorbeeld. Het bericht toont de persoonlijke formulierlink.
3. Kopieer de link, open hem in je browser en dien het formulier in met testantwoorden. Klik niet op Nu verzenden: daarmee verstuur je een echt bericht naar de gast.
4. Open in Integraties het Tally-paneel: het formulier toont Laatste inzending met de datum.
5. Open de boeking: bij Aangepaste parameters staat Politieformulier ingediend op “true” en toont Aankomsttijd je testantwoord.
6. Ruim op: klik in het onderdeel Aangepaste parameters op Bewerken en gebruik Uit deze boeking verwijderen bij elke testwaarde.

Wat gebeurt er wanneer een gast het formulier indient?

• De boeking wordt bijgewerkt, meestal binnen enkele seconden.
• Berichten die op de voorwaarde wachten, worden verstuurd bij de eerstvolgende controle. Berichten die al zijn verstuurd, worden niet opnieuw verstuurd.
• Wordt het formulier opnieuw ingediend met dezelfde link (bijvoorbeeld door een tweede gast van dezelfde boeking), dan wordt dezelfde boeking bijgewerkt: de parameter ‘ingediend’ blijft “true” en elk opgeslagen antwoord behoudt de laatste waarde.
• Inzendingen worden geaccepteerd tot 30 dagen na vertrek. Inzendingen voor geannuleerde boekingen worden genegeerd.

Waarom is een inzending genegeerd?

In het Tally-paneel toont elk formulier zijn laatste inzending. Is die genegeerd, dan wordt de reden getoond:

• “no booking reference (the form was opened directly, not from the link in your message)” (geen boekingsverwijzing: het formulier is rechtstreeks geopend, niet via de link in je bericht): de gast heeft de openbare Tally-link gebruikt of het verborgen veld ontbreekt. Controleer of het formulier Klaar toont en of je berichten de variabele {{form.…}} gebruiken.
• “ongeldige boekingsreferentie”: de link is aangepast of afgekapt. Vraag de gast het formulier opnieuw te openen via de link in je bericht.
• “booking not covered by this form (other property, cancelled, or stay ended more than 30 days ago)” (boeking valt niet onder dit formulier: andere accommodatie, geannuleerd of verblijf meer dan 30 dagen geleden beëindigd): voeg de accommodatie toe aan het formulier of controleer de status en de data van de boeking.

Toont het koppelen van je account “Tally heeft deze API-sleutel geweigerd”, maak dan een nieuwe sleutel aan in Tally en plak die opnieuw.

Een formulier losmaken of Tally ontkoppelen

Een formulier losmaken: klik in het Tally-paneel bij het formulier op Bewerken, dan op Formulier losmaken en bevestig met Losmaken.

• De variabele {{form.…}} wordt leeg in je berichten. Verwijder hem uit je sjablonen.
• Nowistay verwijdert het verborgen veld nowistay_booking uit je Tally-formulier. Je vragen en bestaande antwoorden blijven in Tally staan.
• De boekingsparameter en de bijbehorende waarden blijven bewaard, tenzij je Bij het losmaken ook de boekingsparameter en zijn waarden verwijderen aanvinkt. Gebruikt een berichtvoorwaarde de parameter nog, verwijder die voorwaarde dan eerst.

Tally ontkoppelen: klik in het Tally-paneel naast je gekoppelde account op Ontkoppelen en bevestig. Alle gekoppelde formulieren worden losgemaakt en de formuliervariabelen worden leeg. Boekingsparameters en hun waarden blijven bewaard.

Goed om te weten

• Per Nowistay-account kan één Tally-account worden gekoppeld en je kunt meerdere formulieren van dat account koppelen, elk met een eigen kenmerk (bijvoorbeeld police en house_rules).
• Elk gekoppeld formulier gebruikt een van je 20 aangepaste boekingsparameters, net als elke parameter die je aanmaakt om antwoorden op te slaan.
• Het kenmerk kan niet worden gewijzigd. Wil je een ander kenmerk, maak dan het formulier los en koppel het opnieuw.
• De formulierlink werkt op elk kanaal dat je automatische berichten gebruiken: Airbnb, Booking.com, VRBO, Expedia, WhatsApp en e-mail.
• Je kunt de parameters van een boeking bekijken en bewerken vanuit de boeking zelf, in het onderdeel Aangepaste parameters.

Voor de volledige lijst met berichtinstellingen, variabelen en voorwaarden, zie het instellen van geautomatiseerde gastberichten.