Check-in autónomo no alojamento local: como as fechaduras inteligentes podem ajudar

Escreva “comodidades mais pesquisadas pelos hóspedes da Airbnb” no Google. Eis o que vai encontrar:

Sem surpresa, o check-in autónomo e, portanto, o check-out autónomo estão no TOP 10 das comodidades mais pesquisadas pelos viajantes, a seguir ao Wi-Fi, ao estacionamento gratuito, à piscina/jacuzzi, ao ar condicionado e à máquina de lavar roupa. Alguns viajantes estão até dispostos a pagar mais por noite ou uma taxa adicional para ter acesso a este serviço tão útil.

As vantagens do check-in autónomo

• Menos esforço na gestão do seu alojamento: com chegadas e partidas autónomas, deixa de se preocupar com as horas de chegada dos hóspedes para entregar chaves ou abrir a porta. Isto poupa-lhe tempo e permite-lhe concentrar-se noutros aspetos do seu negócio ou da sua vida pessoal.
• Melhor experiência para o hóspede: os viajantes apreciam a flexibilidade, a fluidez e a simplicidade da gestão automatizada das entradas e saídas. Podem chegar e partir quando lhes convém, sem terem de marcar um encontro ou ligar ao proprietário para trocar a chave. Os hóspedes pedem muitas vezes para chegar tarde porque a hora de chegada pode depender dos horários de comboios ou voos ou do trânsito que encontram na viagem.
• Flexibilidade para hóspedes que querem chegar a horas diferentes: com a gestão automatizada das chegadas e partidas, os hóspedes podem chegar às horas que lhes convêm, mesmo que não coincidam com o horário normal de trabalho do proprietário ou do serviço de concierge.

3 soluções para a chegada e a partida autónomas

Se está hoje a lançar um alojamento local sem um sistema automatizado de entrada e saída, está a dar um tiro no próprio pé! Por exemplo, nas avaliações dos meus hóspedes, o check-in 100% autónomo está sempre no TOP 3 das características mais apreciadas do alojamento!

Mas como acrescentar um serviço de check-in autónomo à sua Airbnb? Eis 3 soluções:

• Serviço de concierge: esta solução consiste em pagar a alguém para tratar da receção dos hóspedes e da entrega das chaves. No entanto, pode ser dispendiosa e pouco prática, sobretudo para alojamentos pequenos ou proprietários com pouco tempo.
• Caixa de chaves: estas caixas permitem guardar as chaves em segurança e entregá-las automaticamente aos hóspedes. No entanto, podem ser menos seguras e pouco atraentes, o que pode ser um problema para os proprietários que querem oferecer uma experiência de qualidade aos hóspedes. Outro risco: o viajante (ou o pessoal de limpeza) tem de se lembrar de voltar a colocar as chaves na caixa no fim da estadia e de a fechar bem. O que nem sempre é simples!

As lojas de bricolage como a Leroy Merlin têm uma secção dedicada a caixas de chaves seguras com código. Podem ser fixadas à parede ou presas a um poste, corrimão de escadas, portão ou maçaneta.

• Fechaduras inteligentes: para mim, é um MUST HAVE. Estas fechaduras ligadas permitem gerir chegadas e partidas automaticamente através de uma aplicação móvel ou de um teclado. São particularmente populares entre os proprietários da Airbnb porque oferecem grande flexibilidade e maior segurança.

Fechaduras inteligentes para o seu alojamento na Airbnb

Existe hoje uma enorme variedade de fechaduras inteligentes. Pessoalmente, escolhi a fechadura inteligente da marca Nuki.

A grande vantagem desta fechadura é ser instalada no interior do alojamento e, por isso, não ser visível do exterior. Mas então como se abre a porta? Há várias soluções: através de uma aplicação móvel, de um pequeno teclado que pode instalar no exterior, de um cartão ou até de um leitor de impressões digitais. Todos estes sistemas permitem ativar a fechadura inteligente.

Outra coisa importante a saber: como estas fechaduras estão ligadas à internet, também as pode ativar você mesmo, remotamente, através da aplicação móvel.

Bom saber: as fechaduras inteligentes podem ser instaladas na maioria das fechaduras de porta existentes, o que significa que não precisa de substituir a sua fechadura atual.

Pessoalmente, escolhi a opção do teclado instalado no exterior da minha Airbnb. Assim, envio as instruções de check-in autónomo aos meus hóspedes 24 horas antes da hora prevista de chegada e partilho o código da fechadura inteligente (que altero remotamente após cada hóspede, claro!). Enviar os dados de acesso antes de os hóspedes perguntarem é uma das formas mais simples de reduzir as perguntas dos hóspedes antes e durante a estadia.

Interessado neste tema do check-in autónomo na Airbnb com fechaduras inteligentes? Quer ainda mais pormenores sobre as ligações técnicas necessárias para a entrada e saída automatizadas? Convido-o a ver o meu vídeo dedicado:

O que fazer quando a fechadura inteligente falha e o hóspede fica trancado de fora

Até uma fechadura fiável pode falhar: pilhas descarregadas, um teclado que perdeu a ligação, um código que nunca chegou à fechadura. Quando um hóspede está preso cá fora às 4h da manhã, a rapidez conta mais do que a causa.

1. Responda de imediato, por telefone se puder. Pergunte o que o teclado mostra (sem luz, um erro, um código recusado) e verifique se o hóspede está à porta certa com o código desta estadia.
2. Tente abrir remotamente a partir da aplicação da fechadura, se a fechadura ainda estiver online.
3. Passe à sua solução de reserva: uma caixa de chaves com o seu próprio código, que não depende da fechadura inteligente, ou alguém por perto com uma chave suplente.
4. Se nada resultar depressa, encontre-lhes uma cama para a noite, um hotel próximo por sua conta em vez de uma longa espera à porta, e repare a fechadura de dia.

A solução de reserva a preparar antes que aconteça

• Uma chave física numa caixa de chaves com o seu próprio código, instalada em propriedade privada e verificada após cada limpeza, mais um contacto por perto (pessoa da limpeza, vizinho) que possa levar uma chave suplente.
• Pilhas: verifique o nível na aplicação da fechadura antes de cada chegada, substitua-as ao primeiro aviso em vez de quando acabarem e tenha pilhas suplentes no local.
• Comportamento offline: saiba o que a sua fechadura faz sem Wi-Fi ou quando a sua bridge está em baixo (que códigos continuam a funcionar, se uma chave mecânica a pode sobrepor) e garanta que o código de cada hóspede chega à fechadura bem antes da chegada.
• Instruções para a noite na sua mensagem de check-in e no guia: a quem ligar e onde está a solução de reserva. O nosso guia sobre emergências de hóspedes durante a noite cobre o resto do plano.

Quanto compensar e o que diz a política da Airbnb

Não existe um valor padrão: ofereça um gesto proporcional ao incómodo, desde um pedido de desculpa com um pequeno extra até ao reembolso da noite afetada, e faça qualquer reembolso através da plataforma de reservas para que fique registado. Segundo a Política de Reagendamento e Reembolso da Airbnb, um anfitrião que não dá ao hóspede acesso ao alojamento comete um Problema de Reserva: o hóspede tem primeiro de o contactar e tentar resolver o assunto consigo, tem de o comunicar em 72 horas após o descobrir, e a Airbnb pode então dar um reembolso total ou parcial ou ajudar o hóspede a encontrar um local semelhante. O seu pagamento é reduzido pelo valor reembolsado. Fazer o hóspede entrar depressa e fazer a sua própria oferta mantém a decisão nas suas mãos. Para a redação e o valor, veja como tratar pedidos de reembolso sem perder a sua margem.

Duas portas, um link de abertura e deteção da chegada

Muitos alojamentos têm duas portas: a entrada do prédio e o apartamento. Na Nowistay, um alojamento pode ter até duas portas, mesmo de marcas diferentes, cada uma com o seu nome (por exemplo “Entrada do prédio”). Para cada porta, escolhe um código de teclado, um link de abertura, ou ambos:

• Os códigos de teclado são gerados para cada reserva 1 a 14 dias antes da chegada (5 por predefinição), válidos da hora de chegada à hora de partida com a margem que definir, e enviados através das suas mensagens automáticas.
• O link de abertura dá a cada reserva uma página pessoal com um botão por porta: o hóspede confirma e a porta abre, apenas durante a estadia. Adequa-se a uma porta de prédio sem teclado.
• Deteção da chegada: na primeira vez que o hóspede abre uma porta com o código ou o link da própria reserva, a Nowistay regista a hora de chegada, que as suas mensagens automáticas também podem usar como condição. Uma abertura com o seu próprio código, com o código de quem limpa ou com uma chave nunca conta como a chegada do hóspede. A notificação Chegada do hóspede, desativada por predefinição, alerta-o.
• Se um código continuar a falhar, a Nowistay tenta novamente e envia-lhe um e-mail depois das 18h do dia anterior à chegada, para que o possa corrigir antes de o hóspede estar à porta. A partir da sua lista de alojamentos, Abrir o alojamento permite-lhe abrir remotamente uma porta compatível a qualquer momento.

Nuki, igloohome, TTLock, Tedee e Homeit estão incluídas na subscrição. Yale, Schlage, August e KeyNest (um cacifo de chaves: o hóspede levanta uma chave física com um código) são uma opção paga de 5 € por fechadura por mês. A abertura remota e a deteção da chegada dependem do dispositivo: a TTLock precisa de um gateway, a igloohome de uma Bridge, e a KeyNest fornece apenas códigos de levantamento. Para o fluxo dos códigos em si, veja como gerar, entregar e expirar automaticamente códigos de fechadura inteligente.

Usa uma fechadura Nuki? Siga estas instruções para a ligar à Nowistay e configurar o acesso dos hóspedes: How to Connect a Nuki Smart Lock.

Perguntas frequentes

Como funcionam as fechaduras inteligentes no alojamento local?

Uma fechadura inteligente substitui ou complementa a fechadura tradicional e abre com um código, uma aplicação de telemóvel ou Bluetooth. O proprietário pode gerar códigos de acesso temporários para cada reserva e revogá-los automaticamente após o check-out, tudo gerido remotamente a partir de uma aplicação.

Quais são as melhores fechaduras inteligentes para a Airbnb?

Os modelos mais populares para alojamento local incluem Nuki, Igloohome, Yale e August. A escolha depende do tipo de porta, da compatibilidade com o seu sistema de gestão de propriedades e das necessidades de conectividade (Wi-Fi, Bluetooth, Z-Wave).

As fechaduras inteligentes são fiáveis em alojamentos locais?

Sim, as fechaduras inteligentes modernas são muito fiáveis, com pilhas de longa duração e sistemas de reserva (chave física, código de reserva). São mais seguras do que as caixas de chaves, porque os códigos mudam a cada reserva e o histórico de acessos fica registado.

Quanto custa instalar uma fechadura inteligente para a Airbnb?

Os preços das fechaduras inteligentes vão de 150 a 400 USD consoante o modelo e as funcionalidades. A instalação é geralmente simples e não exige um serralheiro. O investimento é rapidamente recuperado com o tempo poupado e a melhor experiência dos hóspedes.

Como integrar uma fechadura inteligente com o seu channel manager da Airbnb?

A maioria das fechaduras inteligentes integra-se, através de APIs, com os principais channel managers e plataformas PMS. Esta integração permite a geração automática de códigos de acesso para cada nova reserva e o seu envio ao hóspede. Plataformas como a Nowistay facilitam esta ligação.

O que fazer se uma fechadura inteligente falhar e o hóspede ficar trancado de fora?

Ligue ao hóspede, verifique se está à porta certa com o código desta estadia e tente abrir remotamente a partir da aplicação da fechadura, se a fechadura estiver online. Se falhar, dê-lhe a sua solução de reserva: uma caixa de chaves com o seu próprio código ou um contacto próximo com uma chave suplente. Se nada resultar depressa, reserve-lhe um quarto próximo para a noite. Depois, ofereça um gesto proporcional ao incómodo através da plataforma: segundo a Política de Reagendamento e Reembolso da Airbnb, não dar acesso é um Problema de Reserva que o hóspede pode comunicar em 72 horas, e qualquer reembolso concedido pela Airbnb reduz o seu pagamento.