Self check-in negli affitti brevi: come le serrature smart possono aiutare

Scrivi «servizi più cercati dagli ospiti Airbnb» su Google. Ecco cosa troverai:

Non sorprende che il self check-in e quindi il self check-out siano nella TOP 10 dei servizi più cercati dai viaggiatori, dopo Wi-Fi, parcheggio gratuito, piscina/vasca idromassaggio, aria condizionata e lavatrice. Alcuni viaggiatori sono persino disposti a pagare di più a notte o una tariffa extra per avere accesso a questo servizio così utile.

I vantaggi del self check-in

• Meno impegno per gestire la tua proprietà: con arrivi e partenze autonomi non devi più preoccuparti degli orari di arrivo degli ospiti per consegnare le chiavi o aprire la porta. Risparmi tempo e puoi dedicarti ad altri aspetti della tua attività o della tua vita privata.
• Migliore esperienza per gli ospiti: i viaggiatori apprezzano la flessibilità, la fluidità e la semplicità della gestione automatizzata di ingresso e uscita. Possono arrivare e partire quando vogliono senza fissare un appuntamento o chiamare il proprietario per uno scambio di chiavi. Spesso gli ospiti chiedono di arrivare tardi perché l’orario può dipendere da orari di treni o voli o dal traffico incontrato durante il viaggio.
• Flessibilità per gli ospiti che vogliono arrivare a orari diversi: con la gestione automatizzata di arrivi e partenze, gli ospiti possono arrivare agli orari che preferiscono, anche se non coincidono con gli orari di lavoro del proprietario o del servizio di concierge.

3 soluzioni per arrivi e partenze autonomi

Se oggi lanci un affitto breve senza un sistema automatizzato di ingresso e uscita, ti stai tirando la zappa sui piedi! Per esempio, nelle recensioni dei miei ospiti, il check-in 100% autonomo è sempre nella TOP 3 delle caratteristiche più apprezzate della proprietà!

Ma come si aggiunge un servizio di self check-in al tuo Airbnb? Ecco 3 soluzioni:

• Servizio di concierge: questa soluzione consiste nel pagare qualcuno per accogliere gli ospiti e consegnare le chiavi. Può però essere costosa e poco pratica, soprattutto per proprietà piccole o proprietari che hanno poco tempo.
• Key box: queste cassette permettono di custodire le chiavi in sicurezza e consegnarle automaticamente agli ospiti. Possono però essere meno sicure e poco belle da vedere, un problema per i proprietari che vogliono offrire un’esperienza di alto livello. Un altro rischio: il viaggiatore (o il personale delle pulizie) deve ricordarsi di rimettere le chiavi nella cassetta a fine soggiorno e di chiuderla bene. Cosa non sempre scontata!

I negozi di ferramenta come Leroy Merlin hanno una sezione dedicata alle key box con codice. Si possono montare a parete o fissare a un palo, a una ringhiera, a un cancello o alla maniglia di una porta.

• Serrature smart: per me, un MUST HAVE. Queste serrature connesse permettono di gestire arrivi e partenze in modo automatico tramite un’app sul telefono o una tastiera. Sono particolarmente apprezzate dai proprietari Airbnb perché offrono grande flessibilità e maggiore sicurezza.

Serrature smart per il tuo affitto Airbnb

Oggi c’è una scelta enorme di serrature smart. Personalmente ho scelto la serratura smart della marca Nuki.

Il grande vantaggio di questa serratura è che si installa all’interno della proprietà e quindi non si vede dall’esterno. Ma allora come si apre la porta? Ci sono diverse soluzioni: tramite un’app sul telefono, una piccola tastiera da installare all’esterno, un badge o persino un lettore di impronte digitali. Tutti questi sistemi permettono di attivare la serratura smart.

Un’altra cosa importante da sapere: poiché queste serrature sono connesse a internet, puoi attivarle tu stesso anche da remoto con l’app.

Buono a sapersi: le serrature smart si possono installare sulla maggior parte delle serrature esistenti, quindi non devi sostituire quella che hai.

Personalmente ho scelto l’opzione con tastiera installata all’esterno del mio Airbnb. In questo modo invio le istruzioni di check-in autonomo ai miei ospiti 24 ore prima dell’orario di arrivo previsto e condivido il codice della serratura smart (che ovviamente cambio da remoto dopo ogni ospite!). Inviare i dati di accesso prima che gli ospiti li chiedano è uno dei modi più semplici per ridurre le domande degli ospiti prima e durante il soggiorno.

Ti interessa questo tema del check-in autonomo su Airbnb con le serrature smart? Vuoi ancora più dettagli sui collegamenti tecnici necessari per l’ingresso e l’uscita automatizzati? Ti invito a guardare il mio video dedicato:

Cosa fare quando la serratura smart si guasta e l’ospite resta chiuso fuori

Anche una serratura affidabile può guastarsi: batterie scariche, una tastiera che ha perso la connessione, un codice che non è mai arrivato alla serratura. Quando un ospite è bloccato fuori alle 4 di notte, la rapidità conta più della causa.

1. Rispondi subito, al telefono se puoi. Chiedi cosa mostra la tastiera (nessuna luce, un errore, un codice rifiutato) e verifica che l’ospite sia davanti alla porta giusta con il codice di questo soggiorno.
2. Prova ad aprire da remoto dall’app della serratura, se è ancora online.
3. Passa al piano B: una key box con il suo codice, che non dipende dalla serratura smart, o qualcuno nelle vicinanze con una chiave di scorta.
4. Se nulla funziona in fretta, trova loro un letto per la notte, un hotel vicino a tue spese piuttosto che una lunga attesa sulla soglia, e ripara la serratura con la luce del giorno.

Il piano B da preparare prima che accada

• Una chiave fisica in una key box con il suo codice, installata su proprietà privata e controllata dopo ogni pulizia, più un referente nelle vicinanze (addetta alle pulizie, vicino) che può portare una chiave di scorta.
• Batterie: controlla il livello nell’app della serratura prima di ogni arrivo, sostituiscile al primo avviso e non quando si esauriscono, e tieni delle scorte sul posto.
• Comportamento offline: scopri cosa fa la tua serratura senza Wi-Fi o quando il suo bridge è spento (quali codici funzionano ancora, se una chiave meccanica può escluderla), e assicurati che il codice di ogni ospite arrivi alla serratura con largo anticipo.
• Istruzioni notturne nel messaggio di check-in e nella guida: chi chiamare e dove si trova il piano B. La nostra guida alle emergenze notturne degli ospiti copre il resto del piano.

Quanto risarcire e cosa dice la politica di Airbnb

Non esiste un importo standard: offri un gesto commisurato al disagio, da una scusa con un piccolo extra al rimborso della notte coinvolta, e fai passare ogni rimborso dalla piattaforma di prenotazione, così resta agli atti. Secondo la Politica di nuova prenotazione e rimborso di Airbnb, un host che non garantisce all’ospite l’accesso all’alloggio genera un Problema con la prenotazione: l’ospite deve prima contattarti e cercare di risolvere con te, deve segnalarlo entro 72 ore da quando lo scopre, e Airbnb può poi concedere un rimborso totale o parziale o aiutare l’ospite a trovare un alloggio simile. Il tuo pagamento viene ridotto dell’importo rimborsato. Far entrare subito l’ospite e fare tu stesso un’offerta mantiene la decisione nelle tue mani. Per la formulazione e l’importo, vedi come gestire le richieste di rimborso senza perdere margine.

Due porte, un link di apertura e il rilevamento dell’arrivo

Molti affitti hanno due porte: l’ingresso del palazzo e l’appartamento. In Nowistay una proprietà può avere fino a due porte, anche di marche diverse, ciascuna con il proprio nome (per esempio «Ingresso del palazzo»). Per ogni porta scegli un codice tastierino, un link di apertura o entrambi:

• I codici tastierino vengono generati per ogni prenotazione da 1 a 14 giorni prima dell’arrivo (5 per impostazione predefinita), validi dall’orario di arrivo a quello di partenza con il margine che imposti, e inviati tramite i tuoi messaggi automatici.
• Il link di apertura dà a ogni prenotazione una pagina personale con un pulsante per porta: l’ospite conferma e la porta si apre, solo durante il suo soggiorno. Si adatta a un portone senza tastiera.
• Il rilevamento dell’arrivo: la prima volta che l’ospite apre una porta con il codice o il link della prenotazione, Nowistay registra l’orario di arrivo, che i tuoi messaggi automatici possono anche usare come condizione. Un’apertura con il tuo codice, con quello di un’addetta alle pulizie o con una chiave non conta mai come arrivo dell’ospite. La notifica Arrivo dell’ospite, disattivata per impostazione predefinita, ti avvisa.
• Se un codice continua a non funzionare, Nowistay riprova e ti invia un’e-mail dopo le 18:00 del giorno prima dell’arrivo, così puoi risolvere prima che l’ospite sia alla porta. Dall’elenco delle tue proprietà, Aprire l’alloggio ti permette di aprire una porta compatibile da remoto in qualsiasi momento.

Nuki, igloohome, TTLock, Tedee e Homeit sono inclusi nell’abbonamento. Yale, Schlage, August e KeyNest (un armadietto per chiavi: l’ospite ritira una chiave fisica con un codice) sono un’opzione a pagamento a 5 € per serratura al mese. L’apertura da remoto e il rilevamento dell’arrivo dipendono dal dispositivo: TTLock richiede un gateway, igloohome un Bridge e KeyNest fornisce solo codici di ritiro. Per il flusso dei codici in sé, vedi come generare, consegnare e far scadere automaticamente i codici delle serrature smart.

Usi una serratura Nuki? Segui queste istruzioni per collegarla a Nowistay e configurare l’accesso degli ospiti: Come collegare una serratura smart Nuki.

Domande frequenti

Come funzionano le serrature smart negli affitti brevi?

Una serratura smart sostituisce o affianca la serratura tradizionale e si sblocca con un codice, un'app sullo smartphone o il Bluetooth. Il proprietario può generare codici di accesso temporanei per ogni prenotazione e revocarli automaticamente dopo il check-out, tutto gestito da remoto tramite un'app.

Quali sono le migliori serrature smart per Airbnb?

I modelli più diffusi per gli affitti brevi sono Nuki, Igloohome, Yale e August. La scelta dipende dal tipo di porta, dalla compatibilità con il tuo sistema di gestione e dalle esigenze di connettività (Wi-Fi, Bluetooth, Z-Wave).

Le serrature smart sono affidabili per le proprietà in affitto breve?

Sì, le serrature smart moderne sono molto affidabili, con batterie di lunga durata e sistemi di riserva (chiave fisica, codice di riserva). Sono più sicure delle key box perché i codici cambiano a ogni prenotazione e lo storico degli accessi viene registrato.

Quanto costa installare una serratura smart per Airbnb?

I prezzi delle serrature smart vanno da 150 a 400 $ a seconda del modello e delle funzioni. L'installazione è in genere semplice e non richiede un fabbro. L'investimento si ripaga in fretta grazie al tempo risparmiato e a una migliore esperienza per gli ospiti.

Come si integra una serratura smart con il channel manager di Airbnb?

La maggior parte delle serrature smart si integra tramite API con i principali channel manager e piattaforme PMS. Questa integrazione permette di generare automaticamente il codice di accesso per ogni nuova prenotazione e di inviarlo all'ospite. Piattaforme come Nowistay facilitano questo collegamento.

Cosa devo fare se la serratura smart si guasta e l'ospite resta chiuso fuori?

Chiama l'ospite, verifica che sia davanti alla porta giusta con il codice di questo soggiorno e prova ad aprire da remoto dall'app della serratura se è online. Se non funziona, dagli il tuo piano B: una key box con il suo codice o un referente nelle vicinanze con una chiave di scorta. Se nulla funziona in fretta, prenotagli una camera vicina per la notte. In seguito, offri un gesto commisurato al disagio tramite la piattaforma: secondo la Politica di nuova prenotazione e rimborso di Airbnb, non garantire l'accesso è un Problema con la prenotazione che l'ospite può segnalare entro 72 ore, e ogni rimborso concesso da Airbnb riduce il tuo pagamento.