Zelf inchecken bij vakantieverhuur: hoe slimme sloten helpen

Typ “most searched amenities by Airbnb guests” in Google. Dit vind je:

Het is geen verrassing dat zelf inchecken, en dus ook zelf uitchecken, in de TOP 10 van de meest gezochte voorzieningen door reizigers staan, na wifi, gratis parkeren, zwembad/bubbelbad, airconditioning en wasmachine. Sommige reizigers zijn zelfs bereid meer per nacht te betalen, of een toeslag, om toegang te hebben tot deze zeer handige service.

De voordelen van zelf inchecken

• Minder moeite om je accommodatie te beheren: met autonome aankomsten en vertrekken hoef je je niet meer druk te maken over de aankomsttijden van gasten om sleutels over te dragen of de deur te openen. Dat bespaart je tijd en laat je focussen op andere aspecten van je bedrijf of je privéleven.
• Betere gastervaring: reizigers waarderen de flexibiliteit, het gemak en de eenvoud van geautomatiseerd beheer van in- en uitgang. Ze kunnen aankomen en vertrekken wanneer het hen uitkomt, zonder een afspraak te maken of de eigenaar te bellen voor een sleuteluitwisseling. Gasten vragen vaak om een late aankomst, omdat hun aankomsttijd kan afhangen van trein- of vliegtijden of van het verkeer onderweg.
• Flexibiliteit voor gasten die op andere tijden willen aankomen: met geautomatiseerd beheer van aankomst en vertrek kunnen gasten arriveren op tijden die hen uitkomen, ook als die niet overeenkomen met de gewone werktijden van de eigenaar of de conciërgedienst.

3 oplossingen voor autonoom aankomen en vertrekken

Als je vandaag een vakantieverhuur begint zonder geautomatiseerd systeem voor in- en uitgang, schiet je jezelf in de voet! In de reviews van mijn gasten staat het 100% autonome inchecken bijvoorbeeld altijd in de TOP 3 van de meest gewaardeerde kenmerken van de accommodatie!

Maar hoe voeg je zelf inchecken toe aan je Airbnb? Hier zijn 3 oplossingen:

• Conciërgedienst: bij deze oplossing betaal je iemand om gasten te ontvangen en de sleutels over te dragen. Dat kan echter duur en onpraktisch zijn, vooral voor kleine accommodaties of eigenaren die niet veel tijd hebben.
• Sleutelkluisje: met deze kluisjes bewaar je sleutels veilig en geef je ze automatisch aan gasten. Ze kunnen echter minder veilig zijn en er niet erg mooi uitzien, wat een probleem kan zijn voor eigenaren die gasten een hoogwaardige ervaring willen bieden. Een ander risico: de reiziger (of het schoonmaakpersoneel) moet eraan denken de sleutels aan het eind van het verblijf terug te leggen in het kluisje en het goed te sluiten. Dat gaat niet altijd vanzelf!

Bouwmarkten als Leroy Merlin hebben een speciale afdeling voor beveiligde sleutelkluisjes met code. Ze kunnen aan de muur worden gemonteerd of worden bevestigd aan een paal, trapleuning, hek of deurklink.

• Slimme sloten: voor mij is dit een MUST HAVE. Met deze verbonden sloten beheer je aankomsten en vertrekken automatisch via een mobiele app of een toetsenblok. Ze zijn bijzonder populair bij Airbnb-eigenaren, omdat ze grote flexibiliteit en betere beveiliging bieden.

Slimme sloten voor je Airbnb-verhuur

Er is tegenwoordig een enorm aanbod aan slimme sloten. Zelf koos ik het slimme slot van het merk Nuki.

Het grote voordeel van dit slot is dat het aan de binnenkant van de accommodatie wordt geïnstalleerd en dus van buiten niet zichtbaar is. Maar hoe open je dan de deur? Daarvoor zijn er meerdere oplossingen: via een mobiele app, een klein toetsenblok dat je buiten kunt plaatsen, een badge of zelfs een vingerafdrukscanner. Met al die systemen activeer je het slimme slot.

Nog iets belangrijks om te weten: omdat deze sloten met internet zijn verbonden, kun je ze ook zelf op afstand activeren via de mobiele app.

Goed om te weten: slimme sloten kunnen op de meeste bestaande deursloten worden geïnstalleerd, dus je hoeft je huidige slot niet te vervangen.

Zelf koos ik voor de optie met het toetsenblok dat buiten mijn Airbnb is geplaatst. Zo stuur ik de instructies voor autonoom inchecken 24 uur voor de verwachte aankomsttijd naar mijn gasten en deel ik de code van het slimme slot (die ik na elke gast uiteraard op afstand verander!). Toegangsgegevens versturen voordat gasten erom vragen is een van de eenvoudigste manieren om vragen van gasten vóór en tijdens het verblijf te beperken.

Interesseert dit onderwerp van autonoom inchecken bij Airbnb met slimme sloten je? Wil je nog meer details over de technische koppelingen die nodig zijn voor geautomatiseerde in- en uitgang? Bekijk dan mijn speciale video:

Wat te doen als het slimme slot uitvalt en de gast buitengesloten is

Zelfs een betrouwbaar slot kan uitvallen: lege batterijen, een toetsenblok dat de verbinding kwijt is, een code die het slot nooit bereikte. Als een gast om 4 uur ‘s nachts buiten staat, telt snelheid meer dan de oorzaak.

1. Reageer meteen, telefonisch als dat kan. Vraag wat het toetsenblok toont (geen licht, een foutmelding, een geweigerde code) en controleer of de gast bij de juiste deur staat met de code voor dit verblijf.
2. Probeer op afstand te openen via de app van het slot, als het slot nog online is.
3. Schakel over op je reserve: een sleutelkluisje met eigen code, dat niet van het slimme slot afhangt, of iemand in de buurt met een reservesleutel.
4. Werkt niets snel, zoek dan een bed voor de nacht, een hotel in de buurt op jouw kosten in plaats van een lange wachttijd op de stoep, en repareer het slot bij daglicht.

De reserve die je instelt vóór het gebeurt

• Een fysieke sleutel in een sleutelkluisje met eigen code, geplaatst op privéterrein en na elke schoonmaak gecontroleerd, plus een contactpersoon in de buurt (schoonmaker, buurman) die een reservesleutel kan brengen.
• Batterijen: controleer het niveau in de app van het slot vóór elke aankomst, vervang ze bij de eerste waarschuwing in plaats van wanneer ze leeg zijn en houd reserves op locatie.
• Gedrag zonder verbinding: zoek uit wat je slot doet zonder wifi of wanneer de bridge uitvalt (welke codes nog werken, of een mechanische sleutel het kan overrulen) en zorg dat de code van elke gast ruim vóór aankomst het slot bereikt.
• Instructies voor ‘s nachts in je incheckbericht en gids: wie je moet bellen en waar de reserve ligt. Onze gids over noodgevallen van gasten ‘s nachts behandelt de rest van het plan.

Hoeveel compensatie, en wat het beleid van Airbnb zegt

Er is geen standaardbedrag: bied een gebaar aan dat past bij de overlast, van een excuus met een kleine extra tot een terugbetaling van de getroffen nacht, en laat een eventuele terugbetaling via het boekingsplatform lopen, zodat ze is vastgelegd. Onder het Rebooking and Refund Policy van Airbnb is een host die de gast geen toegang tot de accommodatie geeft een Reservation Issue: de gast moet eerst contact met je opnemen en proberen het met jou op te lossen, moet het binnen 72 uur na ontdekking melden, en Airbnb kan dan een volledige of gedeeltelijke terugbetaling geven of de gast helpen een vergelijkbare plek te vinden. Je uitbetaling wordt verlaagd met het terugbetaalde bedrag. De gast snel binnenlaten en zelf een aanbod doen houdt de beslissing in jouw handen. Voor de formulering en het bedrag, zie hoe je terugbetalingsverzoeken afhandelt zonder je marge te verliezen.

Twee deuren, een openingslink en detectie van aankomst

Veel accommodaties hebben twee deuren: de ingang van het gebouw en het appartement. In Nowistay kan een accommodatie maximaal twee deuren hebben, ook van verschillende merken, elk met een eigen naam (bijvoorbeeld “Gebouwingang”). Voor elke deur kies je een toetsenblokcode, een openingslink of allebei:

• Toetsenblokcodes worden voor elke boeking 1 tot 14 dagen voor aankomst aangemaakt (standaard 5), zijn geldig van de aankomsttijd tot de vertrektijd met de marge die je instelt en worden verstuurd via je automatische berichten.
• De openingslink geeft elke boeking één persoonlijke pagina met een knop per deur: de gast bevestigt en de deur gaat open, alleen tijdens zijn verblijf. Dat past bij een gebouwdeur zonder toetsenblok.
• Detectie van aankomst: de eerste keer dat de gast een deur opent met de eigen code of link van de boeking, registreert Nowistay de aankomsttijd, die je automatische berichten ook als voorwaarde kunnen gebruiken. Een opening met je eigen code, de code van een schoonmaker of een sleutel telt nooit als aankomst van de gast. De melding Gast aangekomen, standaard uit, waarschuwt je.
• Als een code blijft falen, probeert Nowistay het opnieuw en mailt het je na 18:00 op de dag voor aankomst, zodat je het kunt oplossen voordat de gast voor de deur staat. Vanuit je lijst met accommodaties laat Accommodatie openen je op elk moment een compatibele deur op afstand openen.

Nuki, igloohome, TTLock, Tedee en Homeit zijn inbegrepen in het abonnement. Yale, Schlage, August en KeyNest (een sleutelkluis: de gast haalt een fysieke sleutel op met een code) zijn een betaalde optie van € 5 per slot per maand. Openen op afstand en detectie van aankomst hangen af van het apparaat: TTLock heeft een gateway nodig, igloohome een Bridge, en KeyNest geeft alleen ophaalcodes. Voor de werkwijze met codes zelf, zie hoe je codes voor slimme sloten automatisch aanmaakt, bezorgt en laat verlopen.

Gebruik je een Nuki-slot? Volg deze instructies om het aan Nowistay te koppelen en de toegang voor gasten in te stellen: Een Nuki-slim slot koppelen.

Veelgestelde vragen

Hoe werken slimme sloten bij vakantieverhuur?

Een slim slot vervangt of vult het traditionele slot aan en ontgrendelt met een code, een smartphone-app of Bluetooth. De eigenaar kan voor elke reservering tijdelijke toegangscodes aanmaken en ze na het uitchecken automatisch intrekken, allemaal op afstand beheerd vanuit een app.

Wat zijn de beste slimme sloten voor Airbnb?

De populairste modellen voor vakantieverhuur zijn onder meer Nuki, Igloohome, Yale en August. De keuze hangt af van het type deur, de compatibiliteit met je beheersysteem en de behoefte aan connectiviteit (wifi, Bluetooth, Z-Wave).

Zijn slimme sloten betrouwbaar voor vakantieverhuuraccommodaties?

Ja, moderne slimme sloten zijn zeer betrouwbaar, met batterijen die lang meegaan en reservesystemen (fysieke sleutel, reservecode). Ze zijn veiliger dan sleutelkluisjes, omdat codes bij elke reservering veranderen en de toegangsgeschiedenis wordt vastgelegd.

Wat kost het om een slim slot voor Airbnb te installeren?

De prijzen van slimme sloten lopen uiteen van $ 150 tot $ 400, afhankelijk van het model en de functies. De installatie is meestal eenvoudig en vereist geen slotenmaker. De investering is snel terugverdiend door tijdwinst en een betere gastervaring.

Hoe koppel je een slim slot aan je channelmanager voor Airbnb?

De meeste slimme sloten koppelen via API's met de grote channelmanagers en PMS-platforms. Die koppeling maakt automatisch toegangscodes aan voor elke nieuwe reservering en stuurt ze naar de gast. Platforms als Nowistay maken deze koppeling eenvoudig.

Wat moet ik doen als een slim slot uitvalt en de gast buitengesloten is?

Bel de gast, controleer of hij bij de juiste deur staat met de code voor dit verblijf en probeer op afstand te openen via de app van het slot als het slot online is. Lukt dat niet, geef hem dan je reserve: een sleutelkluisje met eigen code of een contactpersoon in de buurt met een reservesleutel. Werkt niets snel, boek dan een kamer in de buurt voor de nacht. Bied daarna via het platform een gebaar aan dat past bij de overlast: onder het Rebooking and Refund Policy van Airbnb is het niet bieden van toegang een Reservation Issue dat de gast binnen 72 uur kan melden, en elke terugbetaling die Airbnb toekent, verlaagt je uitbetaling.