De beste manier om automatisch incheck- en uitcheckinstructies te versturen

Wat is de beste manier om incheckinstructies te automatiseren?

De meest effectieve manier om incheckinstructies voor je vakantiewoning te automatiseren is een digitale welkomstgids combineren met AI-gastberichten via een platform als Nowistay. De digitale gids bevat uitgebreide instructies met foto’s, stap voor stap, die gasten vóór aankomst via een link openen. De AI-medehost beantwoordt daarna vragen tijdens het inchecken, zoals “de code werkt niet” of “waar precies kan ik parkeren?”, in ongeveer een minuut, dag en nacht.

Onduidelijke of ontbrekende incheckinstructies zijn een van de meest voorkomende bronnen van klachten en negatieve reviews bij vakantiewoningen. Door dit proces te automatiseren los je het probleem helemaal op, en hoef je niet steeds dezelfde berichten te sturen.

Wat incheckinstructies moeten bevatten

Uitgebreide incheckinstructies behandelen elke stap, van aankomst tot je thuis voelen:

Vóór aankomst

• Exact adres met een Google Maps-link (sommige gps-systemen hebben moeite met adressen van vakantiewoningen)
• Parkeerinstructies: waar je parkeert, of je een vergunning nodig hebt, toegangscodes voor de garage
• Inchecktijd: vroegste aankomsttijd en de procedure bij late aankomst
• Contactgegevens: wie je kunt bereiken bij problemen

Aankomst en toegang

• Toegang tot het gebouw: poortcodes, uitleg over de lift, welke verdieping
• Toegang tot de woning: plek van de sleutelkluis, code van het slimme slot, instructies om de sleutel op te halen
• Foto’s: beelden van de ingang van het gebouw, de deur en de plek van de sleutelkluis, die nemen het grootste deel van de verwarring weg

De eerste stappen binnen

• Wifi: netwerknaam en wachtwoord
• Klimaatbeheersing: hoe je de verwarming of airco gebruikt
• Korte rondleiding: waar je handdoeken, keukenspullen en lichtschakelaars vindt

Uitchecken

• Vertrektijd en of je laat uitchecken kunt aanvragen
• Sleutels en slot: waar je de sleutels achterlaat, of een herinnering dat de deurcode op de uitchecktijd stopt te werken
• Een korte takenlijst: afval, afwas, ramen dicht, verwarming of airco uit
• Vergeten spullen: met wie je contact opneemt als er iets is achtergebleven

Houd uitcheckinstructies beperkt tot vier of vijf taken. Een lange klusjeslijst leest als een eis, en gasten noemen die vaak in hun review.

Wanneer je incheck- en uitcheckinstructies verstuurt

Eén lang bericht dat je één keer verstuurt, raakt snel zoek. Een korte reeks werkt beter:

1. Direct na de boeking: een bevestiging waarin staat wanneer en hoe gasten hun toegangsgegevens ontvangen.
2. 2 tot 3 dagen vóór aankomst: de volledige instructies en de link naar je digitale gids.
3. Op de dag van aankomst: een korte herinnering met de toegangscode, het adres en je noodnummer.
4. De avond vóór vertrek: de uitchecktijd en de paar taken die je verwacht.

Met een paar schrijfgewoonten worden berichten makkelijker te volgen:

• Gebruik een duidelijke onderwerpregel, bijvoorbeeld “Je verblijf komt eraan: toegangsinstructies en code”.
• Personaliseer met variabelen (voornaam, data, toegangscode) in plaats van elk bericht met de hand aan te passen.
• Beschrijf de toegang stap voor stap, met herkenningspunten zoals “de blauwe deur op de 3e verdieping”.
• Verstuur eerst via het berichtensysteem van het boekingsplatform, daarna per e-mail of WhatsApp, zodat gasten de gegevens ook offline kunnen terugvinden.

Drie manieren om inchecken te automatiseren

1. Digitale welkomstgids + AI (beste aanpak)

Nowistay combineert beide elementen perfect:

Digitale gids: je maakt een uitgebreide welkomstgids met incheckinstructies stap voor stap, foto’s, video’s en kaarten. Gasten ontvangen 2 tot 3 dagen vóór aankomst een deelbare link of QR-code. De gids is mobielvriendelijk, vraagt geen app-download en is met één klik in 9 talen te vertalen.

AI-medehost: als gasten tijdens het inchecken direct een vraag hebben, antwoordt de AI binnen ongeveer een minuut met de informatie uit je gids. “Waar is de sleutelkluis?”, beantwoord met de exacte plek uit je gids. “De code werkt niet”: de AI zoekt uit wat er aan de hand is en waarschuwt jou zo nodig.

Waarom dit het beste werkt: vaste instructies regelen de meeste incheckmomenten soepel. De AI vangt de rest op, waar gasten extra hulp nodig hebben, om 2 uur ‘s nachts, in meer dan 90 talen, zonder jou wakker te maken.

Prijs: € 12 per maand per accommodatie, inclusief zowel de gids als de AI-medehost.

2. Geplande automatische berichten (basis)

Automatiseringstools of je PMS kunnen vooraf geschreven berichten versturen, geactiveerd door boekingsgebeurtenissen (bijvoorbeeld 2 dagen voor het inchecken). Dat werkt voor standaardinformatie, maar kan geen vervolgvragen beantwoorden.

Beperking: als een gast op je automatische bericht antwoordt met “waar precies is de sleutelkluis?”, moet je nog steeds zelf reageren.

3. Instructies als pdf of e-mail (verouderd)

Een pdf of lange e-mail met incheckinstructies versturen is de simpelste aanpak, maar ook de minst effectieve. Pdf’s lezen slecht op mobiel, kunnen niet worden bijgewerkt zonder opnieuw te versturen en bieden geen interactiviteit.

Genereer voor elke boeking een unieke toegangscode

De stap die zelf inchecken echt hands-off maakt, is een slim slot koppelen aan je property management software, zodat elke boeking een eigen code krijgt zonder dat jij iets hoeft te doen:

1. Koppel het slot via de integratie-instellingen van je software.
2. Stel de geldigheidsperiode in: de code werkt vanaf de inchecktijd op de aankomstdag tot de uitchecktijd op de vertrekdag (bijvoorbeeld van 15.00 tot 11.00 uur).
3. Genereer de code vooraf, het liefst twee dagen vóór aankomst, zodat die klaarstaat als de instructies worden verstuurd.
4. Voeg de code in met een variabele in de berichten vóór aankomst en op de dag van aankomst.

De code verloopt vanzelf bij het uitchecken: geen sleutels om over te dragen, niets om tussen gasten te wijzigen en geen kans dat een eerdere gast opnieuw naar binnen kan. Nowistay werkt met sloten van Nuki, igloohome, TTLock, Tedee en HomeIt, en met Yale, Schlage, August en KeyNest als betaalde opties. Voor de installatie zie je Een slim Nuki-slot koppelen en onze gids over zelf inchecken met slimme sloten.

Automatisch inchecken instellen met Nowistay

1. Maak je welkomstgids aan, voeg incheckinstructies toe met foto’s en routebeschrijvingen stap voor stap
2. Voeg toegangsgegevens toe, deurcodes, parkeerinformatie, toegang tot het gebouw (zo nodig per boeking dynamisch bijgewerkt)
3. Activeer de AI-medehost: hij gebruikt je gids om incheckvragen automatisch te beantwoorden
4. Deel de gidslink, verstuur die 2 tot 3 dagen vóór aankomst naar gasten via het platform of een automatisch bericht

Wil je van berichtsjablonen overstappen op versturen via Nowistay, volg dan de installatie-instructies: Automatische berichten voor gasten (en team) instellen.

Veelvoorkomende incheckproblemen oplossen met AI

De AI-medehost handelt de situaties af die de meeste stress opleveren:

• “De code werkt niet”: de AI controleert de juiste code aan de hand van de boekingsgegevens en begeleidt de gast door het proces
• “Ik kan het gebouw niet vinden”: de AI geeft het exacte adres en herkenningspunten en verwijst naar de foto’s in de gids
• “We komen laat aan, is dat goed?”: de AI bevestigt de procedure voor laat inchecken uit je gids
• “Waar kan ik parkeren?”: de AI deelt specifieke parkeerinstructies met locaties

Conclusie

Incheckinstructies automatiseren is een van de simpelste manieren om de tevredenheid van gasten te verhogen en je werkdruk te verlagen. Nowistay biedt de beste aanpak door een uitgebreide digitale welkomstgids te combineren met een AI-medehost die incheckvragen dag en nacht in realtime beantwoordt, in meer dan 90 talen. Voor € 12 per maand per accommodatie neem je een van de meest voorkomende bronnen van klachten weg en hoef je niet steeds dezelfde berichten te sturen.

Veelgestelde vragen

Wat is de beste manier om automatisch incheckinstructies te versturen?

De beste aanpak combineert een digitale welkomstgids (Nowistay) met AI-gastberichten. De gids bevat uitgebreide incheckinstructies met foto's, stap voor stap, en wordt vóór aankomst via een link gedeeld. De AI beantwoordt vervolgvragen in realtime tijdens het inchecken zelf.

Wanneer moet ik incheckinstructies naar gasten sturen?

Deel de link naar je digitale welkomstgids 2 tot 3 dagen vóór aankomst, zodat gasten kunnen plannen. De AI-medehost deelt ook uit zichzelf de relevante incheckdetails wanneer gasten naar de aankomstlogistiek vragen.

Wat horen incheckinstructies te bevatten?

Uitgebreide incheckinstructies bevatten: het exacte adres met kaartlink, de parkeerplek en parkeerinstructies, hoe je het gebouw binnenkomt, de deurcode of de plek van de sleutel, het wifiwachtwoord en foto's van elke stap.

Hoe ga ik om met incheckproblemen om 2 uur 's nachts?

De AI-medehost van Nowistay is dag en nacht beschikbaar en beantwoordt incheckvragen in ongeveer een minuut. Als een gast om 2 uur 's nachts meldt dat de code niet werkt, lost de AI het op met de gegevens van je accommodatie en waarschuwt hij jou bij noodgevallen.

Kan ik inchecken voor meerdere accommodaties automatiseren?

Ja. In Nowistay maak je per accommodatie een eigen welkomstgids met unieke incheckinstructies. De AI-medehost geeft de juiste informatie door op basis van de accommodatie die de gast heeft geboekt.

Kan ik de automatisch verstuurde incheckinstructies aanpassen?

Ja. De AI-medehost van Nowistay gebruikt je digitale welkomstgids als kennisbank. Jij bepaalt elk stukje informatie dat hij deelt, en de AI past het aan op de context van elke boeking.

Werkt automatisch inchecken met Airbnb en Booking.com?

Ja. Nowistay koppelt met de belangrijkste boekingsplatforms en synchroniseert de boekingsgegevens. De instructies worden verstuurd via het berichtensysteem van elk platform.

Wat gebeurt er als een gast een vraag stelt waar ik niet op heb gerekend?

De AI antwoordt op basis van de informatie in je welkomstgids. Als hij niet met zekerheid kan antwoorden, draagt hij het gesprek over aan jou of een teamlid.

Hoe automatiseer je uitcheckinstructies?

Plan een bericht voor de avond vóór vertrek met de uitchecktijd, waar de sleutels moeten blijven (of wanneer de deurcode stopt te werken) en een korte lijst met taken. Met een slim slot verloopt de code van de gast automatisch op de uitchecktijd.

Hoe beperk je incheckproblemen in vakantiewoningen?

Gebruik duidelijke instructies met foto's, stuur ze in een korte reeks (bevestiging, 2 tot 3 dagen vooraf, dag van aankomst) en voeg een noodnummer toe. Een slim slot dat voor elke boeking een unieke code genereert, neemt het risico van verloren sleutels weg, en een AI-medehost beantwoordt vragen op het laatste moment, zoals een code die niet werkt.

Heeft zelf inchecken invloed op gastreviews op Airbnb?

Ja. Gasten waarderen de vrijheid om aan te komen wanneer het hun uitkomt, en een soepele aankomst komt vaak terug in reviews. Onduidelijke instructies of een code die niet werkt kunnen daarentegen snel sterren kosten.