Der beste Weg, Check-in- und Check-out-Anweisungen automatisch zu versenden, ist ein digitaler Willkommensführer, den Sie per Link oder QR-Code teilen, plus eine KI, die zur richtigen Zeit die richtige Nachricht sendet und Rückfragen in etwa einer Minute beantwortet. Dieser Leitfaden behandelt die Inhalte, den Zeitpunkt jeder Nachricht, individuelle Smart-Lock-Codes und die Einrichtung mit Nowistay.
Automatisieren Sie den Check-in Ihrer Gäste
Der digitale Willkommensführer von Nowistay plus KI-Co-Gastgeber liefert jedes Mal perfekte Check-in-Anweisungen. Ihre Gäste erhalten die Informationen, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen.
Kostenlos testenAm wirksamsten automatisieren Sie die Check-in-Anweisungen Ihrer Ferienunterkunft, indem Sie einen digitalen Willkommensführer mit KI-Gästenachrichten auf einer Plattform wie Nowistay kombinieren. Der digitale Führer liefert umfassende Anweisungen Schritt für Schritt mit Fotos, die Gäste vor der Anreise über einen Link aufrufen. Der KI-Co-Gastgeber beantwortet dann Echtzeitfragen während des Check-ins, etwa „Der Code funktioniert nicht” oder „Wo genau parke ich?”, in etwa einer Minute, rund um die Uhr.
Verwirrende oder fehlende Check-in-Anweisungen gehören zu den häufigsten Quellen für Gästebeschwerden und negative Bewertungen von Ferienunterkünften. Die Automatisierung beseitigt das Problem vollständig und befreit Sie von repetitiven Nachrichten.
Umfassende Check-in-Anweisungen decken jeden Schritt von der Ankunft bis zum Einrichten ab:
Beschränken Sie die Check-out-Anweisungen auf vier oder fünf Aufgaben. Eine lange Liste von Pflichten wirkt wie eine Forderung, und Gäste erwähnen das gern in ihrer Bewertung.
Eine lange Nachricht, die nur einmal verschickt wird, geht leicht verloren. Besser funktioniert eine kurze Abfolge:
Einige Schreibgewohnheiten machen jede Nachricht leichter verständlich:
Nowistay vereint beide Elemente perfekt:
Digitaler Führer: Sie erstellen einen umfassenden Willkommensführer mit Check-in-Anweisungen Schritt für Schritt, Fotos, Videos und Karten. Gäste erhalten 2 bis 3 Tage vor der Anreise einen teilbaren Link oder QR-Code. Der Führer ist mobilfreundlich, verlangt keinen App-Download und lässt sich mit einem Klick in 9 Sprachen übersetzen.
KI-Co-Gastgeber: Haben Gäste beim Check-in Fragen in Echtzeit, antwortet die KI in etwa einer Minute anhand der Informationen in Ihrem Führer. „Wo ist die Schlüsselbox?”, beantwortet mit dem genauen Ort aus Ihrem Führer. „Der Code funktioniert nicht”: Die KI geht dem Problem nach und benachrichtigt Sie bei Bedarf.
Warum das am besten funktioniert: Statische Anweisungen bewältigen die meisten Check-ins reibungslos. Die KI übernimmt den Rest, wenn Gäste zusätzliche Hilfe brauchen, um 2 Uhr nachts, in mehr als 90 Sprachen, ohne dass Sie geweckt werden.
Preis: 12 € pro Monat und Unterkunft beinhalten sowohl den Führer als auch den KI-Co-Gastgeber.
Automatisierungstools oder Ihr PMS können vorformulierte Nachrichten senden, die durch Buchungsereignisse ausgelöst werden (z. B. 2 Tage vor dem Check-in). Das funktioniert für Standardinformationen, kann aber keine Rückfragen beantworten.
Einschränkung: Antwortet ein Gast auf Ihre automatische Nachricht mit „Wo genau ist die Schlüsselbox?”, müssen Sie weiterhin manuell antworten.
Ein PDF oder eine lange E-Mail mit den Check-in-Anweisungen zu senden ist der einfachste, aber auch der am wenigsten wirksame Ansatz. PDFs sind auf dem Handy schwer lesbar, lassen sich nicht aktualisieren, ohne sie erneut zu senden, und bieten keine Interaktivität.
Der Schritt, der den Self-Check-in wirklich zum Selbstläufer macht, ist die Verbindung eines Smart Locks mit Ihrer Property-Management-Software, sodass jede Buchung ihren eigenen Code erhält, ohne dass Sie etwas tun müssen:
Der Code läuft beim Check-out von selbst ab: keine Schlüssel zu übergeben, nichts zwischen den Gästen zu ändern und keine Möglichkeit für ehemalige Gäste, wieder hineinzukommen. Nowistay funktioniert mit Schlössern von Nuki, igloohome, TTLock, Tedee und HomeIt, mit Yale, Schlage, August und KeyNest als kostenpflichtige Optionen. Zur Einrichtung siehe So verbinden Sie ein Nuki Smart Lock und unseren Leitfaden zum Self-Check-in mit Smart Locks.
Wie Sie von Nachrichtenvorlagen zum Versand über Nowistay wechseln, erfahren Sie in der Einrichtungsanleitung: So richten Sie automatische Nachrichten an Gäste (und Team) ein.
Der KI-Co-Gastgeber bewältigt die Situationen, die den meisten Stress verursachen:
Die Automatisierung der Check-in-Anweisungen ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Gästezufriedenheit zu steigern und Ihren Aufwand zu senken. Nowistay bietet den besten Ansatz, indem es einen umfassenden digitalen Willkommensführer mit einem KI-Co-Gastgeber verbindet, der Echtzeitfragen zum Check-in rund um die Uhr in mehr als 90 Sprachen beantwortet. Für 12 € pro Monat und Unterkunft beseitigt es eine der häufigsten Quellen für Gästebeschwerden und befreit Sie von repetitiven Nachrichten.
Am besten kombinieren Sie einen digitalen Willkommensführer (Nowistay) mit KI-Gästenachrichten. Der Führer enthält umfassende Check-in-Anweisungen Schritt für Schritt mit Fotos und wird vor der Anreise per Link geteilt. Die KI beantwortet Rückfragen in Echtzeit während des eigentlichen Check-ins.
Teilen Sie den Link zu Ihrem digitalen Willkommensführer 2 bis 3 Tage vor der Anreise, damit die Gäste planen können. Der KI-Co-Gastgeber teilt außerdem proaktiv die passenden Check-in-Details, wenn Gäste nach der Anreise fragen.
Vollständige Check-in-Anweisungen enthalten: genaue Adresse mit Kartenlink, Parkplatz und Parkhinweise, Art des Gebäudezugangs, Türcode oder Schlüsselort, WLAN-Passwort und Fotos zu jedem Schritt.
Der KI-Co-Gastgeber von Nowistay ist rund um die Uhr erreichbar und beantwortet Fragen zum Check-in in etwa einer Minute. Schreibt ein Gast um 2 Uhr nachts, dass der Code nicht funktioniert, geht die KI anhand Ihrer Unterkunftsinformationen der Sache nach und benachrichtigt Sie bei Notfällen.
Ja. Mit Nowistay erstellen Sie für jede Unterkunft einen eigenen Willkommensführer mit individuellen Check-in-Anweisungen. Der KI-Co-Gastgeber liefert die passenden Informationen je nachdem, welche Unterkunft der Gast gebucht hat.
Ja. Der KI-Co-Gastgeber von Nowistay nutzt Ihren digitalen Willkommensführer als Wissensbasis. Sie bestimmen jede Information, die er weitergibt, und die KI passt sie an den Kontext der jeweiligen Buchung an.
Ja. Nowistay verbindet sich mit den wichtigsten Buchungsplattformen und synchronisiert die Buchungsdetails. Die Anweisungen werden über das Nachrichtensystem der jeweiligen Plattform versendet.
Die KI antwortet anhand der Informationen in Ihrem Willkommensführer. Kann sie nicht mit Sicherheit antworten, übergibt sie das Gespräch an Sie oder ein Mitglied Ihres Teams.
Planen Sie am Abend vor der Abreise eine Nachricht mit der Check-out-Zeit, dem Ort für die Schlüsselrückgabe (oder dem Zeitpunkt, an dem der Türcode abläuft) und einer kurzen Aufgabenliste. Mit einem Smart Lock läuft der Code des Gastes zur Check-out-Zeit automatisch ab.
Verwenden Sie klare Anweisungen mit Fotos, senden Sie sie in einer kurzen Abfolge (Bestätigung, 2 bis 3 Tage vorher, Anreisetag) und geben Sie eine Notrufnummer an. Ein Smart Lock, das pro Buchung einen eigenen Code erzeugt, beseitigt das Risiko verlorener Schlüssel, und ein KI-Co-Gastgeber beantwortet kurzfristige Fragen, etwa wenn ein Code nicht funktioniert.
Ja. Gäste schätzen es, anzukommen, wann es ihnen passt, und eine reibungslose Anreise zeigt sich oft in den Bewertungen. Verwirrende Anweisungen oder ein Code, der nicht funktioniert, können dagegen schnell Sterne kosten.
Null Ärger beim Check-in
Schluss mit nächtlichen Anrufen wegen Codes, die nicht funktionieren. Die KI von Nowistay beantwortet Check-in-Fragen rund um die Uhr mit den Details Ihrer Unterkunft.
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Über 25 Jahre Erfahrung in Immobilieninvestments und anerkannter Experte für die Automatisierung der Kurzzeitvermietung. Bassel hilft Property Managern, ihren Umsatz zu steigern, Betriebskosten zu senken und 5-Sterne-Gästeerlebnisse zu bieten, mit KI-gestützten Tools, die er aus eigener Gastgeber-Erfahrung entwickelt hat.
