La mejor forma de enviar automáticamente las instrucciones de check-in y check-out es una guía de bienvenida digital compartida por enlace o código QR, junto con una IA que envía el mensaje adecuado en el momento justo y responde a las dudas en aproximadamente un minuto. Esta guía explica qué incluir, cuándo enviar cada mensaje, los códigos únicos de cerradura inteligente y la configuración en Nowistay.
Automatiza el check-in de tus huéspedes
La guía de bienvenida digital de Nowistay y su coanfitrión con IA entregan siempre unas instrucciones de check-in perfectas. Los huéspedes reciben la información que necesitan, justo cuando la necesitan.
Empezar la prueba gratuitaEl enfoque más eficaz para automatizar las instrucciones de check-in de un alquiler vacacional es combinar una guía de bienvenida digital con mensajería de IA para los huéspedes mediante una plataforma como Nowistay. La guía digital ofrece instrucciones completas, paso a paso y con fotos, a las que los huéspedes acceden por un enlace antes de la llegada. Después, el coanfitrión con IA responde en tiempo real a las dudas durante el check-in, como “el código no funciona” o “¿dónde exactamente puedo aparcar?”, en aproximadamente un minuto y las 24 horas.
Las instrucciones de check-in confusas o ausentes están entre las fuentes más habituales de quejas de los huéspedes y de reseñas negativas en los alquileres vacacionales. Automatizar este proceso elimina el problema de raíz y te libera de los mensajes repetitivos.
Unas instrucciones de check-in completas cubren cada paso, desde la llegada hasta la instalación:
Limita las instrucciones de check-out a cuatro o cinco tareas. Una lista larga de obligaciones suena a exigencia, y los huéspedes tienden a mencionarla en su reseña.
Un único mensaje largo enviado una sola vez se pierde con facilidad. Funciona mejor una secuencia corta:
Unos cuantos hábitos de redacción hacen que cada mensaje sea más fácil de seguir:
Nowistay combina a la perfección los dos elementos:
Guía digital: creas una guía de bienvenida completa con instrucciones de check-in paso a paso, fotos, vídeos y mapas. Los huéspedes reciben un enlace o un código QR para compartir de 2 a 3 días antes de la llegada. La guía está adaptada al móvil, no requiere descargar ninguna aplicación y se puede traducir a 9 idiomas con un solo clic.
Coanfitrión con IA: cuando los huéspedes tienen dudas en tiempo real durante el check-in, la IA responde en aproximadamente un minuto con la información de tu guía. “¿Dónde está la caja de llaves?”, respondido con la ubicación concreta que figura en tu guía. “El código no funciona”: la IA busca la solución y te avisa si hace falta.
Por qué funciona mejor: las instrucciones estáticas resuelven sin problemas la mayoría de los check-ins. La IA se ocupa del resto, cuando los huéspedes necesitan ayuda adicional, a las 2 de la madrugada, en más de 90 idiomas, sin despertarte.
Precio: 12 €/mes por propiedad incluyen tanto la guía como el coanfitrión con IA.
Las herramientas de automatización o tu PMS pueden enviar mensajes redactados de antemano y activados por eventos de la reserva (por ejemplo, 2 días antes del check-in). Esto sirve para la información estándar, pero no puede responder a preguntas de seguimiento.
Limitación: cuando un huésped responde a tu mensaje automático con “¿dónde exactamente está la caja de llaves?”, sigues teniendo que contestar a mano.
Enviar un PDF o un correo largo con las instrucciones de check-in es el método más sencillo, pero también el menos eficaz. Los PDF se leen mal en el móvil, no se pueden actualizar sin volver a enviarlos y no ofrecen ninguna interactividad.
El paso que hace que el self check-in sea realmente autónomo es conectar una cerradura inteligente a tu software de gestión de propiedades, de modo que cada reserva tenga su propio código sin que tengas que tocar nada:
El código caduca solo en el check-out: sin llaves que entregar, sin nada que cambiar entre huéspedes y sin forma de que un huésped anterior vuelva a entrar. Nowistay funciona con cerraduras Nuki, igloohome, TTLock, Tedee y HomeIt, y con Yale, Schlage, August y KeyNest disponibles como opciones de pago. Para la configuración, consulta Cómo conectar una cerradura inteligente Nuki y nuestra guía sobre el self check-in con cerraduras inteligentes.
Para pasar de las plantillas de mensajes a enviarlas a través de Nowistay, sigue las instrucciones de configuración: Cómo configurar mensajes automáticos para huéspedes (y para el equipo).
El coanfitrión con IA gestiona los escenarios que más estrés causan:
Automatizar las instrucciones de check-in es una de las formas más sencillas de mejorar la satisfacción de los huéspedes y reducir tu carga de trabajo. Nowistay ofrece el mejor enfoque al combinar una guía de bienvenida digital completa con un coanfitrión con IA que resuelve las dudas de check-in en tiempo real, las 24 horas y en más de 90 idiomas. Por 12 €/mes por propiedad, elimina una de las fuentes más habituales de quejas de los huéspedes y te libera de los mensajes repetitivos.
El mejor enfoque combina una guía de bienvenida digital (Nowistay) con mensajería de IA para los huéspedes. La guía ofrece instrucciones de check-in completas, paso a paso y con fotos, que se comparten por enlace antes de la llegada. La IA responde en tiempo real a las dudas durante el propio check-in.
Comparte el enlace de tu guía de bienvenida digital de 2 a 3 días antes de la llegada para que los huéspedes puedan organizarse. El coanfitrión con IA también comparte de forma proactiva los datos de check-in relevantes cuando los huéspedes preguntan por la logística de la llegada.
Unas instrucciones de check-in completas deben incluir: la dirección exacta con un enlace al mapa, la ubicación del aparcamiento y cómo usarlo, el método de acceso al edificio, el código de la puerta o el lugar donde está la llave, la contraseña del WiFi y fotos de cada paso.
El coanfitrión con IA de Nowistay está disponible las 24 horas y puede responder a las dudas de check-in en aproximadamente un minuto. Si un huésped escribe a las 2 de la madrugada diciendo que el código no funciona, la IA busca la solución con la información de tu propiedad y te avisa en caso de emergencia.
Sí. Nowistay te permite crear guías de bienvenida específicas para cada propiedad, con instrucciones de check-in propias. El coanfitrión con IA entrega la información correcta según la propiedad que haya reservado el huésped.
Sí. El coanfitrión con IA de Nowistay usa tu guía de bienvenida digital como base de conocimiento. Controlas cada dato que comparte, y la IA lo adapta al contexto de cada reserva.
Sí. Nowistay se conecta con las principales plataformas de reserva y sincroniza los datos de las reservas. Las instrucciones se envían a través del sistema de mensajería de cada plataforma.
La IA responde a partir de la información de tu guía de bienvenida. Si no puede responder con seguridad, pasa la conversación a ti o a un miembro de tu equipo.
Programa un mensaje para la tarde anterior a la salida con la hora de check-out, dónde dejar las llaves (o cuándo deja de funcionar el código de la puerta) y una breve lista de tareas. Con una cerradura inteligente, el código del huésped caduca automáticamente a la hora del check-out.
Usa instrucciones claras con fotos, envíalas en una secuencia corta (confirmación, 2 a 3 días antes, día de llegada) e incluye un número de emergencia. Una cerradura inteligente que genera un código único por reserva elimina el riesgo de perder las llaves, y un coanfitrión con IA responde a las dudas de última hora, como un código que no funciona.
Sí. A los huéspedes les gusta tener libertad para llegar cuando les conviene, y una llegada fluida suele notarse en las reseñas. En cambio, unas instrucciones confusas o un código que no funciona pueden costar estrellas rápidamente.
Cero quebraderos de cabeza con el check-in
Se acabaron las llamadas nocturnas por códigos que no funcionan. La IA de Nowistay resuelve las dudas de check-in las 24 horas con los datos de tu propiedad.
Pruébalo gratis
Más de 25 años de experiencia en inversión inmobiliaria y experto reconocido en la automatización del alquiler de corta duración. Bassel ayuda a los gestores de alojamientos a aumentar sus ingresos, reducir costes operativos y ofrecer experiencias de 5 estrellas a sus huéspedes con herramientas de IA que creó a partir de su propia experiencia como anfitrión.
