Sollten Sie bei einer Ferienunterkunft ein Inventar erstellen?

Die Inventar-Checkliste bei der Ferienvermietung ist ein schriftliches Dokument, das jeden Raum einer an Reisende vermieteten Unterkunft beschreibt und angibt, welche Möbel vorhanden sind und welche Ausstattung den reisenden Mietern zur Verfügung gestellt wird. Mit ihr lässt sich auch das Inventar der Unterkunft aufnehmen.

Anders als die Inventar-Checkliste bei einem langfristigen Mietvertrag ist die Inventar-Checkliste bei einer Ferienvermietung deutlich knapper. Sie enthält in der Regel:

• Die Liste der Möbel und der Ausstattung.
• Deren Zustand bei der Ankunft des Reisenden.

Die Inventar-Checkliste kann beim Einzug und beim Auszug erstellt werden und muss vom Eigentümer (oder seinem Vertreter, etwa einem Airbnb-Concierge-Service) und vom Mieter datiert und unterschrieben werden. Beide Parteien sind anwesend und können ihre Anmerkungen ergänzen, jede Partei kann ihre eigenen Bemerkungen hinzufügen.

Bei festgestellten Schäden oder einem Kautionsabzug ist dieses Dokument Ihre Referenz, auf die Sie sich stützen.

Die Inventar-Checkliste bei der Ferienvermietung erfüllt daher drei Aufgaben:

• Die Unterkunft absichern.
• Den allgemeinen Zustand der Unterkunft nachverfolgen.
• Ein gutes Qualitätsniveau der Unterkunft und des Kundenerlebnisses aufrechterhalten.

Ist das Inventar bei der Ferienvermietung Pflicht?

Während die Inventarprüfung bei der Langzeitvermietung Pflicht ist, ist sie es bei der Ferienvermietung nicht. Es besteht klar keine gesetzliche Pflicht, bei Kurzzeitvermietungen eine Inventar-Checkliste zu erstellen.

In Frankreich begründet der Code civil jedoch über Artikel 1731 bei fehlender Inventarprüfung die Vermutung, dass sich die Unterkunft in „gutem Zustand” befand.

In der Praxis bedeutet das: Ohne Inventar-Checkliste beim Einzug gilt der Mieter als im guten Zustand übernommen und muss die Unterkunft im selben Zustand zurückgeben.

Auf dem Papier mag das für Profis der Kurzzeitvermietung ziemlich vorteilhaft erscheinen. Jeder Schaden könnte legitim dem Mieter zugerechnet werden.

In Wirklichkeit ist nichts weniger sicher. Diese rechtliche Unschärfe schafft tendenziell ein rechtliches Niemandsland. Bei Meinungsverschiedenheiten versucht jede Partei, ihre Version der Tatsachen zu beweisen (Fotos, E-Mail-Wechsel, Airbnb-Nachrichten …). Und hier kann die Inventar-Checkliste bei der Ferienvermietung die Lage entschärfen, klären und kostspielige, zeitraubende Streitigkeiten vermeiden.

Deshalb wird der Einsatz einer Inventar-Checkliste von Profis der Ferienvermietung allgemein empfohlen, auch wenn er nicht vorgeschrieben ist.

Warum bei einer Ferienvermietung ein Inventar erstellen?

Ihre Kaution schützen

Stellen Sie sich vor, Sie übernehmen eine Unterkunft nach der Abreise Ihres Gastes zurück. Böse Überraschung: Sie stellen fest, dass die fast neue Waschmaschine, die Ihr Eigentümer-Kunde einige Monate zuvor gekauft hat, nicht mehr zu gebrauchen ist.

Ohne Inventar-Checkliste beim Einzug ist es schwierig, einen Abzug von der Kaution vorzunehmen. Es steht Aussage gegen Aussage. Die von Ihrem reisenden Mieter unterschriebene Inventarprüfung erlaubt es Ihnen, einen möglichen Abzug von der Kaution zu begründen und so langwierige Streitigkeiten zu vermeiden.

Begründung bei Schäden

Eine vollständige und dokumentierte Inventar-Checkliste kann Ihren Versicherern oder AirCover für Gastgeber als Beleg dienen, um Schäden nachzuweisen und finanzielle Entschädigung zu verlangen.

Indem Sie die Ausstattung, ihren Zustand dokumentieren und Fotos hinzufügen, erhalten Sie eine präzise und gut dokumentierte Inventarprüfung, die im Schadensfall leicht verwendbar ist.

Streit mit Gästen begrenzen

Eine genaue Inventar-Checkliste mit Fotos hilft, Konflikte und Frustration zu vermeiden, wie:

• Endlose Diskussionen mit Ihren Mietern: „Der Fleck war schon da, als ich ankam.”
• Angespannte Situationen bei der Abreise.
• Negative Bewertungen, die im Ärger am Ende des Aufenthalts abgegeben werden.

Da die Inventar-Checkliste vom Mieter unterschrieben ist, wird es für ihn schwer, Schäden zu bestreiten, die beim Einzug nicht vermerkt wurden.

Ihre Tätigkeit professionalisieren

Es ist Ihnen sicher nicht entgangen: Die Ferienvermietung wird immer stärker reguliert. Ein gut strukturierter, klar definierter Ablauf wie die Inventar-Checkliste erlaubt es Ihnen, Ihre Professionalität in diesem hart umkämpften Bereich hervorzuheben.

Vertrauen zu Ihren Eigentümern oder Gästekunden aufbauen

Ob auf Seiten des Eigentümers oder des Gastes: Eine Inventarprüfung bei Kurzzeitvermietungen kann ein echter Gewinn sein.

• Seite des Eigentümers: Er ist beruhigt, was Pflege und Zustand seiner Immobilie angeht. Sie können ihm alle Inventarprüfungen vorlegen und belegen, dass seine Unterkunft über die Zeit überwacht wird.
• Seite des Gastes: Auch für den Gast ist die Inventarprüfung beruhigend. Keine Missverständnisse; alles ist festgehalten. Der Gast bestätigt den Zustand der Unterkunft bei Ankunft und Abreise. Keine bösen Überraschungen; alles ist dokumentiert, stressige Situationen werden vermieden.

Wie führt man eine wirksame Inventar-Checkliste für Kurzzeitvermietung durch?

Eine gute Inventar-Checkliste für die Ferienvermietung muss nicht so genau sein wie die für einen langfristigen Mietvertrag. Vor allem muss sie vollständig, kontradiktorisch (von beiden Parteien vereinbart) und von beiden Parteien unterschrieben sein. Diese Angaben gehören in Ihre Inventar-Checkliste:

• Identität von Gastgeber und Gast
• Adresse der Unterkunft
• Datum und Art der Inventar-Checkliste
• Beschreibung der Unterkunft Raum für Raum mit dem Zustand der Gegenstände
• Inventar von Möbeln und Ausstattung mit Anzahl und Zustand
• Fotos, die den Zustand bildlich belegen

Denken Sie daran, zu jedem Gegenstand und jedem Ausstattungsstück immer einen Zustand und ein Foto hinzuzufügen.

Ideal ist eine Inventarprüfung beim Einzug und beim Auszug. Der Vergleich dieser beiden Zustände begründet einen etwaigen Abzug von der Kaution.

Um Prüfungen durch Ihr Team in Nowistay einzurichten, folgen Sie den Anleitungen zum Erstellen von Checklisten und zum Nachverfolgen von Aufträgen: Wie erstelle ich Checklisten für meine Teams (Reinigung usw.) ; Team-Aufgaben verwalten („Aufträge”).

Wie spart man mit einer digitalen Inventar-Checkliste bei der Ferienvermietung Zeit?

Verabschieden Sie sich von Inventar-Checklisten auf Papier

Die erste Lösung, die einem einfällt, um eine Inventar-Checkliste zu erstellen, ist eine einfache druckbare Vorlage, die man mit dem Mieter ausfüllt. Doch schnell zeigen sich Grenzen:

• Sie können keine Fotos einbinden: Das ist ein Problem, wenn Sie Schäden beweisen müssen.
• Das Papier selbst: Es besteht ein erhöhtes Verlustrisiko, und die Archivierung ist umständlich (Ordner, Mappen, Lagerung).
• Aufwendiges und zeitraubendes Teilen: Das Dokument muss eingescannt und per E-Mail an Ihre Kunden gesendet werden. Diese Aufgaben werden schnell zeitraubend und bringen wenig Wert.

Zusammengefasst ist das eindeutig nicht die richtige Option, um Ihre Inventar-Checklisten für die Ferienvermietung in großem Maßstab zu verwalten.

Das gute alte Excel oder Google Sheets

Wer an die Digitalisierung einer Verwaltung von Unterkünften denkt, kommt bei manchen auf Excel- oder Google-Sheets-Tabellen, um Inventar-Checklisten einfacher zu verwalten.

Auch wenn sich die Excel- oder Google-Sheets-Tabelle durch ihre Anpassbarkeit und leichte Änderbarkeit gut eignet, werden Sie schnell merken, dass sie leider nicht die beste Lösung ist. Excel auf einem Smartphone oder Tablet zu bedienen ist ein klarer Hindernislauf. Diese Lösung ist wenig ergonomisch und passt sich mobilen Geräten schlecht an.

Auch Fotos lassen sich in diesem Format nicht einbinden, geschweige denn Unterschriften!

Die Inventar-App: die modernste Lösung

Heute bleibt die digitale Anwendung auf dem Smartphone oder als Web-App die geeignetste Lösung für ein Inventar bei der Ferienvermietung.

Diese Anwendungen erlauben es, ein Inventar direkt vom Smartphone aus zu erstellen, mit der Möglichkeit, Fotos und Kommentare hinzuzufügen und den Reisenden direkt unterschreiben zu lassen …

Eine Inventar-Anwendung für Ferienunterkünfte erlaubt es Ihnen, Ihre Inventarprüfungen einfach durchzuführen und:

• Einen digitalen Check-in durchzuführen
• Eine geführte Prüfung Raum für Raum durchzuführen
• Fotos von Ihrem Telefon hinzuzufügen
• Den Gast aus der Ferne unterschreiben zu lassen
• Automatisch ein professionell wirkendes PDF zu erzeugen
• Eine vollständige Nachverfolgung und den Verlauf der Unterkünfte an einem Ort zu behalten
• Wertvolle Zeit zu sparen (keine Vorbereitung im Voraus, kein Einscannen und erneutes Erfassen von Daten)
• Ihre Beziehung zu Gästen und Eigentümern zu verbessern, indem Sie ihr Vertrauen gewinnen und eine seriöse Überwachung ihrer Immobilie bieten.
• Ihre Professionalität mit klaren, strukturierten Berichten zu stärken, die automatisch an Reisende und Eigentümer gesendet werden.

Zusammengefasst: Auch wenn die Inventar-Checkliste bei der Ferienvermietung nicht vorgeschrieben ist, wird sie von der Mehrheit der Branchenakteure dringend empfohlen. Denn sie erlaubt es Ihnen:

• Die Kaution zu schützen,
• Streit zu begrenzen,
• Ihre Tätigkeit und Ihr Image zu professionalisieren,
• Sich an einen immer strengeren Rechtsrahmen für möblierte touristische Vermietungen anzupassen.

Wenn sie gut gemacht ist, kann dieses Dokument zu einem zentralen Baustein und einem guten Verkaufsargument sowohl für Ihre reisenden Kunden als auch für Ihre Eigentümer-Kunden werden. Und dank digitaler Inventarwerkzeuge können Sie einen Großteil des Ablaufs einfach und wirksam automatisieren, ganz im Einklang mit den modernen Erwartungen der Reisenden … und der Eigentümer.

Häufig gestellte Fragen

Ist eine Inventarprüfung bei Ferienunterkünften vorgeschrieben?

Eine Inventarprüfung ist bei kurzfristigen Ferienvermietungen rechtlich nicht vorgeschrieben, anders als bei langfristigen Mietverträgen. Sie wird jedoch dringend empfohlen, um sich bei Schäden abzusichern und Ansprüche über Plattformen wie Airbnb zu erleichtern.

Wie führe ich eine Inventarprüfung für eine Airbnb-Unterkunft durch?

Bei einer Airbnb-Unterkunft kann die Inventarprüfung mit Fotos mit Zeitstempel vor und nach jedem Aufenthalt, einem detaillierten Inventar von Möbeln und Ausstattung und einer Prüf-Checkliste erfolgen, die das Reinigungsteam bei jedem Wechsel ausfüllt.

Welche Vorteile haben Inventarprüfungen bei Kurzzeitvermietungen?

Inventarprüfungen schützen Eigentümer vor Schäden, erleichtern Ansprüche auf die Kaution, schaffen Belege bei Streitigkeiten und nehmen Gäste in die Verantwortung. Sie dienen außerdem langfristig dazu, die Abnutzung der Unterkunft zu verfolgen und den Austausch von Möbeln zu planen.

Welche Werkzeuge kann ich für Inventarprüfungen bei Ferienunterkünften nutzen?

Es gibt mehrere Lösungen: spezialisierte digitale Inventar-Apps, in Reinigungsverwaltungswerkzeuge integrierte Checklisten oder KI-Co-Gastgeber-Lösungen, die die Fotodokumentation und die Erfassung der Ausstattung zwischen zwei Gästen automatisieren.

Wie gehe ich mit Schäden in der Unterkunft um, wenn es keine Inventarprüfung gab?

Ohne formelle Inventarprüfung ist es sehr schwer zu beweisen, dass ein Schaden von einem bestimmten Gast verursacht wurde. Plattformen wie Airbnb verlangen für Ansprüche fotografische Belege, daher ist eine systematische Dokumentation zum Schutz unverzichtbar.