Moet je een inventarisatie doen bij vakantieverhuur?

De inventarislijst bij seizoensverhuur is een schriftelijk document dat elke ruimte van een woning beschrijft die aan een reiziger wordt verhuurd, met het aanwezige meubilair en de uitrusting die aan de reizigers-huurders ter beschikking wordt gesteld. Het kan ook worden gebruikt om de staat van de accommodatie vast te leggen.

Anders dan de inventarislijst bij een langetermijnhuurovereenkomst is de inventarislijst bij seizoensverhuur veel beknopter. Ze bevat doorgaans:

• De lijst van meubilair en uitrusting.
• Hun staat op het moment van aankomst van de reiziger.

De inventarislijst kan bij aankomst en vertrek worden opgemaakt en moet worden gedateerd en ondertekend door de eigenaar (of zijn vertegenwoordiger, zoals een conciërgedienst voor Airbnb) en de huurder. Beide partijen zijn aanwezig en kunnen hun opmerkingen toevoegen.

Bij vastgestelde schade of een inhouding op de borg is dit document je referentiedocument om op te steunen.

De inventarislijst bij seizoensverhuur vervult dus 3 functies:

• De accommodatie beveiligen.
• Zorgen voor een opvolging van de algemene staat van de accommodatie.
• Een goed kwaliteitsniveau van de accommodatie en de klantervaring behouden.

Is de inventarisatie verplicht bij vakantieverhuur?

Hoewel de inventarisatie verplicht is bij langetermijnhuur, is ze dat niet bij vakantieverhuur. Er is dus duidelijk geen wettelijke verplichting om een inventarislijst op te maken voor kortetermijnverhuur.

In Frankrijk stelt het Burgerlijk Wetboek echter via artikel 1731 een vermoeden van “goede staat” van de accommodatie vast bij ontstentenis van een inventarisatie.

In de praktijk betekent dit dat zonder inventarislijst bij aankomst wordt aangenomen dat de huurder de accommodatie in goede staat heeft ontvangen en haar in dezelfde staat moet teruggeven.

Op papier lijkt dit relatief voordelig voor professionals in kortetermijnverhuur. Elke schade zou terecht aan de huurder kunnen worden toegeschreven.

In werkelijkheid is niets minder zeker. Deze juridische onduidelijkheid creëert vaak een juridisch niemandsland. Bij onenigheid zal elke partij proberen haar versie van de feiten te bewijzen (foto’s, e-mailwisselingen, Airbnb-berichten…). En precies hier kan de inventarislijst bij seizoensverhuur de situatie ontmijnen, verduidelijken en kostbare, tijdrovende geschillen voorkomen.

Daarom wordt het gebruik van een inventarislijst door professionals in seizoensverhuur breed aanbevolen, ook al is ze niet verplicht.

Waarom een inventarisatie doen bij vakantieverhuur?

Bescherm je borg

Stel je voor dat je een woning terugkrijgt na het vertrek van je gast. Vervelende verrassing: je ziet dat de bijna nieuwe wasmachine, die je klant-eigenaar een paar maanden eerder kocht, onbruikbaar is.

Zonder inventarislijst bij aankomst is het moeilijk iets van de borg in te houden. Het is jouw woord tegen dat van je gast. De inventarislijst, ondertekend door je reiziger-huurder, laat je een eventuele inhouding op de borg rechtvaardigen en zo langdurige geschillen voorkomen.

Onderbouwing bij schade

Een volledige, gedocumenteerde inventarislijst kan als bewijs dienen voor je verzekeraars of voor AirCover voor hosts om schade aan te tonen en een financiële vergoeding aan te vragen.

Door de uitrusting, hun staat te documenteren en foto’s toe te voegen, heb je een nauwkeurige, goed gedocumenteerde inventarisatie die gemakkelijk bruikbaar is bij een claim.

Beperk geschillen met gasten

Een nauwkeurige inventarislijst met foto’s helpt conflicten en frustraties te voorkomen, zoals:

• Eindeloze discussies met je huurders: “De vlek zat er al toen ik aankwam.”
• Gespannen situaties bij vertrek.
• Negatieve beoordelingen die in het heetst van de strijd aan het einde van het verblijf worden achtergelaten.

Omdat de inventarislijst door de huurder is ondertekend, is het voor hem moeilijk schade te betwisten die bij aankomst in de accommodatie niet is genoteerd.

Professionaliseer je activiteit

Het is je vast niet ontgaan: seizoensverhuur wordt steeds meer gereguleerd. Een goed gestructureerd en gedefinieerd proces zoals de inventarislijst laat je je professionaliteit benadrukken in deze ultraconcurrerende sector.

Bouw een vertrouwensrelatie op met je eigenaren of gastklanten

Aan de kant van de eigenaar of de gast kan het invoeren van een inventarisatie bij kortetermijnverhuur een echte troef zijn.

• Kant van de eigenaar: ze worden gerustgesteld over het onderhoud en de staat van hun woning. Je kunt hun alle inventarisaties geven en bewijzen dat hun accommodatie in de tijd wordt gevolgd.
• Kant van de gast: de inventarisatie geeft ook gerustheid. Geen misverstanden; alles is vastgelegd. De gast bevestigt de staat van de accommodatie bij aankomst en vertrek. Geen vervelende verrassingen; alles is gedocumenteerd en stressvolle situaties worden vermeden.

Hoe maak je een effectieve inventarislijst voor kortetermijnverhuur?

Een goede inventarislijst bij seizoensverhuur hoeft niet zo nauwkeurig te zijn als die bij een langetermijnhuurovereenkomst. Ze moet vooral volledig zijn, op tegenspraak (door beide partijen overeengekomen) en door beide partijen ondertekend. Dit zijn de gegevens die je in je inventarislijst opneemt:

• Identiteit van de host en de gast
• Adres van de accommodatie
• Datum en type van de inventarislijst
• Beschrijving van de accommodatie per ruimte met de staat van de items
• Inventaris van meubilair en uitrusting met aantal en staat
• Foto’s om de staat visueel te staven

Denk er bij elk item of stuk uitrusting aan altijd een staat en een foto toe te voegen.

Ideaal is een inventarisatie bij aankomst en bij vertrek. De vergelijking tussen deze twee toestanden rechtvaardigt een eventuele inhouding op de borg.

Volg de instructies voor het maken van checklists en het volgen van missies om controles door je team in te voeren in Nowistay: Hoe maak je checklists voor je teams (schoonmaak enzovoort) ; Teamtaken (“missies”) beheren.

Hoe bespaar je tijd met een digitale inventarislijst bij vakantieverhuur?

Zeg de papieren inventarislijst vaarwel

De eerste oplossing die in je opkomt voor een inventarislijst is een eenvoudig afdrukbaar sjabloon dat je samen met de huurder invult. Maar de beperkingen komen snel boven:

• Je kunt geen foto’s integreren: dat is problematisch om schade te bewijzen.
• Het papier zelf: er is een groter risico op verlies en archivering is lastig (ordners, mappen, opslag).
• Ingewikkeld en tijdrovend delen: je moet het document scannen en per e-mail naar je klanten sturen. Deze taken kosten snel tijd en leveren weinig op.

Kortom, dit is duidelijk niet de juiste optie om je inventarislijsten bij seizoensverhuur op grote schaal te beheren.

Het goede oude Excel of Google Sheets

Bij het digitaliseren van een verhuurbeheerdienst denken sommigen aan spreadsheets in Excel of Google Sheets om inventarislijsten makkelijker te beheren.

Hoewel een spreadsheet in Excel of Google Sheets goed bruikbaar is omdat hij aanpasbaar en makkelijk te wijzigen is, merk je snel dat het helaas niet de beste oplossing is. Excel beheren op een smartphone of tablet is duidelijk een hindernisbaan. Deze oplossing is weinig ergonomisch en past slecht bij mobiele apparaten.

Je kunt in dit soort formaat ook geen foto’s integreren, laat staan handtekeningen!

De inventaris-app: de modernste oplossing

Tegenwoordig blijft de digitale applicatie, op een smartphone of via een webapp, de meest geschikte oplossing voor een inventarisatie bij seizoensverhuur.

Met deze applicaties maak je een inventarisatie rechtstreeks vanaf een smartphone, met de mogelijkheid foto’s en opmerkingen toe te voegen en de reiziger direct te laten ondertekenen…

Met een inventaris-app voor vakantieverhuur voer je gemakkelijk je inventarisaties uit en kun je:

• Digitaal inchecken
• Een begeleide opvolging per ruimte doen
• Foto’s vanaf je telefoon toevoegen
• De gast op afstand laten ondertekenen
• Automatisch een professioneel ogende pdf genereren
• Een volledige opvolging en geschiedenis van de woningen op één plek bijhouden
• Waardevolle tijd besparen (niets vooraf hoeven voorbereiden of gegevens scannen en opnieuw invoeren)
• Je relatie met gasten en eigenaren verbeteren door hun vertrouwen te winnen en serieuze monitoring van hun woning te bieden.
• Je professionaliteit versterken met duidelijke, gestructureerde rapporten die automatisch naar reizigers en eigenaren worden gestuurd.

Samengevat: hoewel de inventarislijst bij seizoensverhuur niet verplicht is, wordt ze door de meeste spelers in de sector sterk aanbevolen. Ze laat je namelijk:

• De borg beschermen,
• Geschillen beperken,
• Je activiteit en je imago professionaliseren,
• Je aanpassen aan een steeds strenger regelgevend kader voor gemeubileerde toeristische verhuur.

Goed uitgevoerd kan dit document een centraal stuk en een goed verkoopargument worden, zowel voor je reizigersklanten als voor je eigenaarsklanten. En dankzij digitale inventaristools kun je een groot deel van het proces eenvoudig en effectief automatiseren, perfect in lijn met de moderne verwachtingen van reizigers… en eigenaren.

Veelgestelde vragen

Is een inventarisatie verplicht bij vakantieverhuur?

Een inventarisatie is bij kortetermijnverhuur wettelijk niet verplicht, anders dan bij langetermijnhuur. Het wordt echter sterk aangeraden om jezelf te beschermen bij schade en claims via platforms zoals Airbnb te vergemakkelijken.

Hoe doe je een inventarisatie voor een Airbnb-woning?

Voor een Airbnb-woning kun je een inventarisatie doen met foto's met tijdstempel van voor en na elk verblijf, een gedetailleerde lijst van meubilair en uitrusting en een controlechecklist die het schoonmaakteam bij elke wissel invult.

Wat zijn de voordelen van inventarisaties bij kortetermijnverhuur?

Inventarisaties beschermen eigenaren tegen schade, vergemakkelijken claims op de borg, leveren bewijs bij geschillen en maken gasten verantwoordelijk. Ze dienen ook als instrument voor de lange termijn om slijtage van de woning bij te houden en vervanging van meubilair te plannen.

Welke tools kun je gebruiken voor inventarisaties bij vakantieverhuur?

Er bestaan meerdere oplossingen: gespecialiseerde digitale inventaris-apps, checklists die zijn geïntegreerd in tools voor schoonmaakbeheer, of AI-medehostoplossingen die de fotodocumentatie en het bijhouden van uitrusting tussen elke gastenwissel automatiseren.

Hoe ga je om met schade aan de woning zonder inventarisatie?

Zonder formele inventarisatie is het erg moeilijk te bewijzen dat schade door een specifieke gast is veroorzaakt. Platforms zoals Airbnb eisen fotobewijs voor claims, waardoor systematische documentatie essentieel is voor je bescherming.