Conviene fare l'inventario di un affitto breve?

L’inventario in un affitto turistico è un documento scritto che descrive ogni stanza di un alloggio affittato a un viaggiatore, indicando gli arredi presenti e le attrezzature messe a disposizione degli ospiti. Può servire anche a fare l’inventario dell’alloggio.

A differenza dell’inventario di un contratto di affitto a lungo termine, quello di un affitto turistico è molto più sintetico. In genere comprende:

• L’elenco di arredi e attrezzature.
• Il loro stato al momento dell’arrivo del viaggiatore.

L’inventario può essere fatto all’ingresso e all’uscita e deve essere datato e firmato dal proprietario (o dal suo rappresentante, come un servizio di concierge Airbnb) e dall’ospite. Entrambe le parti sono presenti e possono aggiungere le proprie osservazioni.

In caso di danni riscontrati o di una trattenuta sulla cauzione, questo documento sarà il tuo riferimento.

L’inventario di un affitto turistico svolge quindi 3 funzioni:

• Mettere in sicurezza l’alloggio.
• Garantire un monitoraggio dello stato generale dell’alloggio.
• Mantenere un buon livello di qualità dell’alloggio e dell’esperienza degli ospiti.

L’inventario è obbligatorio negli affitti brevi?

Se l’inventario è obbligatorio per gli affitti a lungo termine, non lo è per gli affitti brevi. In altre parole, non esiste alcun obbligo di legge di fare un inventario per gli affitti brevi.

Tuttavia, in Francia il Codice civile stabilisce un principio di presunzione di “buono stato” dell’alloggio in assenza di inventario, tramite l’articolo 1731.

In pratica questo significa che, senza un inventario d’ingresso, si presume che l’ospite abbia ricevuto l’alloggio in buono stato e debba restituirlo nelle stesse condizioni.

Sulla carta può sembrare relativamente vantaggioso per i professionisti degli affitti brevi. Qualsiasi danno potrebbe essere legittimamente attribuito all’ospite.

Nella realtà niente è meno certo. Questa ambiguità giuridica tende a creare una terra di nessuno. In caso di disaccordo, ciascuna parte cercherà di provare la propria versione dei fatti (foto, scambi di email, messaggi di Airbnb…). Ed è qui che l’inventario può disinnescare la situazione, chiarirla ed evitare controversie costose e dispendiose in termini di tempo.

Per questo motivo l’uso dell’inventario è ampiamente raccomandato dai professionisti degli affitti turistici, anche se non è obbligatorio.

Perché fare l’inventario in un affitto breve?

Proteggere la cauzione

Immagina di riprendere possesso di un alloggio dopo la partenza del tuo ospite. Brutta sorpresa: ti accorgi che la lavatrice quasi nuova, acquistata pochi mesi prima dal proprietario tuo cliente, è inutilizzabile.

Senza un inventario d’ingresso è difficile fare una trattenuta sulla cauzione. È la tua parola contro quella dell’ospite. L’inventario, firmato dal viaggiatore, ti permetterà di giustificare un’eventuale trattenuta sulla cauzione ed evitare contenziosi prolungati.

Giustificazione in caso di danni

Un inventario completo e documentato può servire come prova per le tue assicurazioni o per AirCover per gli host per dimostrare i danni e chiedere un risarcimento economico.

Documentando le attrezzature, il loro stato e aggiungendo foto, avrai un inventario preciso e ben documentato, facilmente utilizzabile in caso di richiesta di risarcimento.

Limitare le controversie con gli ospiti

Un inventario preciso con foto aiuterà a prevenire conflitti e frustrazioni come:

• Discussioni infinite con gli ospiti: “La macchia c’era già quando sono arrivato.”
• Situazioni tese alla partenza.
• Recensioni negative lasciate a caldo alla fine del soggiorno.

Poiché l’inventario è firmato dall’ospite, sarà difficile per lui contestare danni non annotati all’ingresso nell’alloggio.

Professionalizzare la tua attività

Non ti sarà sfuggito: l’affitto turistico è sempre più regolamentato. Usare un processo ben strutturato e definito come l’inventario ti permetterà di mettere in evidenza la tua professionalità in un settore ultra competitivo.

Costruire un rapporto di fiducia con i tuoi proprietari o con gli ospiti

Che sia dalla parte del proprietario o da quella dell’ospite, introdurre un inventario per gli affitti brevi può essere un vero vantaggio.

• Lato proprietario: è rassicurato sulla manutenzione e sullo stato del suo immobile. Puoi fornirgli tutti gli inventari e dimostrare che il suo alloggio è monitorato nel tempo.
• Lato ospite: l’inventario è anche una rassicurazione. Nessun malinteso; tutto è registrato. L’ospite conferma lo stato dell’alloggio all’arrivo e alla partenza. Nessuna brutta sorpresa; tutto è documentato e si evitano situazioni stressanti.

Come fare un inventario efficace per un affitto breve?

Un buon inventario per un affitto turistico non deve essere preciso quanto quello di un contratto a lungo termine. Soprattutto deve essere completo, in contraddittorio (concordato da entrambe le parti) e firmato da entrambe. Ecco le informazioni da includere nel tuo inventario:

• Identità dell’host e dell’ospite
• Indirizzo dell’alloggio
• Data e tipo di inventario
• Descrizione dell’alloggio stanza per stanza con lo stato degli oggetti
• Elenco di arredi e attrezzature con quantità e stato
• Foto per attestare visivamente lo stato

Per ogni oggetto o attrezzatura, ricordati di aggiungere sempre lo stato e una foto.

L’ideale è fare un inventario all’ingresso e all’uscita. Il confronto tra questi due stati giustificherà qualsiasi trattenuta sulla cauzione.

Per attivare i controlli del team in Nowistay, segui le istruzioni per creare le checklist e monitorare le missioni: Come creare checklist per i tuoi team (pulizie, ecc.) ; Gestire le attività del team (“Missioni”).

Come risparmiare tempo con un inventario digitale in un affitto breve?

Dì addio agli inventari cartacei

La prima soluzione che viene in mente per fare un inventario è usare un semplice modello stampabile e compilarlo con l’ospite. Ma i limiti emergono subito:

• Non puoi integrare le foto: è un problema per dimostrare i danni.
• La carta stessa: c’è un rischio maggiore di smarrimento e un archivio complicato (raccoglitori, cartelle, spazio).
• Condivisione complicata e lunga: bisogna scansionare il documento e inviarlo per email ai clienti. Queste attività possono diventare rapidamente dispendiose e a basso valore.

In sintesi, non è chiaramente l’opzione giusta per gestire su larga scala gli inventari dei tuoi affitti turistici.

Il buon vecchio Excel o Google Sheets

Quando si pensa alla digitalizzazione di un servizio di gestione immobiliare, alcuni pensano ai fogli di calcolo Excel o Google Sheets per gestire più facilmente gli inventari.

Anche se un foglio Excel o Google Sheets è piuttosto adatto perché personalizzabile e facilmente modificabile, ti renderai presto conto che purtroppo non è la soluzione migliore. Gestire Excel su smartphone o tablet è chiaramente una corsa a ostacoli. Questa soluzione è poco ergonomica e si adatta male ai dispositivi mobili.

Inoltre non potrai integrare foto in questo tipo di formato, tantomeno firme!

L’app di inventario: la soluzione più moderna

Oggi la soluzione più adatta per fare un inventario di un affitto turistico resta l’applicazione digitale, su smartphone o tramite web app.

Queste applicazioni permettono di fare l’inventario direttamente da uno smartphone con la possibilità di aggiungere foto e commenti, far firmare direttamente il viaggiatore…

Un’applicazione di inventario per affitti brevi ti permette di fare facilmente i tuoi inventari e di:

• Fare un check-in digitale
• Seguire un percorso guidato stanza per stanza
• Aggiungere foto dal telefono
• Far firmare l’ospite a distanza
• Generare automaticamente un PDF dall’aspetto professionale
• Conservare in un unico posto un monitoraggio completo e lo storico degli alloggi
• Risparmiare tempo prezioso (niente preparazione preventiva né scansione e reinserimento dei dati)
• Migliorare il rapporto con ospiti e proprietari guadagnando la loro fiducia e offrendo un monitoraggio serio del loro immobile.
• Rafforzare la tua professionalità con report chiari e strutturati inviati automaticamente a viaggiatori e proprietari.

In sintesi, anche se l’inventario non è obbligatorio negli affitti turistici, è molto raccomandato dalla maggior parte degli operatori del settore. Infatti ti permetterà di:

• Proteggere la cauzione,
• Limitare le controversie,
• Professionalizzare la tua attività e la tua immagine,
• Adattarti a un quadro normativo sempre più rigoroso per gli affitti turistici arredati.

Se fatto bene, questo documento può diventare un elemento centrale e un buon argomento di vendita sia per i tuoi clienti viaggiatori sia per i tuoi clienti proprietari. E grazie agli strumenti di inventario digitali puoi automatizzare gran parte del processo in modo semplice ed efficace, perfettamente in linea con le aspettative moderne di viaggiatori… e proprietari.

Domande frequenti

L'inventario è obbligatorio per gli affitti brevi?

L'inventario non è richiesto dalla legge per gli affitti brevi turistici come lo è per i contratti a lungo termine. Tuttavia è fortemente consigliato per tutelarsi in caso di danni e per facilitare le richieste attraverso piattaforme come Airbnb.

Come si fa l'inventario di un alloggio Airbnb?

Per un alloggio Airbnb l'inventario si può fare con foto con data e ora prima e dopo ogni soggiorno, un elenco dettagliato di arredi e attrezzature e una checklist di verifica che il team di pulizia può compilare a ogni cambio ospiti.

Quali sono i vantaggi dell'inventario negli affitti brevi?

L'inventario protegge i proprietari dai danni, facilita le richieste sulla cauzione, crea prove in caso di controversie e responsabilizza gli ospiti. Serve anche, nel lungo periodo, a monitorare l'usura dell'alloggio e a pianificare la sostituzione degli arredi.

Quali strumenti si possono usare per l'inventario di un affitto breve?

Esistono diverse soluzioni: app di inventario digitale specializzate, checklist integrate negli strumenti di gestione delle pulizie o soluzioni di co-host IA che automatizzano la documentazione fotografica e il monitoraggio delle attrezzature tra un ospite e l'altro.

Come si gestiscono i danni all'alloggio senza un inventario?

Senza un inventario formale è molto difficile dimostrare che un danno sia stato causato da un ospite specifico. Piattaforme come Airbnb richiedono prove fotografiche per le richieste, quindi una documentazione sistematica è essenziale per proteggersi.