[Gratis sjabloon] Airbnb-welkomstgids: invulbare PDF en Word

Dit sjabloon voor een Airbnb-welkomstgids is gratis en direct te downloaden, zonder dat je een e-mailadres hoeft achter te laten. Het telt 8 invulpagina’s, één per onderdeel, in twee formaten: een PDF om af te drukken en met de hand in te vullen, en een Word-bestand om op je computer aan te passen. Het is de opbouw die ik voor elke woning gebruik, uitgelegd in de gids Airbnb-welkomstgids maken met Canva-sjablonen.

Download het sjabloon

• Afdrukbaar PDF-sjabloon (A4, 9 pagina’s inclusief omslag, 220 KB)
• Bewerkbaar Word-sjabloon (.docx, werkt in Google Docs en Pages)

Beide bestanden mag je gratis gebruiken voor je woningen. Vervang de haakjes door je eigen gegevens, voeg je foto’s toe en druk het daarna af of exporteer het naar PDF.

Wat het sjabloon bevat: de 8 pagina’s

1. Welkom: je welkomstbericht, je voornaam, hoe gasten je bereiken, het adres van de woning.
2. Aankomst en toegang: check-in-tijd, code van de sleutelkluisje of het slimme slot, verdieping, intercom, parkeren, openbaar vervoer en ruimte voor een foto van de ingang.
3. Wifi: netwerknaam en wachtwoord in grote letters, ruimte voor de QR-code, wat te doen als de verbinding wegvalt.
4. De woning: verwarming, warm water, koffiemachine, kookplaat en oven, wasmachine, tv, afval en recycling, eigenaardigheden.
5. Huisregels: aantal gasten, roken, huisdieren, stiltetijden, feestjes en bezoek.
6. Mijn favoriete plekken: ontbijt, lunch, diner, boodschappen, bezienswaardigheden en activiteiten, met kinderen, een regenachtige avond.
7. Handige nummers: alarmnummers, dichtstbijzijnde apotheek, huisarts, jouw contactgegevens, je medehost of een buur.
8. Check-out: tijd, waar de sleutels achterblijven, de check-outchecklist en je bedankbericht.

Zo vul je het in 20 minuten in

1. Open het Word-bestand (of print de PDF) en begin met pagina 2 en 3: toegang en wifi zijn het eerste waar gasten naar zoeken.
2. Loop voor “De woning” door het pand met het sjabloon in de hand en noteer elke eigenaardigheid, hoe klein ook (de douche die 30 seconden nodig heeft om warm te worden, de oven die op slot gaat).
3. Beperk je favoriete plekken tot vijf of tien adressen die je een vriend zou aanraden, met bij elk één persoonlijke zin.
4. Formuleer de regels positief: zeg wat je verwacht en waarom, niet alleen wat verboden is. Meer hierover vind je in ons sjabloon voor Airbnb-huisregels.
5. Controleer de handige nummers, voeg je foto’s toe en exporteer het daarna naar PDF of druk het af. Doorloop vóór het delen onze checklist voor een Airbnb-welkomstgids.

Voorbeeld van een ingevulde pagina: aankomst

Check-in vanaf 16.00 uur. Het sleutelkluisje hangt links van de voordeur, de code is 2580. Ga naar de 2e verdieping, de deur aan de rechterkant. Voor parkeren is de parkeergarage Saint-Michel op 150 m afstand (met het parkeerkaartje uit deze gids krijg je korting). Vanaf het station zet bus 12 je af bij de halte Stadhuis, op twee minuten lopen.

Vier zinnen, geen enkel berichtje om 23.00 uur. Dat is het detailniveau waar je op elke pagina naar moet streven.

Afdrukken of als PDF versturen?

Allebei. Een afgedrukt exemplaar blijft in de woning voor gasten die liever papier hebben; de PDF gaat de dag vóór aankomst per bericht de deur uit. Met het Word-bestand houd je per woning één actuele versie bij en exporteer je in een minuut opnieuw als een code verandert.

En voor een welkomstgids die zichzelf bijwerkt

Een PDF- of Word-sjabloon heeft één beperking: bij elke wijziging van de wifi-code of een restaurant moet je het bestand opnieuw openen, opnieuw exporteren en opnieuw versturen. Heb je internationale gasten, dan heb je bovendien één versie per taal nodig. Daarom ben ik uiteindelijk overgestapt op een digitale welkomstgids.

Met de welkomstgids van Nowistay schrijft de AI in een paar minuten een complete eerste versie op basis van je advertentie, vertaalt die automatisch naar de taal van elke gast en deelt hem via een link of QR-code. Een wijziging is meteen zichtbaar voor alle gasten. Het opbouwen is gratis; het delen met gasten kost € 2 per woning per maand. Bekijk het resultaat in dit voorbeeld van een digitale welkomstgids en volg daarna de gids je digitale welkomstgids maken met AI.

Veelgestelde vragen

Is het sjabloon echt gratis?

Ja. De PDF- en Word-bestanden download je direct op deze pagina, zonder aanmelding of e-mailadres, en je mag ze voor al je woningen gebruiken.

Kan ik het sjabloon aanpassen?

Ja, daar is het Word-bestand voor: pas de koppen aan, voeg pagina’s toe of verwijder ze, voeg je foto’s en logo in. De PDF vul je na het afdrukken met de hand in.

Waarin verschilt het van een digitale welkomstgids?

Het sjabloon geeft je de opbouw en een net document in 20 minuten. Een digitale welkomstgids voegt directe updates, automatische vertaling en aanklikbare links (kaart, telefoon) toe, zonder dat je een bestand opnieuw hoeft te versturen. In onze vergelijking van de beste apps voor digitale gidsen vind je alle opties.