[Kostenlose Vorlage] Airbnb-Willkommensbuch zum Ausfüllen als PDF und Word

Diese Vorlage für ein Airbnb-Willkommensbuch ist kostenlos und lässt sich direkt herunterladen, ohne dass Sie eine E-Mail-Adresse angeben müssen. Sie umfasst 8 Seiten zum Ausfüllen, eine pro Abschnitt, in zwei Formaten: als PDF zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen und als Word-Datei zum Bearbeiten am Computer. Es ist der Aufbau, den ich für jede Unterkunft verwende, erklärt in der Anleitung Airbnb-Willkommensbuch mit Canva-Vorlagen.

Vorlage herunterladen

• Druckfähige PDF-Vorlage (A4, 9 Seiten inklusive Titelseite, 220 KB)
• Bearbeitbare Word-Vorlage (.docx, funktioniert auch in Google Docs und Pages)

Beide Dateien dürfen Sie kostenlos für Ihre Unterkünfte nutzen. Ersetzen Sie die Platzhalter in Klammern durch Ihre Angaben, fügen Sie Ihre Fotos hinzu und drucken Sie die Vorlage aus oder exportieren Sie sie als PDF.

Was die Vorlage enthält: die 8 Seiten

1. Willkommen: Ihre Begrüßung, Ihr Vorname, wie Gäste Sie erreichen, die Adresse der Unterkunft.
2. Anreise und Zugang: Check-in-Zeit, Code der Schlüsselbox oder des Smart Locks, Etage, Gegensprechanlage, Parkplatz, Verkehrsanbindung und Platz für ein Foto vom Eingang.
3. WLAN: Netzwerkname und Passwort in großer Schrift, Platz für den QR-Code, was zu tun ist, wenn die Verbindung abbricht.
4. Die Unterkunft: Heizung, Warmwasser, Kaffeemaschine, Herd und Backofen, Waschmaschine, Fernseher, Mülltrennung und Entsorgung, Eigenheiten.
5. Hausregeln: Anzahl der Gäste, Rauchen, Haustiere, Ruhezeiten, Partys und Besuch.
6. Meine Lieblingsorte: Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Lebensmittel einkaufen, Sehenswürdigkeiten und Aktivitäten, mit Kindern, ein regnerischer Abend.
7. Wichtige Nummern: Notruf, nächste Apotheke, Arzt, Ihr Kontakt, Ihr Co-Host oder ein Nachbar.
8. Check-out: Uhrzeit, wo die Schlüssel abgelegt werden, die Check-out-Checkliste und Ihr Dankeschön.

So füllen Sie sie in 20 Minuten aus

1. Öffnen Sie die Word-Datei (oder drucken Sie das PDF) und beginnen Sie mit den Seiten 2 und 3: Zugang und WLAN sind die beiden Dinge, die Gäste zuerst suchen.
2. Gehen Sie für „Die Unterkunft“ mit der Vorlage in der Hand durch die Wohnung und notieren Sie jede Eigenheit, auch die kleinste (die Dusche, die 30 Sekunden braucht, bis sie warm wird, der Backofen, der sich verriegelt).
3. Beschränken Sie Ihre Lieblingsorte auf fünf bis zehn Adressen, die Sie einem Freund empfehlen würden, mit je einem persönlichen Satz.
4. Formulieren Sie die Regeln positiv: Sagen Sie, was Sie erwarten und warum, nicht nur, was verboten ist. Mehr dazu in unserer Vorlage für Airbnb-Hausregeln.
5. Prüfen Sie die wichtigen Nummern, fügen Sie Ihre Fotos hinzu und exportieren Sie das Dokument als PDF oder drucken Sie es aus. Gehen Sie vor dem Teilen noch unsere Checkliste für das Airbnb-Willkommensbuch durch.

Beispiel für eine ausgefüllte Seite: Anreise

Check-in ab 16 Uhr. Die Schlüsselbox befindet sich links neben der Haustür, der Code lautet 2580. Gehen Sie in den 2. Stock, die Tür rechts. Zum Parken: Das Parkhaus Saint-Michel liegt 150 m entfernt (ermäßigter Tarif mit dem Ticket aus diesem Buch). Vom Bahnhof bringt Sie der Bus 12 zur Haltestelle Rathaus, von dort sind es zwei Minuten zu Fuß.

Vier Sätze, keine Nachricht um 23 Uhr. Dieses Maß an Detail sollten Sie auf jeder Seite anstreben.

Ausdrucken oder als PDF verschicken?

Beides. Ein gedrucktes Exemplar bleibt in der Unterkunft für Gäste, die Papier bevorzugen; das PDF schicken Sie am Tag vor der Anreise per Nachricht. Mit der Word-Datei halten Sie pro Unterkunft eine aktuelle Version bereit und exportieren sie in einer Minute neu, wenn sich ein Code ändert.

Und für ein Willkommensbuch, das sich selbst aktualisiert

Eine PDF- oder Word-Vorlage hat eine Grenze: Bei jeder Änderung des WLAN-Passworts oder jedem neuen Restaurant müssen Sie die Datei erneut öffnen, neu exportieren und noch einmal versenden. Wenn Sie internationale Gäste haben, brauchen Sie außerdem eine Version pro Sprache. Deshalb bin ich irgendwann auf ein digitales Willkommensbuch umgestiegen.

Beim Willkommensbuch von Nowistay schreibt die KI in wenigen Minuten aus Ihrem Inserat eine vollständige erste Version, übersetzt sie automatisch in die Sprache jedes Gastes und teilt sie per Link oder QR-Code. Jede Änderung ist sofort für alle Gäste sichtbar. Das Erstellen ist kostenlos; das Teilen mit Gästen kostet 2 € pro Unterkunft und Monat. Sehen Sie sich das Ergebnis in diesem Beispiel eines digitalen Willkommensbuchs an und folgen Sie dann der Anleitung So erstellen Sie Ihr digitales Willkommensbuch mit KI.

Häufig gestellte Fragen

Ist die Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. Die PDF- und Word-Dateien lassen sich direkt von dieser Seite herunterladen, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse, und Sie können sie für alle Ihre Unterkünfte verwenden.

Kann ich die Vorlage bearbeiten?

Ja, dafür ist die Word-Datei gedacht: Ändern Sie die Überschriften, fügen Sie Seiten hinzu oder entfernen Sie welche, und setzen Sie Ihre Fotos und Ihr Logo ein. Das PDF füllen Sie nach dem Ausdrucken von Hand aus.

Worin unterscheidet sie sich von einem digitalen Willkommensbuch?

Die Vorlage liefert Ihnen den Aufbau und ein sauberes Dokument in 20 Minuten. Ein digitales Willkommensbuch bietet zusätzlich sofortige Aktualisierungen, automatische Übersetzung und antippbare Links (Karte, Telefon), ohne dass Sie eine Datei erneut versenden müssen. Unser Vergleich der besten Apps für digitale Gästemappen stellt die Optionen im Detail vor.