Ein PDF-Willkommensbuch ist veraltet, sobald Sie es drucken; ein digitaler Guide ist in Sekunden aktualisiert, öffnet sich über einen Link oder QR-Code und lässt einen KI-Assistenten Gäste sofort beantworten. Dieser Leitfaden listet auf, was hineingehört, die Varianten für Word, Gîte, Englisch und QR-Code, und wie der Guide von Nowistay in 9 Sprachen übersetzt und als PDF exportiert wird.
Ersetzen Sie gedruckte Hefte durch einen Guide, der in Sekunden aktualisiert ist
Kostenlos testen, keine Kreditkarte. Der Willkommens-Guide von Nowistay ist per Link teilbar, pro Unterkunft anpassbar und in unter einer Stunde fertig.
Kostenlos testenEin Airbnb Willkommensbuch ist mehr als eine nette Zugabe: Es ist ein Eckpfeiler hervorragenden Gästeservice. Es erfüllt mehrere Zwecke: Erwartungen setzen, wichtige Informationen liefern und zeigen, wie viel Ihnen Gastfreundschaft bedeutet. Ein gut gemachtes Willkommensbuch senkt den Kommunikationsaufwand, weil es Fragen vorwegnimmt, die Gäste häufig haben, vom WLAN-Passwort bis zu Restaurantempfehlungen vor Ort. Außerdem gibt es eine persönliche Note und sorgt dafür, dass Gäste sich bei der Ankunft sofort zu Hause fühlen.
Das PDF-Format für ein Willkommensbuch wirkt praktisch: Es ist einfach zu erstellen und an Gäste zu senden. Aber als Airbnb-Gastgeber oder Property Manager wissen Sie, wie lästig es ist, es bei jeder Aktualisierung ändern zu müssen. Neuer WLAN-Code? Ein neues Restaurant zum Empfehlen? Änderung bei den Hinweisen zur Mülltrennung oder bei den Hausregeln? Alles muss neu gemacht und an jeden Reisenden erneut geschickt werden, in der Hoffnung, dass er die neueste Version ansieht.
Und ehrlich gesagt: Wer liest schon ein 15-seitiges PDF auf dem Handy, ohne genervt zu sein? Ganz zu schweigen von Reisenden, die es in ihren E-Mails nicht mehr finden oder sich gar nicht erst die Mühe machen, es zu öffnen. Ein digitales Heft dagegen wird in Echtzeit aktualisiert, ist mit einem Klick abrufbar und kann einen KI-Assistenten speisen, der die Fragen Ihrer Gäste mühelos beantwortet. Kein „Ich habe das Heft nicht erhalten“ oder „Ich finde das PDF nicht“ mehr, der Zugriff ist sofort (über eine URL oder einen QR-Code) und intuitiv!
Reisende lieben Einfachheit und Reaktionsschnelligkeit. Mit einem digitalen Willkommensbuch gibt es kein „Wie lautet der WLAN-Code?“ oder „Wie funktioniert die Heizung?“ mehr.
Und das ist nicht alles: Dank einer intuitiven Oberfläche und eines ansprechenden Designs finden Ihre Reisenden wesentliche Informationen in wenigen Sekunden. Sie können sogar Erklärvideos, interaktive Karten und persönliche lokale Empfehlungen einbinden. Ein echtes Plus für ein einzigartiges Reiseerlebnis! Und unter uns: Ein zufriedener Reisender ist ein Reisender, der wiederkommt … und der Ihre Unterkunft weiterempfiehlt!
Um eine digitale Version Ihres Willkommensbuchs zu erstellen und in den Sprachen Ihrer Gäste anzubieten, folgen Sie diesen Anleitungen von Nowistay: Wie erstellen Sie das Willkommensbuch mit KI? ; Wie übersetzen Sie das Willkommensbuch?.
Ein umfassendes Airbnb Willkommensbuch zu erstellen heißt, alle Bereiche abzudecken.
Beginnen Sie mit einer herzlichen Einleitung, die Ihre Persönlichkeit und Ihren Gastgeberstil widerspiegelt. Nehmen Sie Hausregeln, Check-in-/Check-out-Abläufe und Bedienungshinweise für Geräte auf, um anfängliche Verwirrung zu vermeiden. Ergänzen Sie lokale Empfehlungen, vom besten Brunch-Lokal bis zu verborgenen Schätzen, die nur Einheimische kennen. Karten, Notfallkontakte und ein FAQ-Abschnitt festigen zusätzlich Ihren Ruf als aufmerksamer Gastgeber. Denken Sie daran: Persönliche Note ist entscheidend; Gäste schätzen Details, die sagen „Sie sind mir wichtig“.
Hinter den meisten Suchen nach einer Vorlage steckt einer von vier Bedürfnissen. Hier eine praktische Antwort auf jedes.
Ein Textverarbeitungsprogramm genügt für einen ersten Entwurf. Legen Sie eine Überschrift pro Abschnitt an (Willkommen, Anreise und Zugang, WLAN, Geräte, Hausregeln, Müll und Recycling, Check-out, lokale Tipps, Notfälle), halten Sie jeden Abschnitt auf wenige kurze Zeilen und nutzen Sie die integrierten Überschriftenformate, damit sich das Inhaltsverzeichnis von selbst aktualisiert. Exportieren Sie vor dem Versand als PDF, damit das Layout am Handy hält. Die Grenze zeigt sich später: Jede Änderung bedeutet eine neue Datei zum erneuten Versand, und Gäste behalten die alte. Um zu prüfen, dass nichts fehlt, laden Sie unsere kostenlose Checkliste für das Willkommensbuch (PDF) herunter.
Eine Unterkunft auf dem Land braucht Abschnitte, die eine Stadtwohnung nicht braucht: genaue Wegbeschreibung für die letzten Kilometer (GPS-Apps können ländliche Adressen falsch verorten), wo man parkt, Mobilfunkempfang und in welchen Räumen das WLAN reicht, wie man den Holzofen oder Kamin sicher anzündet, Regeln zur Klärgrube (nichts außer Toilettenpapier), ob das Leitungs- oder Brunnenwasser trinkbar ist, Heizung und Warmwasser, Abfuhrtage der Mülltonnen, Öffnungszeiten der nächsten Bäckerei und des nächsten Lebensmittelladens, die nächste Apotheke und der nächste Arzt sowie Spaziergänge, die direkt an der Tür beginnen.
Schreiben Sie den Guide einmal in der Sprache, die Sie am besten beherrschen, und übersetzen Sie ihn dann, statt mehrere Dateien aktuell zu halten. Halten Sie Sätze kurz, vermeiden Sie Redewendungen und lokale Abkürzungen, schreiben Sie Uhrzeiten eindeutig (15:00 oder 3 PM), geben Sie Adressen genau so an, wie sie in eine GPS-App eingetippt werden müssen, und ergänzen Sie neben den lokalen Nummern die europäische Notrufnummer 112, die in jedem EU-Land kostenlos anrufbar ist (Your Europe). Dieselbe Logik gilt für Ihre Nachrichten: Sehen Sie sich an, wie Sie Gästen in ihrer eigenen Sprache antworten.
Ein QR-Code erreicht die Gäste, die vor der Anreise nie ihre Nachrichten geöffnet haben. Drucken Sie ihn groß genug, dass er aus einem Meter Entfernung scannbar ist, platzieren Sie ihn dort, wo Gäste bei der Ankunft hinsehen (innen an der Eingangstür, am Kühlschrank, neben dem Router) und testen Sie ihn vor jeder Saison mit zwei Handys. Lassen Sie ihn auf einen Online-Guide statt auf eine PDF-Datei zeigen, damit der Code sich nie ändern muss, wenn sich der Inhalt ändert. Wenn Sie Extras verkaufen, kann ein zweiter QR-Code direkt den Shop des Guides öffnen (siehe, wie KI Extras aus dem Willkommens-Guide verkauft).
Ihr Airbnb Willkommensbuch zu erstellen sollte zu gleichen Teilen Kreativität und Nutzwert enthalten. Verwenden Sie eine klare, schlichte Schrift und sorgen Sie für ein Gleichgewicht zwischen Text und Bildern: Im Urlaub liest nicht jeder lange Texte. Eine Prise Humor hält den Ton leicht und einladend. Nutzen Sie hochwertige Bilder Ihrer Unterkunft und der Sehenswürdigkeiten vor Ort. Online-Tools und Software bieten anpassbare Vorlagen, sodass Sie nicht bei null anfangen müssen. Denken Sie daran: Ein optisch ansprechender Guide informiert nicht nur, sondern stärkt auch Ihre Markenidentität.
Stellen Sie sich einen Assistenten vor, der Tag und Nacht verfügbar ist, um die Fragen Ihrer Gäste zu beantworten, ohne dass Sie eingreifen müssen. „Wo gibt es die besten vegetarischen Restaurants?“, „Wie bediene ich die Kaffeemaschine?“, „Welcher Strand in der Nähe ist der beste?“ … Ist Ihr Guide die Wissensbasis eines KI-Co-Hosts, kommen die Antworten sofort in den Nachrichten des Gastes an, was endlose Wechsel und Anrufe zu ungünstigen Zeiten vermeidet. In Nowistay liest der KI-Co-Host Ihren Guide, um auf Airbnb, Booking.com, Expedia, WhatsApp und per E-Mail zu antworten, und mit der Option Sprachassistent können Gäste im Guide auch „Talk to your assistant“ (mit Ihrem Assistenten sprechen) antippen und laut fragen.
Und das ist nicht alles: In Verbindung mit automatisierten Nachrichten erreicht der Link zum Guide jeden Gast vor der Anreise, und die KI übernimmt die Folgefragen und eskaliert an Sie, wenn ein Mensch gebraucht wird. Mehr als ein einfaches Heft wird er zu einem echten digitalen Concierge, der das Kundenerlebnis ohne Mühe Ihrerseits verbessert. Ihre Gäste sind beruhigt und selbstständig, und Sie sparen wertvolle Zeit, während Sie Ihr Image als professioneller Superhost stärken.
Ob Sie ein Studio im Stadtzentrum, ein Chalet in den Bergen oder eine Villa mit Pool verwalten: Ein digitales Willkommensheft passt sich Ihren spezifischen Bedürfnissen an. Schluss mit standardisierten, unpersönlichen Guides! Sie können Erklärvideos zur Bedienung der Ausstattung einbinden, interaktive Karten mit Ihren lokalen Empfehlungen ergänzen und das Erlebnis sogar nach Jahreszeit oder Profil des Reisenden anpassen (Familien, Paare, digitale Nomaden usw.).
Sind Sie Airbnb Property Manager mit mehreren verwalteten Unterkünften? Das digitale Heft erlaubt Ihnen, alle Ihre Unterkünfte in einer einzigen Oberfläche zu bündeln. Sie müssen nicht jeden Guide von Hand an Reisende schicken, alles ist automatisiert und mit wenigen Klicks erreichbar. Eine Änderung der Anweisungen für alle Ihre Unterkünfte? Aktualisieren Sie nur einmal, und die Informationen sind für alle Ihre Gäste sofort aktuell. Ergebnis: einfachere Verwaltung, besser informierte Kunden und ein gestärktes Markenbild.
Der Assistent zur Guide-Erstellung entwirft den Guide aus der URL Ihres Airbnb-Inserats und/oder Ihrem vorhandenen Heft (.pdf, .docx, .pptx, .txt, .md oder .html, bis zu 5 Dateien mit je 20 MB), oder Sie wählen Aus einem bestehenden Guide kopieren für eine ähnliche Unterkunft. Die automatische Übersetzung deckt 9 Sprachen ab (Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Deutsch, Portugiesisch, Russisch, Niederländisch und Chinesisch). Das Panel Teilen liefert den Link des Guides und einen QR-Code zum Platzieren in der Unterkunft, eine Variable in Ihren automatisierten Nachrichten sendet jedem Gast einen personalisierten Link, und Als PDF exportieren erzeugt pro Sprache eine druckbare Version, deren Rückseite einen QR-Code zum Online-Guide trägt. Der Willkommens-Guide allein kostet 2 € pro Unterkunft und Monat, der erste Monat ist gratis.
Mit dem vollständigen Abonnement des KI-Channel-Managers (12 € pro Unterkunft und Monat) beantwortet der KI-Co-Host Gäste anhand des Guides, und bei Unterkünften, die mit Nowistay PMS und einem Stripe-Konto verbunden sind, kann der Guide eine Shop-Seite mit kostenpflichtigen Extras samt eigenem Shop-QR-Code enthalten.
Wenn Sie nach einer Vorlage für ein Airbnb-Willkommensheft als PDF suchen, dann weil Sie Ihren Reisenden einen strukturierten und professionellen Empfang bieten wollen. Aber warum sich mit einem starren Format begnügen, wenn Sie mit einem digitalen Willkommensheft ein dynamisches, interaktives und viel wirksameres Erlebnis bieten können? Probieren Sie es jetzt aus und vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Ferienvermietungen!
Ein digitales Willkommensbuch ist besser als ein PDF, weil es sich in Echtzeit aktualisiert, ohne dass Dateien neu verschickt werden müssen, direkt per Link oder QR-Code am Smartphone erreichbar ist und interaktive Elemente wie Karten, Videos und Buchungslinks unterstützt. PDFs veralten schnell und sind nicht für das Lesen am Handy optimiert.
Canva bietet anpassbare PDF-Vorlagen, und Nowistay bietet eine kostenlose PDF-Checkliste mit allem, was ein Willkommensbuch enthalten sollte, sowie einen digitalen Willkommens-Guide, den ein KI-Assistent aus Ihrem Airbnb-Inserat oder Ihrem vorhandenen Heft entwirft. Der Vorteil eines digitalen Guides: Er bringt automatische Übersetzung mit und kann automatisch an jeden Gast gesendet werden.
Wählen Sie eine Online-Plattform für Willkommensbücher, importieren Sie Ihre Inhalte, fügen Sie interaktive Elemente hinzu (Links, Karten, Videos) und prüfen Sie jede Seite. In Nowistay liest der Assistent zur Guide-Erstellung Ihr vorhandenes Heft (.pdf, .docx, .pptx, .txt, .md oder .html, bis zu 5 Dateien mit je 20 MB) und/oder die URL Ihres Airbnb-Inserats und entwirft den Guide, den Sie dann prüfen.
Die wichtigsten Vorteile sind stets aktuelle Informationen, automatischer Versand vor der Anreise, mehrsprachige Übersetzung, weniger wiederkehrende Fragen und keine Druckkosten. Ein digitales Willkommensbuch stärkt außerdem das professionelle Markenbild.
Ein digitales Willkommensbuch ergänzt die Nachrichten, statt sie zu ersetzen. Es bündelt alle praktischen Informationen, nach denen Gäste typischerweise fragen, und senkt so das Nachrichtenaufkommen deutlich. Sie können den Link zum Willkommensbuch in Ihre automatisierten Nachrichten einfügen, damit der Informationsfluss für Gäste nahtlos ist.
Sie können selbst eine in Word oder Google Docs bauen: eine Überschrift pro Abschnitt (Anreise und Zugang, WLAN, Geräte, Hausregeln, Müll und Recycling, Check-out, lokale Tipps, Notfälle), kurze Zeilen, dann ein Export als PDF zum Lesen am Handy. Nowistay stellt keine Word-Datei bereit; es bietet eine kostenlose PDF-Checkliste dessen, was hineingehört, und der Assistent zur Guide-Erstellung kann Ihr fertiges .docx oder PDF in einen digitalen Guide verwandeln, den Sie per Link oder QR-Code teilen.
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Über 25 Jahre Erfahrung in Immobilieninvestments und anerkannter Experte für die Automatisierung der Kurzzeitvermietung. Bassel hilft Property Managern, ihren Umsatz zu steigern, Betriebskosten zu senken und 5-Sterne-Gästeerlebnisse zu bieten, mit KI-gestützten Tools, die er aus eigener Gastgeber-Erfahrung entwickelt hat.
