Een welkomstgids als PDF is verouderd zodra je hem print; een digitale gids wordt in seconden bijgewerkt, opent via een link of QR-code en laat een AI-assistent gasten direct antwoorden. Deze gids somt op wat erin hoort, de varianten voor Word, gîte, Engels en QR-code, en hoe de gids van Nowistay in 9 talen wordt vertaald en naar PDF wordt geëxporteerd.
Vervang gedrukte boekjes door een gids die in seconden wordt bijgewerkt
Gratis proefperiode, geen creditcard. De welkomstgids van Nowistay deel je via een link, pas je per accommodatie aan en is in minder dan een uur klaar.
Start gratis proefperiodeEen Airbnb-welkomstgids is meer dan een leuke extra: het is een hoeksteen van uitstekende gastenservice. Hij heeft meerdere functies: verwachtingen scheppen, belangrijke informatie geven en laten zien hoe toegewijd je bent aan gastvrijheid. Een goed opgestelde welkomstgids verkleint de behoefte aan overmatige communicatie doordat hij vragen die gasten vaak hebben voorkomt, van wifiwachtwoorden tot lokale restauranttips. Bovendien geeft hij een persoonlijke touch, zodat gasten zich bij aankomst meteen thuis voelen.
Het PDF-formaat voor een welkomstgids lijkt praktisch: het is makkelijk te maken en naar gasten te sturen. Maar als Airbnb-host of vastgoedbeheerder weet je hoe vervelend het is om hem bij elke wijziging opnieuw te moeten aanpassen. Wifi-code gewijzigd? Nieuw restaurant aangeraden? Wijziging in de afvalscheiding of de huisregels? Alles moet opnieuw worden gemaakt en naar elke reiziger worden teruggestuurd, in de hoop dat die de nieuwste versie raadpleegt.
En laten we eerlijk zijn: wie leest een PDF van 15 pagina’s op zijn telefoon zonder zich te ergeren? Om nog maar te zwijgen van de reizigers die hem niet meer terugvinden in hun e-mails of die niet de moeite nemen hem te openen. Een digitaal boekje wordt daarentegen in realtime bijgewerkt, is met één klik te bekijken en kan een AI-assistent voeden die de vragen van je gasten moeiteloos beantwoordt. Geen “ik heb het boekje niet ontvangen” of “ik kan de PDF niet vinden” meer: de toegang is direct (via een URL of QR-code) en intuïtief!
Reizigers houden van eenvoud en snelle reacties. Met een digitale welkomstgids horen vragen als “Wat is de wifi-code?” of “Hoe werkt de verwarming?” tot het verleden.
En dat is nog niet alles: dankzij een intuïtieve interface en een aantrekkelijk ontwerp vinden je reizigers essentiële informatie in slechts enkele seconden. Je kunt zelfs uitleg-video’s, interactieve kaarten en persoonlijke lokale aanbevelingen toevoegen. Een echte meerwaarde voor een unieke reizigerservaring! En onder ons: een tevreden reiziger is een reiziger die terugkomt… en je verhuur aanbeveelt!
Volg deze gidsen van Nowistay om een digitale versie van je welkomstgids te maken en aan te bieden in de talen van je gasten: Hoe maak je de welkomstgids met AI? ; Hoe vertaal je de welkomstgids?.
Een complete Airbnb-welkomstgids maken betekent alle bases dekken.
Begin met een warme introductie die je persoonlijkheid en gastheerschap weerspiegelt. Neem huisregels, in- en uitcheckprocedures en gebruiksaanwijzingen voor apparaten op om verwarring bij aankomst te voorkomen. Voeg daarna lokale aanbevelingen toe, van de beste brunchadressen tot verborgen pareltjes die alleen locals kennen. Kaarten, noodnummers en een onderdeel met veelgestelde vragen kunnen je reputatie als attente host verder verstevigen. Onthoud dat personalisatie de sleutel is; gasten waarderen details die zeggen: “ik geef om je.”
Achter de meeste zoekopdrachten naar een sjabloon schuilt een van vier behoeften. Hier is voor elk een praktisch antwoord.
Een tekstverwerker is prima voor een eerste versie. Maak één kop per onderdeel (welkom, aankomst en toegang, wifi, apparaten, huisregels, afval en recycling, uitchecken, lokale tips, noodgevallen), houd elk onderdeel tot een paar korte regels en gebruik de ingebouwde kopstijlen zodat de inhoudsopgave zichzelf bijwerkt. Exporteer naar PDF vóór het versturen, zodat de opmaak op een telefoon behouden blijft. De beperking komt later: elke wijziging betekent een nieuw bestand dat je opnieuw moet versturen, en gasten houden de oude versie. Download onze gratis checklist voor de welkomstgids (PDF) om te controleren of er niets ontbreekt.
Een verhuur op het platteland vraagt om onderdelen die een stadsappartement niet nodig heeft: nauwkeurige routebeschrijving voor de laatste kilometers (gps-apps kunnen landelijke adressen verkeerd plaatsen), waar je kunt parkeren, mobiel bereik en in welke kamers de wifi reikt, hoe je de houtkachel of open haard veilig aansteekt, regels voor de septic tank (alleen toiletpapier), of het kraan- of putwater drinkbaar is, verwarming en warm water, ophaaldagen van afval, openingstijden van de dichtstbijzijnde bakker en supermarkt, de dichtstbijzijnde apotheek en huisarts, en wandelingen die bij de deur beginnen.
Schrijf de gids één keer in de taal die je het best kent en vertaal hem daarna, in plaats van meerdere bestanden bij te houden. Houd zinnen kort, vermijd idiomen en lokale afkortingen, schrijf tijden ondubbelzinnig (15:00 of 3 PM), geef adressen precies zoals ze in een gps-app moeten worden ingevoerd en voeg naast de lokale nummers het Europese alarmnummer 112 toe, dat in elk EU-land gratis te bellen is (Your Europe). Dezelfde logica geldt voor je berichten: zie hoe je gasten in hun eigen taal antwoordt.
Een QR-code bereikt de gasten die hun berichten vóór aankomst nooit hebben geopend. Print hem groot genoeg om op een meter afstand te scannen, plaats hem waar mensen bij aankomst kijken (binnen bij de voordeur, op de koelkast, naast de router) en test hem vóór elk seizoen met twee telefoons. Laat hem naar een online gids verwijzen in plaats van naar een PDF-bestand, zodat de code nooit hoeft te veranderen wanneer de inhoud verandert. Als je extra’s verkoopt, kan een tweede QR-code direct de winkel van de gids openen (zie hoe AI extra’s verkoopt vanuit de welkomstgids).
Je Airbnb-welkomstgids maken vraagt om evenveel creativiteit als bruikbaarheid. Gebruik een duidelijk, beknopt lettertype en zorg voor een evenwicht tussen tekst en beeld: niet iedereen leest uitgebreid op vakantie. Een vleugje humor houdt de toon licht en boeiend. Gebruik foto’s van hoge kwaliteit van je accommodatie en lokale bezienswaardigheden. Online tools en software bieden aanpasbare sjablonen, zodat je niet helemaal opnieuw hoeft te beginnen. Onthoud dat een visueel aantrekkelijke gids niet alleen informeert, maar ook je merkidentiteit versterkt.
Stel je een assistent voor die dag en nacht beschikbaar is om de vragen van je gasten te beantwoorden, zonder dat jij hoeft in te grijpen. “Waar zijn de beste vegetarische restaurants?”, “Hoe gebruik ik het koffieapparaat?”, “Wat is het beste strand in de buurt?”… Wanneer je gids de kennisbank van een AI-medehost is, komen de antwoorden direct in de berichten van de gast, wat eindeloze uitwisselingen en telefoontjes op rare tijden voorkomt. In Nowistay leest de AI-medehost je gids om te antwoorden op Airbnb, Booking.com, Expedia, WhatsApp en e-mail, en met de optie voor de spraakassistent kunnen gasten in de gids ook op Praat met uw assistent tikken en hardop vragen stellen.
En dat is nog niet alles: gekoppeld aan geautomatiseerde berichten bereikt de link naar de gids elke gast vóór aankomst, en de AI handelt de vervolgvragen af en draagt over aan jou wanneer een mens nodig is. Meer dan een eenvoudig boekje wordt het een echte digitale conciërge die de gastervaring verbetert zonder moeite van jouw kant. Je gasten zijn gerustgesteld en zelfstandig, jij bespaart kostbare tijd en je versterkt je imago als professionele Superhost.
Of je nu een studio in het stadscentrum beheert, een chalet in de bergen of een villa met zwembad, een digitaal welkomstboekje past zich aan je specifieke behoeften aan. Geen gestandaardiseerde en onpersoonlijke gidsen meer! Je kunt uitleg-video’s over het gebruik van de uitrusting toevoegen, interactieve kaarten met je lokale aanbevelingen opnemen en de ervaring zelfs personaliseren naar het seizoen of het profiel van de reiziger (gezinnen, koppels, digitale nomaden, enzovoort).
Ben je een Airbnb-vastgoedbeheerder met meerdere accommodaties in beheer? Met het digitale boekje centraliseer je al je accommodaties in één interface. Je hoeft elke gids niet handmatig naar reizigers te sturen: alles is geautomatiseerd en met een paar klikken bereikbaar. Een wijziging in de instructies voor al je accommodaties? Werk één keer bij en de informatie is meteen actueel voor al je gasten. Resultaat: eenvoudiger beheer, beter geïnformeerde klanten en een sterker merkimago.
De Assistent voor gidsaanmaak stelt de gids op op basis van de URL van je Airbnb-advertentie en/of je bestaande boekje (.pdf, .docx, .pptx, .txt, .md of .html, maximaal 5 bestanden van elk 20 MB), of je kunt Kopiëren van een bestaande gids gebruiken voor een vergelijkbare accommodatie. Automatische vertaling omvat 9 talen (Engels, Frans, Spaans, Italiaans, Duits, Portugees, Russisch, Nederlands en Chinees). Het paneel Delen geeft de link van de gids en een QR-code om in de accommodatie te plaatsen, een variabele in je geautomatiseerde berichten stuurt elke gast een persoonlijke link, en Exporteren als PDF levert per taal een printbare versie op waarvan de achterpagina een QR-code naar de online gids bevat. De welkomstgids alleen kost € 2 per accommodatie per maand, met de eerste maand gratis.
Met het volledige AI Channel Manager-abonnement (€ 12 per accommodatie per maand) beantwoordt de AI-medehost gasten op basis van de gids, en bij accommodaties die met Nowistay PMS zijn verbonden en een Stripe-account hebben, kan de gids een Boutique-pagina met betaalde extra’s bevatten, met een eigen QR-code voor de winkel.
Als je op zoek bent naar een PDF-sjabloon voor een Airbnb-welkomstboekje, is dat omdat je je reizigers gestructureerd en professioneel wilt ontvangen. Maar waarom genoegen nemen met een vast formaat als je een dynamische, interactieve en veel effectievere ervaring kunt bieden met een digitaal welkomstboekje? Probeer het nu en vereenvoudig het beheer van je vakantieverhuur!
Een digitale welkomstgids presteert beter dan een PDF omdat hij in realtime wordt bijgewerkt zonder bestanden opnieuw te versturen, direct bereikbaar is via een link of QR-code op smartphones en interactieve elementen zoals kaarten, video's en boekingslinks ondersteunt. PDF's raken snel verouderd en zijn niet geoptimaliseerd om op mobiel te lezen.
Canva biedt aanpasbare PDF-sjablonen, en Nowistay biedt een gratis PDF-checklist met alles wat een welkomstgids moet bevatten, plus een digitale welkomstgids die een AI-assistent opstelt op basis van je Airbnb-advertentie of je bestaande boekje. Het voordeel van een digitale gids is dat hij automatische vertaling toevoegt en automatisch naar elke gast kan worden verstuurd.
Om je PDF-welkomstgids om te zetten naar digitaal, kies je een online platform voor welkomstgidsen, importeer je je inhoud, voeg je interactieve elementen toe (links, kaarten, video's) en controleer je elke pagina. In Nowistay leest de assistent voor het aanmaken van gidsen je bestaande boekje (.pdf, .docx, .pptx, .txt, .md of .html, maximaal 5 bestanden van elk 20 MB) en/of de URL van je Airbnb-advertentie en stelt hij de gids voor je op, zodat je hem kunt nalezen.
De belangrijkste voordelen zijn altijd actuele informatie, automatische verzending vóór aankomst, meertalige vertaling, minder terugkerende vragen en geen drukkosten. Een digitale welkomstgids versterkt ook het professionele imago van je merk.
Een digitale welkomstgids vult berichten aan in plaats van ze te vervangen. Hij bundelt alle praktische informatie waar gasten doorgaans naar vragen en vermindert zo het aantal berichten aanzienlijk. Je kunt de link naar de welkomstgids opnemen in je geautomatiseerde berichten voor een naadloze informatiestroom naar gasten.
Je kunt er zelf een maken in Word of Google Docs: één kop per onderdeel (aankomst en toegang, wifi, apparaten, huisregels, afval en recycling, uitchecken, lokale tips, noodgevallen), korte regels, en daarna een export naar PDF om op telefoons te lezen. Nowistay levert geen Word-bestand; het biedt een gratis PDF-checklist met wat erin hoort, en de assistent voor het aanmaken van gidsen kan je afgewerkte .docx of PDF omzetten in een digitale gids die je deelt via link of QR-code.
Beantwoord vragen van gasten voordat ze ze stellen
Meld je aan om het te testen: gasten vinden wat ze nodig hebben zonder je te mailen. € 2 per accommodatie per maand voor alleen de welkomstgids.
Probeer Nowistay gratis
Meer dan 25 jaar ervaring in vastgoedinvesteringen en erkend expert in het automatiseren van kortetermijnverhuur. Bassel helpt verhuurbeheerders hun omzet te verhogen, hun bedrijfskosten te verlagen en gasten een 5-sterrenervaring te bieden, met AI-tools die hij bouwde vanuit zijn eigen ervaring als host.
