Comment utiliser la base de connaissance privée du co-hôte IA ?

La base de connaissance privée vous permet de transmettre à votre co-hôte IA des informations et consignes que vous ne souhaitez pas partager avec tous les voyageurs, mais qui sont utiles pour lui permettre de répondre correctement à votre place. Elle ne remplace pas le livret d'accueil. Inutile de répéter les informations déjà dans le livret. Elle sert uniquement pour les contenus confidentiels, sensibles, exceptionnels ou contextuels.

Le livret d’accueil doit contenir tout ce que chaque voyageur doit connaître sur le logement : règles, fonctionnement des équipements, informations pratiques, points d’intérêt, etc.
La base de connaissance privée, elle, est faite pour tout ce que le voyageur n’a pas à savoir systématiquement, ou uniquement dans certaines situations. Elle peut également servir à donner des instructions internes au co-hôte IA.

Ce guide vous explique à quoi sert cette base de connaissance (ou FAQ) privée, et comment la configurer.

1. À quoi sert une base de connaissance privée ?

Partager des informations confidentielles ou sensibles

Certaines données ne doivent pas figurer dans le livret d'accueil que vous partagez à vos voyageurs :

• codes ou procédures que vous préférez garder en privé,
• consignes exceptionnelles à appliquer uniquement en cas de problème,
• détails techniques du logement,
• localisation du tableau électrique,
• ...

Ces informations peuvent être nécessaires à l’IA pour vous assister, mais ne doivent pas être visibles par tous les voyageurs. La base de connaissance privée est faite pour cela.

Éviter de divulguer certaines consignes aux voyageurs

Un voyageur n’a pas à savoir :

• une procédure interne qui ne le concerne que dans un cas précis,
• un détail potentiellement gênant,
• une consigne applicable uniquement lorsqu’un problème survient,
• ...

Dans ces situations, la base de connaissance privée permet au co-hôte IA de disposer de la bonne réponse quand nécessaire, sans exposition publique.

Donner des instructions réservées au co-hôte IA

Vous pouvez aussi y indiquer :

• des précisions sur la manière dont vous souhaitez que le co-hôte IA formule certaines réponses,
• des directives internes ("si X se produit, répond Y", "ne propose jamais Z", etc.),
• des éléments contextuels utiles uniquement à l'IA.

Ces informations ne doivent pas être dans le livret d'accueil car elles ne concernent pas le voyageur.

Modifier et supprimer facilement les questions/réponses

Chaque question/réponse peut être mise à jour à tout moment.
Une réponse n’est plus pertinente ? Deux clics sur l’icône corbeille suffisent à la faire disparaître.

Ne pas dupliquer ce qui figure déjà dans le livret d’accueil

Tout ce que chaque voyageur doit pouvoir consulter doit rester dans le livret d’accueil.
La base de connaissance privée ne sert pas à répéter ces informations. Elle complète uniquement ce qui doit rester confidentiel ou conditionnel.

2. Comment créer votre base de connaissance privée ?

Étape 1 : Accéder à la section “Base de connaissance”

Rendez-vous dans l’espace de gestion de votre co-hôte IA.

Cliquez sur le bouton "Assistant IA".

Dans le panneau de Configuration de l’assistant, allez à la dernière section intitulée "Base de connaissance privée du co-hôte IA".

Étape 2 : Ajouter une question

Cliquez sur “Modifier”.
Rédigez une question formulée comme un voyageur pourrait la poser, ou une situation où le co-hôte IA doit recevoir une instruction.

Exemples :

• Quel est le code de la boîte à clés ? (si vous ne souhaitez pas qu’il soit public)
• La climatisation fait beaucoup de bruit, est-ce normal ?
• En cas de panne électrique, que dois-je vérifier ?
• ...

Étape 3 : Rédiger la réponse

Indiquez la réponse que vous donneriez personnellement ou la consigne interne destinée à votre co-hôte IA. L'IA priorisera vos informations.

Conseil : soyez clair, concret et concis.

• Le tableau électrique se trouve derrière la porte du cellier, à gauche.
• Le climatiseur est ancien, un léger bruit est normal. Je prévois la rénovation avant l’été.
• Si un voyageur demande X, commence par répondre Y.

Cliquez sur « Ajouter la question ».

Étape 4 : Choisir si le co-hôte IA doit vous solliciter

Certaines situations nécessitent votre intervention (problème technique, incident). Pour chaque question, vous décidez si :

• le co-hôte IA peut répondre seul,
• il doit vous notifier par email et/ou WhatsApp.

Étape 5 : Sauvegarder

Cliquez sur le bouton "Sauvegarder".
La question est immédiatement intégrée à la base de connaissance privée.

3. Comment modifier ou supprimer une question ?

Modifier

• Cliquez sur le bouton "Modifier".
• Ouvrez la question concernée.
• Mettez à jour la formulation ou la réponse en cliquant sur le texte.
• Cliquez sur le bouton ✅ pour sauvegarder.

Supprimer

• Cliquez deux fois sur l’icône corbeille.
• La question disparaît de la base de connaissances.
  

4. Votre co-hôte IA utilise automatiquement la base de connaissance privée

Une fois configurée, l'IA :

• consulte votre base privée à chaque question d’un voyageur,
• applique vos règles d’autonomie,
• s'appuie sur les réponses et consignes privées que vous avez définies,
• ne montre jamais ces informations dans le livret d'accueil.
  

La base de connaissance privée est un outil stratégique : elle permet à votre co-hôte IA de répondre avec précision et cohérence sans divulguer des informations sensibles, conditionnelles ou confidentielles. Elle devient un véritable espace d'instructions internes, distinct du livret d'accueil, et vous donne un contrôle total sur ce que l'IA sait et ce qu'elle peut dire.