Automatiser les tâches de votre équipe de location saisonnière.

Lorsque vous gérez une location saisonnière (Airbnb, Booking, etc.), l'une de vos missions les plus importantes est la gestion de votre équipe : ménage, maintenance, urgences, et autres interventions. Et très vite, cela peut devenir un véritable casse-tête.

Il faut s'assurer qu'un membre de l'équipe de ménage est bien disponible pour chaque réservation, qu'il sait précisément quoi faire, puis vérifier que le travail a été correctement réalisé. Une fois la mission terminée, encore faut-il s'assurer que rien n'a été oublié et que tout problème détecté a bien été signalé.

Un logement laissé sale par un voyageur, un trou dans un mur, du linge manquant, plus de papier toilette… vous voyez le tableau. Le moindre oubli peut coûter cher : un commentaire négatif, une mauvaise note, et une baisse de performance de votre annonce.

C'est pourquoi une logistique parfaitement huilée et une gestion irréprochable sont indispensables. Grâce à Nowistay, vous pouvez automatiser toute cette organisation afin de garantir qu'aucune mission, tâche ou vérification ne passe à la trappe, tout en conservant une vision claire et un contrôle total sur vos opérations.

Comment activer l'automatisation des tâches de ménage ?

Voici les étapes à suivre pour activer l'automatisation des équipes et de leurs missions :

1. Assurez-vous de bien avoir connecté et synchronisé vos réservations (calendrier).
2. Indiquez les heures de check-in et check-out dans les données du logement (en savoir plus).
3. Ajoutez les membres de votre équipe et assignez-leur des rôles, puis configurez leurs disponibilités et leur langue pour que le dispatcher respecte leurs jours d'indisponibilité.
4. Depuis la page des réservations, cliquez sur « Créer les missions ménages manquantes » s'il vous manque des missions de ménage sur des réservations passées.
5. Ajoutez les checklists que votre équipe va devoir passer en revue pour chaque type de mission.
6. Activez l'automatisation des missions (voir l'article complet sur le fonctionnement automatique en détails).

Que se passe-t-il une fois que l'automatisation est activée ?

Une fois que c'est fait, voilà ce qui va se passer pour les missions de ménage :

• À chaque nouvelle réservation, une mission ménage va automatiquement être créée et assignée à l'équipe ménage.
• Si l'équipe de ménage se compose d'une seule personne, elle est automatiquement assignée à la mission de ménage. Elle reçoit une notification email/WhatsApp.
• Si l'équipe ménage se compose de plusieurs personnes, le comportement dépend du mode d'assignation que vous avez configuré (voir ci-dessous).
• Une fois la mission assignée, la personne reçoit un brief le matin de la mission pour lui résumer la mission du jour. Il lui indique la date prévue, le nombre de voyageurs à prévoir, etc. Elle peut également indiquer lorsqu'elle démarre la mission via un bouton dans le message WhatsApp ou email.
• Une fois le travail accompli, elle doit renseigner un formulaire qui va lui demander de vérifier la checklist ménage que vous avez définie, prendre des photos et ajouter un commentaire si nécessaire. Puis elle clique « Terminer la mission ». La mission est marquée comme terminée.
• Une fois la mission terminée, vous recevez un email/WhatsApp de confirmation avec un lien pour consulter le rapport de mission (photos, etc.).

Bien sûr, vous pouvez ajouter, modifier, assigner ou annuler des missions quand vous le souhaitez depuis la section « Missions ».

Vous pouvez créer des missions de plusieurs types :

• Ménage — liée à une réservation, créée automatiquement lorsque l'automatisation est activée.
• Maintenance — pour les travaux de réparation et d'entretien.
• Urgence — pour les problèmes nécessitant une intervention immédiate.
• Personnalisé — pour tout autre type de tâche.

Les personnes de l'équipe assignées seront notifiées et, de la même façon qu'expliqué plus haut pour le ménage, elles recevront un brief le matin de la mission et pourront soumettre un rapport à la fin.

La seule différence entre les missions ménage et les autres, c'est que les missions ménage doivent obligatoirement être liées à une réservation et que leur création peut être automatisée en activant l'automatisation depuis la section « Automatisations ». Les autres types de missions peuvent être liées à une réservation, mais c'est optionnel.

Rôles des membres d'équipe et accès au calendrier partagé

Chaque membre de votre équipe peut se voir attribuer un ou plusieurs rôles qui déterminent ce qu'il peut faire et ce qu'il peut voir. Nowistay prend en charge six rôles :

• Ménage — Pour votre personnel d'entretien. Les missions de ménage leur sont automatiquement assignées.
• Maintenance — Pour les réparations et l'entretien technique. Les missions de maintenance leur sont assignées.
• Urgence — Pour les problèmes urgents signalés par les voyageurs (fuites d'eau, accès bloqué). Les missions d'urgence sont dirigées vers ces membres.
• Manager — Pour un responsable d'équipe ou un gestionnaire de biens qui a besoin d'une vue d'ensemble.
• Check-in — Pour la personne en charge de l'accueil des voyageurs, qui a besoin de connaître chaque réservation.
• Propriétaire — Pour le propriétaire du logement qui souhaite une visibilité complète sur les réservations et un bilan financier.

Une distinction importante concerne la visibilité du calendrier partagé. Chaque membre d'équipe dispose d'un lien personnel vers un calendrier partagé accessible sans connexion. Ce qu'il y voit dépend de son rôle :

• Les rôles Ménage, Maintenance et Urgence ne voient que les réservations liées à leurs missions assignées. Cela permet de rester concentré : une personne au ménage ne voit que les réservations pour lesquelles elle doit intervenir, pas l'intégralité du calendrier.
• Les rôles Check-in, Propriétaire et Manager voient toutes les réservations des logements qui leur sont assignés. Ils disposent ainsi d'une vue complète du planning, indispensable pour coordonner les arrivées, gérer les disponibilités ou simplement garder un œil sur les opérations.

Un membre d'équipe peut cumuler plusieurs rôles. Par exemple, une personne peut être à la fois Ménage et Check-in, ce qui signifie qu'elle recevra les missions de ménage et aura une visibilité complète sur le calendrier.

Pour les propriétaires, le tableau de bord partagé affiche en plus un onglet Finances avec chiffre d'affaires, taux d'occupation et répartition par canal — voir Partager le tableau de bord avec votre équipe.

Mode d'assignation : comment les missions sont distribuées à votre équipe

Lorsqu'un logement possède plusieurs membres d'équipe avec le même rôle (par exemple, deux personnes au ménage), Nowistay doit savoir comment répartir les missions entre eux. Vous pouvez configurer ce réglage depuis la page Automatisations en cliquant sur l'icône des paramètres à côté de l'automatisation Ménage.

Trois modes d'assignation sont disponibles :

• Assignation manuelle — Chaque mission générée automatiquement vous est personnellement attribuée (statut : En attente de l'hôte). C'est ensuite à vous d'assigner manuellement chaque mission à un membre de votre équipe. Ce mode vous donne un contrôle total sur la répartition du travail.
• Distribution équilibrée — Nowistay assigne automatiquement chaque nouvelle mission au membre de l'équipe qui a eu le moins de missions récentes. Cela garantit une répartition juste et équitable de la charge de travail au sein de votre équipe, sans aucune intervention manuelle. Si un membre a réalisé 5 missions et un autre seulement 2, la prochaine mission ira à celui qui en a eu 2.
• Premier arrivé, premier servi — Tous les membres éligibles reçoivent une notification (email et/ou WhatsApp) et la première personne à accepter prend la mission. Ce mode est idéal lorsque vos équipes ont des emplois du temps flexibles et que vous souhaitez qu'elles s'organisent entre elles.

Le dispatcher respecte aussi les jours d'indisponibilité de chaque membre — un membre sur un jour d'off configuré est écarté pour les nouvelles attributions. Voir paramètres de disponibilité.

Lorsque vous créez une mission manuellement depuis le formulaire de création, vous pouvez soit l'assigner directement à un membre spécifique, soit sélectionner « Automatique » pour laisser le système appliquer le mode d'assignation configuré.

Si un logement n'a qu'un seul membre d'équipe avec le rôle correspondant, il est toujours assigné automatiquement, quel que soit le mode sélectionné.