Automatiser les tâches de votre équipe de location saisonnière.

NOTE : cette fonctionnalité est en BETA mais est parfaitement fonctionnelle !

Lorsque vous gérez une location saisonnière (Airbnb, Booking, etc.), l’une de vos missions les plus importantes est la gestion de votre équipe : ménage, maintenance, urgences, et autres interventions. Et très vite, cela peut devenir un véritable casse-tête.

Il faut s’assurer qu’un membre de l’équipe de ménage est bien disponible pour chaque réservation, qu’il sait précisément quoi faire, puis vérifier que le travail a été correctement réalisé. Une fois la mission terminée, encore faut-il s’assurer que rien n’a été oublié et que tout problème détecté a bien été signalé.

Un logement laissé sale par un voyageur, un trou dans un mur, du linge manquant, plus de papier toilette… vous voyez le tableau. Le moindre oubli peut coûter cher : un commentaire négatif, une mauvaise note, et une baisse de performance de votre annonce.

C’est pourquoi une logistique parfaitement huilée et une gestion irréprochable sont indispensables. Grâce à Nowistay, vous pouvez automatiser toute cette organisation afin de garantir qu’aucune mission, tâche ou vérification ne passe à la trappe, tout en conservant une vision claire et un contrôle total sur vos opérations.

Comment activer l'automatisation des tâches de ménage ?

Voici les étapes à suivre pour activer l’automatisation des équipes et de leurs missions :

1. Assurez-vous de bien avoir connecté et synchronisé vos réservations (calendrier).
2. Indiquez les heure de check-in et check-out dans les données du logement (en savoir plus).
3. Ajoutez les membres de votre équipe et assignez-leur des rôles (surtout l'équipe ménage dans un premier temps).
4. Depuis la page des réservations, cliquez sur "Créer les missions ménages manquantes" s'il vous manque des missions de ménages sur des réservations passées.
5. Ajoutez les checklists que votre équipe va devoir passer en revue pour chaque type de mission.
6. Activez l’automatisation des missions (voir l'article complet sur le fonctionnement automatique en détails).

Que se passe-t-il une fois que l'automatisation est activée ?

Une fois que c’est fait, voilà ce qui va se passer pour les missions de ménage :

• À chaque nouvelle réservation, une mission ménage va automatiquement être créée et assignée à l’équipe ménage.
• Si l’équipe de ménage se compose d’une seule personne, elle est automatiquement assignée à la mission de ménage. Elle reçoit une notification email/WhatsApp.
• Si l’équipe ménage se compose de plusieurs personnes, chaque personne va recevoir un message pour qu’elles puissent prendre la mission. Ils peuvent accepter ou refuser la mission. Le principe est premier arrivé, premier servi. La première qui accepte la mission est assignée à la mission.
• Une fois la mission assignée, la personne reçoit un brief le matin de la mission pour lui résumer la mission du jour. Elle lui indique la date prévue, le nombre de voyageurs à prévoir, etc. Mais surtout, elle peut indiquer lorsqu’elle démarre la mission par un bouton (depuis le message WhatsApp/Email).
• Une fois le travail accompli, elle doit renseigner un formulaire qui va lui demander de vérifier la checklist ménage que vous avez définie, prendre des photos et enfin ajouter un commentaire si nécessaire. Puis elle clique “Terminer la mission”. La mission est marquée comme terminée.
• Une fois la mission terminée, vous recevez un email/WhatsApp de confirmation avec un lien pour consulter le rapport de mission (photos, etc.).

Bien sûr, vous pouvez ajouter, modifier, assigner ou annuler des missions quand vous le souhaitez depuis la section “Missions”.

Vous pouvez ajouter des missions de plusieurs types :

• Ménage
• Maintenance
• Urgence
• Personnalisé

Les personnes de l’équipe assignées seront notifiées et de la même façon qu’expliqué plus haut pour le ménage, ils recevront un brief le matin de la mission et pourront indiquer un rapport à la fin de la mission.

La seule différence entre les missions ménage et les autres, c’est que les missions ménage doivent obligatoirement être liées à une réservation et que leur création peut être automatisée en activant l’automatisation depuis la section “Automatisation”.

Les autres types de missions peuvent être liées à une réservation mais c’est optionnel.

Et si j'ai plusieurs membres d'équipe et que je souhaite attribuer chaque tâche moi-même ?

Vous pouvez désactiver la règle du "premier arrivé, premier servi" lorsque plusieurs membres possèdent le même rôle pour une propriété.

Pour ce faire, rendez-vous simplement sur la page "Automatisations" et cliquez sur l'icône des paramètres. Il vous suffira ensuite d'activer l'interrupteur "Désactiver l'assignation automatique".

Dès lors, chaque mission créée automatiquement vous sera personnellement attribuée (statut "en attente de l'hôte"). Il vous incombera ensuite d'assigner la mission à l'un des membres de votre équipe.