Automatiser les tâches de votre équipe de location saisonnière.

Lorsque vous gérez une location saisonnière (type Airbnb ou Booking), une de vos missions primordiales est de gérer votre équipe (ménage, maintenance, urgences, etc.). Cela peut vite devenir un enfer. Vérifier qu’une personne de l’équipe de ménage est disponible pour chaque réservation, qu’elle sait quoi faire. Même lorsque la tâche est effectuée, vérifier que le travail est bien fait. S’assurer que l’équipe n’oublie rien et qu’elle remonte tout souci détecté.

Un voyageur a laissé le logement sale, un trou est apparu dans le mur, il manque un linge de lit, il n’y a plus de papier toilette. Bref, vous m’avez compris. Le risque, c’est que si vous oubliez le moindre détail, le prochain voyageur vous le fera payer avec un mauvais commentaire et une mauvaise note.

Il est donc crucial d’avoir une logistique parfaitement huilée et une gestion irréprochable. Vous allez justement pouvoir automatiser cette gestion directement depuis le service nowistay afin de vous assurer que jamais aucune mission, tâche ou vérification n’est oubliée tout en vous permettant de surveiller.

Voici les étapes à suivre pour activer l’automatisation des équipes et de leurs missions :

1. Assurez-vous de bien avoir connecté et synchronisé vos réservations (calendrier).
2. Ajoutez les membres de votre équipe et assignez-leur des rôles (surtout l"équipe ménage dans un premier temps).
3. Depuis la page des réservations, cliquez sur "Créer les missions ménages manquantes" s'il vous manque des missions de ménages sur des réservations passées.
4. Ajoutez les checklists que votre équipe va devoir passer en revue pour chaque type de mission.
5. Activez l’automatisation des missions (voir l'article complet sur le fonctionnement automatique en détails).

Une fois que c’est fait, voilà ce qui va se passer pour les missions de ménage :

• À chaque nouvelle réservation, une mission ménage va automatiquement être créée et assignée à l’équipe ménage.
• Si l’équipe de ménage se compose d’une seule personne, elle est automatiquement assignée à la mission de ménage. Elle reçoit une notification email/WhatsApp.
• Si l’équipe ménage se compose de plusieurs personnes, chaque personne va recevoir un message pour qu’elles puissent prendre la mission. Ils peuvent accepter ou refuser la mission. Le principe est premier arrivé, premier servi. La première qui accepte la mission est assignée à la mission.
• Une fois la mission assignée, la personne reçoit un brief le matin de la mission pour lui résumer la mission du jour. Elle lui indique la date prévue, le nombre de voyageurs à prévoir, etc. Mais surtout, elle peut indiquer lorsqu’elle démarre la mission par un bouton.
• Une fois la mission accomplie, elle doit renseigner un formulaire qui va lui demander de vérifier la checklist ménage que vous avez définie, prendre des photos et enfin ajouter un commentaire si nécessaire. Puis elle clique “Terminer la mission”. La mission est marquée comme terminée.
• Une fois la mission terminée, vous recevez un email/WhatsApp de confirmation avec un lien pour consulter le rapport de mission (photos, etc.).

Bien sûr, vous pouvez ajouter, modifier, assigner ou annuler des missions quand vous le souhaitez depuis la section “Missions”.

Vous pouvez ajouter des missions de plusieurs types :

• Ménage
• Maintenance
• Urgence
• Personnalisé

Les personnes de l’équipe assignées seront notifiées et de la même façon qu’expliqué plus haut pour le ménage, ils recevront un brief le matin de la mission et pourront indiquer un rapport à la fin de la mission.

La seule différence entre les missions ménage et les autres, c’est que les missions ménage doivent obligatoirement être liées à une réservation et que leur création peut être automatisée en activant l’automatisation depuis la section “Automatisation”.

Les autres types de missions peuvent être liées à une réservation mais c’est optionnel.