Sur nowistay vous pouvez gérer les missions assignées à vos équipes. Mais cela peut vite être pénible si vous devez créer une mission de ménage à chaque fois qu’une nouvelle réservation est effectuée sur vos logements.
En activant l’automatisation, les principales tâches (“missions”) seront créées et gérées automatiquement.
Pour cela, rien de plus simple :
- Aller sur la section des automatisations depuis le menu de gauche.
- Ensuite, à la ligne “Automatisation Ménage”, cliquez sur la liste de la colonne “Logements actifs”. Choisissez les logements pour lesquels vous souhaitez activer l’automatisation. Seuls les logements abonnés à l’offre “Assistant IA” fonctionneront. Vous pouvez le voir car les logements marqués “(non actifs)” ne fonctionneront pas (même si vous pouvez tout de même les choisir).
- Cliquez sur le bouton “Enregistrer”
Voilà, à partir de maintenant, voilà ce qui va se passer pendant que vous prenez votre café :
- À chaque nouvelle réservation sur un logement (pensez à vérifier la synchronisation), une mission de ménage va être créée automatiquement pour être prévue à la date de départ du voyageur et à l’heure de check-out configurée pour ce logement (voir comment configurer les heures de check-in et check-out d’un logement).
- Si vous n’avez qu’une seule personne assignée au ménage dans votre équipe pour ce logement, elle est automatiquement assignée et reçoit un message de confirmation (email et/ou WhatsApp).
- Si vous avez plusieurs membres de votre équipe assignés au ménage pour ce logement, alors chacun de ces membres va recevoir un message pour pouvoir indiquer s’il souhaite prendre la mission. Le 1er qui accepte la mission est assigné à la mission et les autres membres ne peuvent plus l’accepter.
- Une fois qu’un membre est assigné, il reçoit une notification de confirmation. Dans cette notification, il a également un bouton pour annuler s’il ne peut plus honorer la mission.
- Dans ce cas, s’il ne reste qu’un membre dans l’équipe, il est directement assigné et est prévenu.
- S’il restait plusieurs membres, le système attend que quelqu’un accepte.
- S’il tous les membres annulent ou refusent, alors vous êtes prévenu directement avec une notification pour prendre les mesures nécessaires et trouver une solution puis réassigner la mission (vous pouvez le faire depuis votre espace sur le site, section “Missions”).
Une fois une mission assignée, voilà ce qui va se passer ensuite :
- Le jour de la mission, le membre assigné reçoit un brief le matin à 6h. Ce brief est accompagné d’un bouton qui permet de démarrer la mission lorsque le membre démarre la mission.
- Le membre peut alors remplir la checklist prévue (voir comment fonctionnent les checklists), ajouter des photos (c’est obligatoire) et enfin indiquer un commentaire éventuel avant de terminer la mission.
- Lorsque la mission est terminée, vous recevez une confirmation avec la durée de la mission et un lien pour consulter le rapport d’intervention (avec la checklist remplie, les photos, etc.)
D’autres automatisations peuvent aussi se déclencher :
- Un rappel est envoyé le matin aux membres d’une mission qui attendent une confirmation de prise de membre.
- Un rappel à vous en tant qu’hôte ou gestionnaire : si la veille d’une réservation, personne n’a encore validé la prise d’une mission de ménage.
- Un rappel à vous en tant qu’hôte ou gestionnaire : si une réservation n’a aucune mission de ménage associée, faites le nécessaire.
Les automatisations fonctionnent pour tous les types de missions. La seule différence, c’est que les missions de ménage sont les seules à se créer automatiquement à chaque réservation. Les autres (maintenance, urgence, etc.) devront être créées manuellement mais bénéficient aussi du suivi automatique, rapport de mission, etc.
