Comment renseigner mes équipes (ménage, maintenance, etc.)

nowistay vous permet de gérer l'ensemble de votre équipe de location courte durée. De l'automatisation des tâches récurrentes à la gestion des demandes d'arrivée anticipée et de départ tardif des clients, cela permet de déléguer de nombreuses tâches à l'IA et au système intelligent.

Comment ajouter un membre de l'équipe ?

Pour ajouter vos équipes sur nowistay, rendez-vous d'abord dans la section « Équipes ».

Cliquez ensuite sur le bouton « + » pour ajouter un nouveau membre de l'équipe.

Dans la fenêtre, saisissez :

• Prénom / Nom
• Email
• Numéro de téléphone (important pour les notifications WhatsApp)

Ensuite, attribuez le(s) rôle(s) du membre parmi :

• Nettoyage : personne responsable du nettoyage
• Maintenance : la personne responsable de toute tâche de maintenance
• Manager : parfois appelé « responsable de secteur » ; responsable des opérations
• Urgences : la personne qui doit gérer les urgences signalées par les clients (fuites d'eau, impossibilité d'accéder au logement, etc.)

Un membre de l'équipe peut avoir plusieurs rôles. Par exemple, le responsable de la maintenance peut également gérer les urgences. La personne qui effectue le nettoyage peut également être responsable de la maintenance de votre bien.

Configurez ces rôles en fonction des tâches que la personne effectue dans vos logements.

• Ensuite, spécifiez les logements où ce membre de l'équipe travaillera.
• Enfin, choisissez les canaux de communication pour l'envoi des notifications concernant les tâches assignées (briefings, rappels, confirmations, etc.). Vous pouvez choisir email, WhatsApp, ou les deux.

Et voilà, le membre de l'équipe est maintenant prêt à recevoir des tâches. L'étape suivante consiste à créer des tâches (missions).

Quelles données sont partagées avec l'équipe ?

Le membre de l'équipe ne reçoit aucun message ni invitation à ce stade. En fait, il n'a pas besoin de compte avec identifiants car aucune information confidentielle n'est partagée avec l'équipe.

L'équipe reçoit uniquement des alertes de mission et des messages avec le contenu de la tâche assignée (date, description, type et date prévue). Ils auront également accès à un calendrier partagé dédié et à un tableau de bord des missions. Cet espace est partagé via une URL privée.

Toutes les actions que le membre de l'équipe peut effectuer (accepter ou refuser des missions) sont fournies dans les messages qu'il reçoit et sont valables uniquement pendant une courte période avec une URL privée (pour des raisons de sécurité).

L'objectif ici est d'éviter de trop compliquer le processus d'intégration ou de suppression d'un membre de l'équipe tout en conservant les actions essentielles et les données minimales dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches assignées.

Quel type d'alertes et de messages le membre de l'équipe reçoit-il ?

Voici les messages qui sont envoyés à un membre de l'équipe :

• Un message de confirmation chaque fois qu'une nouvelle mission est assignée (ou un message lorsqu'une nouvelle mission est disponible afin qu'il/elle puisse la prendre).
• Un message lorsqu'une mission assignée est modifiée (bien que cela soit optionnel lorsque vous modifiez une mission grâce à une case à cocher).
• Un briefing matinal concernant la mission prévue pour la journée avec un lien pour démarrer / terminer la mission avec photos, checklist.
• Un membre de l'équipe de nettoyage peut également recevoir les demandes d'arrivée anticipée et de départ tardif des clients pour accepter / refuser ou proposer un nouvel horaire (voir l'article pour plus de détails).

Le membre de l'équipe a-t-il accès à un tableau de bord / calendrier ?

Oui, chaque membre de l'équipe peut accéder à une URL privée dédiée pour voir le calendrier avec ses missions et un tableau de bord de ses missions à venir.

Cet espace affiche uniquement ce que le membre de l'équipe a besoin de savoir (lots de missions, horaires). Il n'affiche pas d'informations confidentielles comme les noms, l'adresse de la propriété ou toute autre donnée privée.

Vous pouvez partager l'adresse de cette espace directement depuis la page "Équipe" mais il pourra le consulter aussi depuis certains messages (comme le brief par exemple).