Comment renseigner mes équipes (ménage, maintenance, etc.)

nowistay vous permet de gérer l'ensemble de votre équipe de location courte durée. De l'automatisation des tâches récurrentes à la gestion des demandes d'arrivée anticipée et de départ tardif des clients, cela permet de déléguer de nombreuses tâches à l'IA et au système intelligent.

Comment ajouter un membre de l'équipe ?

Pour ajouter vos équipes sur nowistay, rendez-vous d'abord dans la section « Équipes ».

Cliquez ensuite sur le bouton « + » pour ajouter un nouveau membre de l'équipe.

Dans la fenêtre, saisissez :

• Prénom / Nom
• Email
• Numéro de téléphone (important pour les notifications WhatsApp)

Ensuite, attribuez le(s) rôle(s) du membre parmi :

• Ménage — personne responsable du nettoyage.
• Maintenance — la personne responsable de toute tâche de maintenance.
• Urgences — la personne qui doit gérer les urgences signalées par les clients (fuites d'eau, impossibilité d'accéder au logement, etc.).
• Check-in — la personne qui gère l'accueil des voyageurs et qui doit connaître chaque réservation (remise de clés, codes de serrure connectée).
• Manager — parfois appelé « responsable de secteur » ; responsable des opérations (ménage, maintenance, accueil). Visibilité complète du calendrier.
• Propriétaire — pour le propriétaire du logement qui souhaite une visibilité sur les réservations et un bilan financier. Pas de missions opérationnelles par défaut.

Un membre de l'équipe peut avoir plusieurs rôles. Par exemple, le responsable de la maintenance peut également gérer les urgences. La personne qui effectue le nettoyage peut également gérer le check-in de votre bien.

Configurez ces rôles en fonction des tâches que la personne effectue dans vos logements.

• Ensuite, spécifiez les logements où ce membre de l'équipe travaillera.
• Choisissez les canaux de communication pour l'envoi des notifications (briefings, rappels, confirmations, etc.) — email, WhatsApp, ou les deux.
• Vous pouvez aussi régler la langue du membre et ses jours d'indisponibilité depuis le même formulaire — voir Configurer les paramètres d'un membre d'équipe : disponibilités et langue.

Et voilà, le membre de l'équipe est maintenant prêt à recevoir des tâches. L'étape suivante consiste à créer des tâches (missions) — ou laisser l'automatisation s'en charger (voir Automatiser les tâches de votre équipe).

Quelles données sont partagées avec l'équipe ?

Le membre de l'équipe ne reçoit aucun message ni invitation à ce stade. En fait, il n'a pas besoin de compte avec identifiants car aucune information confidentielle n'est partagée avec l'équipe.

L'équipe reçoit uniquement des alertes de mission et des messages avec le contenu de la tâche assignée (date, description, type et date prévue). Ils auront également accès à un calendrier partagé dédié et à un tableau de bord des missions. Cet espace est partagé via une URL privée.

Toutes les actions que le membre de l'équipe peut effectuer (accepter ou refuser des missions, démarrer, terminer) sont fournies dans les messages qu'il reçoit et depuis son tableau de bord ; les liens d'action dans les messages sont valables pendant une courte période (pour des raisons de sécurité).

L'objectif ici est d'éviter de trop compliquer le processus d'intégration ou de suppression d'un membre de l'équipe tout en conservant les actions essentielles et les données minimales dont ils ont besoin pour accomplir leurs tâches assignées.

Quel type d'alertes et de messages le membre de l'équipe reçoit-il ?

Voici les messages qui sont envoyés à un membre de l'équipe :

• Un message de confirmation chaque fois qu'une nouvelle mission est assignée (ou un message lorsqu'une nouvelle mission est disponible afin qu'il/elle puisse la prendre — premier arrivé, premier servi).
• Un message lorsqu'une mission assignée est modifiée (bien que cela soit optionnel grâce à une case à cocher).
• Un briefing matinal concernant la mission prévue pour la journée, avec un lien pour démarrer et terminer la mission avec photos et checklist.
• Un membre de l'équipe de nettoyage peut également recevoir les demandes d'arrivée anticipée et de départ tardif des clients pour accepter, refuser ou proposer un nouvel horaire (voir l'article pour plus de détails).
• Un membre ayant le rôle Urgences reçoit une alerte quand un voyageur signale un incident (par ex. « pas d'eau », « porte bloquée »), avec le contenu du message et un lien pour intervenir.

Toutes les notifications sont envoyées dans la langue choisie pour ce membre (français, anglais ou espagnol — réglable individuellement).

Le membre de l'équipe a-t-il accès à un tableau de bord / calendrier ?

Oui — chaque membre de l'équipe peut accéder à une URL privée dédiée pour voir le calendrier de ses missions et un tableau de bord de ses missions à venir. Les propriétaires voient en plus un onglet Finances avec le chiffre d'affaires, le taux d'occupation et la répartition par canal pour leurs biens.

Cet espace n'affiche que ce dont le membre a besoin. Les noms des voyageurs, l'adresse précise du bien et autres données privées ne sont pas exposés aux rôles opérationnels (Ménage, Maintenance, Urgences).

Vous pouvez partager l'adresse de cet espace directement depuis la page « Équipes ». Il pourra également la consulter depuis certains messages (comme le brief par exemple).

Étapes suivantes

La plupart des hôtes peaufinent deux réglages juste après l'ajout d'un membre : ses jours d'indisponibilité et sa langue de tableau de bord.

→ Continuez avec Configurer les paramètres d'un membre d'équipe, puis Partager le tableau de bord avec votre équipe.