Comment configurer les messages automatiques aux voyageurs

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Comment configurer les messages automatiques aux voyageurs

Pourquoi automatiser vos messages aux voyageurs ?

Envoyer le bon message au bon moment est essentiel pour offrir une excellente expérience voyageur — mais le faire manuellement pour chaque réservation prend énormément de temps. Avec les messages automatiques de Nowistay, vous pouvez configurer des messages qui s'envoient automatiquement à la confirmation d'une réservation, avant le check-in ou au check-out.

Vous pouvez générer des modèles avec l'IA en quelques secondes, les personnaliser avec des variables dynamiques (prénom du voyageur, heure de check-in, lien vers le livret d'accueil, lien de dépôt de garantie, lien de vérification d'identité, lien WhatsApp, code de serrure connectée, etc.), choisir le canal d'envoi (boîte OTA, email, WhatsApp, une combinaison, ou par email à un membre de l'équipe), ajouter des conditions pour cibler les bonnes réservations, prévisualiser exactement ce que votre voyageur recevra et suivre chaque message depuis un tableau de bord unique.

Mieux encore, vous pouvez créer des versions multilingues de chaque modèle pour que vos voyageurs reçoivent le message dans leur propre langue — avec un repli automatique vers la langue par défaut si nécessaire.

Ce guide vous accompagne à travers chaque étape.

Avant de commencer

Pour utiliser les messages automatiques, vous aurez besoin de :

  • Au moins un logement connecté via Nowistay PMS
  • Un abonnement AI Channel Manager actif sur ce logement

Si vous n'avez pas encore connecté votre logement, consultez notre guide sur comment créer votre premier bien. Pour envoyer aussi des messages WhatsApp, consultez la messagerie WhatsApp avec les voyageurs.

Étape 1 : Ouvrir la page Automatisations

  1. Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Automatisations dans la barre latérale gauche (sous Logistique)
  2. Vous verrez la liste de tous les types d'automatisation disponibles. Repérez la ligne « Messages Voyageurs »

Vous pouvez aussi accéder directement à app.nowistay.com/hub/automations.

Page Automatisations de Nowistay montrant les trois types d'automatisation : Automatisation Ménage, Coordination IA Équipe et Messages Voyageurs
La page Automatisations — la ligne Messages Voyageurs est celle où vous gérez vos messages automatiques

Étape 2 : Sélectionner les logements concernés

Sur la ligne Messages Voyageurs, vous verrez un sélecteur de logements. Cliquez dessus pour choisir quels logements doivent bénéficier des messages automatiques.

  • Cliquez sur « Sélectionner des logements » pour ouvrir la liste déroulante
  • Utilisez le champ de recherche pour trouver un logement par son nom
  • Cochez les logements souhaités, ou utilisez « Tout sélectionner »
  • Cliquez sur le bouton de confirmation pour sauvegarder

Seuls les logements connectés via la méthode Nowistay PMS apparaissent dans cette liste. Si un logement manque, vérifiez qu'il est bien synchronisé via l'intégration PMS.

Étape 3 : Ouvrir le panneau des modèles

Sur la ligne Messages Voyageurs, cliquez sur l'icône de message (la bulle de conversation). Cela ouvre le panneau « Modèles de messages voyageurs » où vous créez et gérez tous vos modèles.

Si c'est votre première fois, vous verrez : « Aucun modèle de message — Ajoutez des modèles pour envoyer automatiquement des messages à vos voyageurs aux moments clés. »

Panneau des modèles de messages voyageurs montrant quatre modèles regroupés par événement déclencheur avec les boutons Ajouter un message et Générer avec l'IA
Le panneau des modèles — créez, modifiez, réordonnez et gérez vos modèles

Étape 4 : Créer vos premiers modèles

Vous avez deux options pour démarrer :

Option A : Générer avec l'IA (le plus rapide)

Si vous n'avez pas encore créé de modèles, cliquez sur le bouton « Générer avec l'IA ». L'IA créera un ensemble complet de modèles couvrant vos trois moments clés :

  • Réservation confirmée — envoyé quand une nouvelle réservation est créée
  • Check-in — envoyé autour de la date d'arrivée du voyageur
  • Check-out — envoyé autour de la date de départ du voyageur

Les modèles générés sont personnalisés en fonction des détails de votre logement, du contenu de votre livret d'accueil et de votre style de communication. La génération prend généralement quelques secondes.

Une fois générés, vous pouvez modifier, réordonner ou supprimer n'importe quel modèle. Si vous voulez repartir de zéro, supprimez tous les modèles existants et le bouton « Générer avec l'IA » redevient disponible.

Option B : Créer manuellement

Cliquez sur « + Ajouter un message » pour ouvrir l'éditeur de modèle et construire un modèle de zéro. Ceci est expliqué en détail dans l'étape suivante.

Étape 5 : Modifier un modèle

Que vous modifiiez un modèle généré par l'IA ou que vous en créiez un nouveau, l'éditeur de modèle vous permet de configurer chaque aspect de votre message automatique. Voici chaque champ expliqué :

Logements

Choisissez à quels logements ce modèle s'applique :

  • Tous les logements (par défaut) — le message s'envoie pour les réservations de tous vos logements connectés
  • Logements spécifiques — sélectionnez un ou plusieurs logements dans la liste déroulante. Utile quand un logement a des instructions spécifiques (un processus de check-in différent, des détails d'adresse particuliers, etc.)

Événement déclencheur

C'est le moment où le message doit être déclenché. Choisissez parmi :

  • Réservation confirmée — se déclenche quand une nouvelle réservation est créée sur n'importe quelle plateforme connectée
  • Check-in — se déclenche autour de la date d'arrivée du voyageur
  • Check-out — se déclenche autour de la date de départ du voyageur
  • Manuel — le modèle ne s'envoie jamais automatiquement. Vous l'envoyez vous-même, une réservation à la fois, depuis le tiroir de prévisualisation.

Modèles manuels. Choisissez « Manuel » quand vous voulez un message prêt à l'emploi à envoyer à la demande, plutôt que sur un événement fixe. L'éditeur affiche le texte d'aide « Les modèles manuels s'envoient uniquement depuis le tiroir de prévisualisation. » Le champ Délai (heures) est désactivé (le message n'est jamais programmé), et les conditions ne sont pas appliquées automatiquement puisque vous choisissez vous-même la réservation. Cas d'usage typiques : suivi d'un incident, instructions de check-in spécifiques à une réservation, rappels de paiement ponctuels, ou tout message que vous composez souvent mais avec des ajustements au cas par cas.

Comment envoyer un modèle manuel. Ouvrez le tiroir d'aperçu (icône œil sur la carte du modèle), sélectionnez une réservation et cliquez sur « Aperçu ». Nowistay résout toutes les variables comme d'habitude avec les données réelles de la réservation : nom du voyageur, dates, code de serrure, etc. Comme le modèle est manuel, les champs Objet et Corps du message deviennent modifiables directement dans l'aperçu : ajustez-les avec les détails propres au cas (une heure d'arrivée précise, une référence interne, des excuses) et cliquez sur « Envoyer maintenant » pour livrer. Voir l'Étape 6 ci-dessous pour le flux complet de l'aperçu.

Délai (heures)

Cela contrôle combien d'heures avant ou après l'événement déclencheur le message est envoyé. Le champ est désactivé quand l'événement déclencheur est « Manuel », puisque les modèles manuels ne sont pas programmés.

  • Saisissez un nombre d'heures dans le champ
  • Cliquez sur « Avant l'événement » ou « Après l'événement » pour définir le sens
  • Mettez 0 pour envoyer au moment exact de l'événement

L'éditeur affiche un exemple en temps réel sous le champ. Par exemple : « Exemple : Check-in le 15/03/26, 15:00, message envoyé le 14/03/26, 15:00 » (pour un envoi 24 heures avant).

Boîte de dialogue Modifier le message montrant le sélecteur de logements, l'événement déclencheur, le délai avec les boutons Avant/Après, le sélecteur Envoi, l'objet et le corps du message avec le bouton Insérer une variable
L'éditeur de modèle — configurez l'événement déclencheur, le délai, le canal d'envoi, l'objet et le corps du message

Envoi

Le menu déroulant « Envoi » contrôle qui reçoit le message et sur quel canal. Trois options sont disponibles :

  • Auto (par défaut) — Nowistay choisit le meilleur canal selon la provenance de la réservation :
    • Airbnb, Booking.com, Expedia → le message est délivré dans la boîte de messagerie de l'OTA. Le voyageur le reçoit directement dans sa plateforme de réservation.
    • Vrbo et Réservation directe → le message est délivré par email à l'adresse du voyageur.
  • WhatsApp — le message est délivré par WhatsApp si le voyageur a un numéro de téléphone. Nowistay envoie aussi une copie par email en repli (sauf pour les adresses relais Booking.com, qui ne sont pas utilisables). Le message n'est pas posté dans la boîte de messagerie de l'OTA dans ce mode.
  • Membre de l'équipe — le message est envoyé par email à un membre de votre équipe que vous choisissez, et non au voyageur. Utile pour alerter une personne de votre équipe au sujet d'une réservation au lieu de communiquer avec le voyageur. WhatsApp et la boîte OTA sont désactivés dans ce mode (envoi par email uniquement au membre d'équipe sélectionné).

Le texte d'aide sous le champ vous le rappelle : « Auto envoie via l'OTA quand disponible, sinon par email. Le mode WhatsApp envoie l'email quand il est valide et envoie aussi WhatsApp. Utilisez l'option ci-dessous pour ajouter WhatsApp en mode Auto. »

Envoyer à un membre de l'équipe. Lorsque vous sélectionnez « Membre de l'équipe » dans le menu Envoi, un second champ apparaît juste en dessous : « Membre de l'équipe ». Ouvrez-le et choisissez la personne qui doit recevoir ce message. Seuls les membres actifs avec une adresse email valide apparaissent dans la liste. Si vous avez limité le modèle à certains logements en haut du formulaire, seuls les membres assignés à ces logements sont éligibles. Vous pouvez personnaliser le message avec des variables propres à l'équipe ({{team_member_first_name}}, {{team_member_last_name}}, {{team_member_full_name}}) en plus des variables habituelles de réservation (nom du voyageur, dates, logement, code de serrure connectée, etc.).

Exemple : alerter le responsable du check-in d'une arrivée à venir. Cas d'usage classique : prévenir la personne en charge des check-ins quelques heures avant l'arrivée d'un voyageur, pour qu'elle puisse tout préparer. Voici la configuration :

  1. Logements : sélectionnez les logements dont ce membre s'occupe (ou laissez « Tous les logements » s'il les couvre tous).
  2. Événement déclencheur : Check-in.
  3. Délai : choisissez Avant l'événement et saisissez le nombre d'heures de préavis souhaité, par exemple 3 heures avant le check-in.
  4. Envoi : Membre de l'équipe.
  5. Membre de l'équipe : sélectionnez la personne en charge des check-ins.
  6. Objet : par exemple « Check-in aujourd'hui : {{guest_full_name}} à {{check_in_time}} ({{property_name}}) ».
  7. Corps du message : incluez les détails utiles à la préparation, par exemple : « Bonjour {{team_member_first_name}}, {{guest_full_name}} ({{guest_count}} voyageurs) arrive aujourd'hui à {{check_in_time}} au logement {{property_name}}, {{property_address}}. Réservation {{reservation_number}}, {{number_of_nights}} nuits. Code de serrure : {{smartlock_code}}. »
  8. Enregistrez le modèle. Désormais, à chaque arrivée prévue dans ces logements, votre membre d'équipe reçoit un email 3 heures avant avec toutes les informations nécessaires.

Vous pouvez construire le même type d'alerte interne pour n'importe quel moment d'une réservation : une notification de ménage pour l'équipe d'entretien en passant l'événement à Check-out, ou un briefing « nouvelle réservation reçue » avec Réservation confirmée.

Ajouter WhatsApp en plus du mode Auto. Dans la zone du corps de message, basculez vers l'onglet « WhatsApp ». Vous y trouverez un interrupteur : « Envoyer aussi sur WhatsApp ». Activez-le et Nowistay enverra le message via les deux canaux — le canal standard choisi par Auto (boîte OTA ou email) et WhatsApp. Le texte d'aide indique : « Activez cette option pour envoyer aussi la version courte WhatsApp. En mode WhatsApp, elle reste toujours active. »

Corps du message WhatsApp. L'onglet WhatsApp a son propre corps de message, plus court, distinct du corps standard. Les messages WhatsApp ont une limite de caractères, alors gardez-les concis. Vous pouvez le rédiger vous-même ou cliquer sur « Générer WhatsApp » pour que l'IA produise une version courte WhatsApp à partir de votre message standard. Toutes les variables sont préservées.

Ce que WhatsApp nécessite : le logement doit être connecté via Nowistay PMS, votre abonnement AI Channel Manager doit être actif et l'intégration WhatsApp doit être connectée. Si le voyageur n'a pas de numéro de téléphone, l'envoi WhatsApp est ignoré (l'envoi par email ou OTA passe quand même).

Objet

La ligne d'objet que votre voyageur verra lorsque le message est délivré par email ou dans une boîte OTA. Vous pouvez taper du texte simple ou inclure des variables comme {{guest_first_name}} ou {{property_name}} pour le personnaliser.

Exemple : « Bienvenue chez {{property_name}}, {{guest_first_name}} ! »

L'objet n'est pas utilisé sur WhatsApp (les messages WhatsApp n'ont pas de ligne d'objet).

Corps du message

Le contenu principal de votre message. Rédigez-le et utilisez le bouton « Insérer une variable » (l'icône { } au-dessus de la zone de texte) pour ajouter des variables dynamiques. Lors de l'envoi, chaque variable est remplacée par les données réelles de la réservation.

Au-dessus du corps, deux onglets vous permettent de basculer entre le corps Standard (utilisé pour l'OTA et l'email) et le corps WhatsApp. Les deux versions partagent le même déclencheur, le même délai, les mêmes conditions et les mêmes variables — seul le texte change.

Variables disponibles

Les variables sont des espaces réservés dynamiques qui sont remplacés par les données réelles de la réservation lors de l'envoi. Cliquez sur le bouton { } Insérer une variable pour les parcourir, ou tapez-les directement au format {{nom_de_variable}}. Vous pouvez aussi les rechercher par nom via le champ de recherche en haut du sélecteur.

Voyageur

  • {{guest_first_name}} — Prénom du voyageur (ex. « Jean »)
  • {{guest_last_name}} — Nom du voyageur (ex. « Dupont »)
  • {{guest_full_name}} — Nom complet du voyageur (ex. « Jean Dupont »)
  • {{guest_count}} — Nombre de voyageurs / adultes (ex. « 2 »)
  • {{guest_phone_number}} — Numéro de téléphone complet du voyageur (ex. « +33612345678 »)
  • {{guest_phone_last_4}} — 4 derniers chiffres du téléphone du voyageur (ex. « 7890 »)
  • {{guest_phone_last_6}} — 6 derniers chiffres du téléphone du voyageur (ex. « 567890 »)

Hôte

  • {{host_first_name}} — Votre prénom (ex. « Marie »)
  • {{host_full_name}} — Votre nom complet (ex. « Marie Dupont »)

Équipe

Ces variables se résolvent avec le membre d'équipe sélectionné sur le modèle, et sont surtout utiles quand Envoi = Membre de l'équipe.

  • {{team_member_first_name}} — Prénom du membre d'équipe (ex. « Sophie »)
  • {{team_member_last_name}} — Nom du membre d'équipe (ex. « Martin »)
  • {{team_member_full_name}} — Nom complet du membre d'équipe (ex. « Sophie Martin »)

Dates

  • {{arrival_date}} — Date d'arrivée au format JJ/MM/AAAA (ex. « 15/03/2026 »)
  • {{departure_date}} — Date de départ (ex. « 20/03/2026 »)
  • {{number_of_nights}} — Nombre de nuits (ex. « 5 »)
  • {{arrival_day_name}} — Jour de la semaine d'arrivée (ex. « Lundi »)
  • {{arrival_month_name}} — Mois d'arrivée (ex. « Mars »)

Horaires

  • {{check_in_time}} — Heure d'arrivée au format HH:MM (ex. « 15:00 »)
  • {{check_out_time}} — Heure de départ (ex. « 10:00 »)

Propriété

  • {{property_name}} — Nom du logement (ex. « Appartement Cosy Paris »)
  • {{property_address}} — Adresse complète (ex. « 123 Rue de la Paix, 75000 Paris »)
  • {{welcome_guide_url}} — Lien direct vers le livret d'accueil du logement
  • {{smartlock_code}} — Code clavier de la serrure connectée du voyageur (quand une serrure connectée est configurée)
  • {{nuki_code}} — Identique à {{smartlock_code}}, gardé comme alias par compatibilité

Réservation

  • {{booking_channel}} — Canal de réservation (ex. « Airbnb »)
  • {{reservation_number}} — Numéro de réservation
  • {{booking_amount}} — Montant total (ex. « 450,00 »)
  • {{currency}} — Code devise (ex. « EUR »)
  • {{identity_check_link}} — Lien personnel que le voyageur ouvre pour effectuer sa vérification d'identité
  • {{deposit_payment_link}} — Lien personnel que le voyageur ouvre pour autoriser le dépôt de garantie (pré-autorisation, aucun débit immédiat)
  • {{whatsapp_link}} — Lien WhatsApp en un clic qui ouvre la conversation dédiée du voyageur avec vous sur WhatsApp. Utile à glisser dans les messages OTA ou email pour que le voyageur bascule la conversation sur WhatsApp en un tap.

Canaux d'envoi : où arrive chaque message ?

Comprendre où chaque message arrive — et où le voyageur peut répondre — vous aide à choisir la bonne combinaison de canaux pour chaque modèle.

Boîte de messagerie OTA (Airbnb, Booking.com, Expedia)

Quand Envoi = Auto et que la réservation provient d'une OTA, le message est délivré directement dans la boîte du voyageur à l'intérieur de cette plateforme. Le voyageur le reçoit de la même manière qu'un message manuel que vous lui enverriez depuis Airbnb ou Booking.com.

Visible dans le fil de discussion Messages : oui. Le message apparaît dans la conversation unifiée de la section Messages de Nowistay, aux côtés des autres échanges sur cette réservation.

Email (Réservation directe, Vrbo, et en repli WhatsApp)

Quand la réservation est directe, qu'elle vient de Vrbo, ou quand Envoi = WhatsApp, Nowistay délivre le message par email à l'adresse du voyageur. Le nom de l'expéditeur est votre nom d'hôte. Si le voyageur répond à l'email, le message est ajouté à la conversation dans l'application et l'IA y répond automatiquement comme pour les autres canaux.

Visible dans le fil de discussion Messages : oui

Cela signifie que si le voyageur clique sur « Répondre » dans l'email, sa réponse arrive directement dans le fil de conversation avec le voyageur dans l'application.

WhatsApp

L'envoi WhatsApp se produit quand Envoi = WhatsApp, ou quand Envoi = Auto avec l'interrupteur « Envoyer aussi sur WhatsApp » activé. La version courte WhatsApp du message est envoyée au numéro de téléphone du voyageur.

Visible dans le fil de discussion Messages : oui. Les messages WhatsApp apparaissent dans la même conversation unifiée que les messages OTA, avec une petite icône WhatsApp pour les distinguer. De là, vous pouvez continuer à discuter avec le voyageur sur WhatsApp directement depuis la section Messages de Nowistay.

Email à un membre de l'équipe

Quand Envoi = Membre de l'équipe, le message court-circuite le voyageur et est envoyé par email au membre d'équipe sélectionné sur le modèle. La boîte OTA et WhatsApp ne sont pas utilisées dans ce mode. C'est le bon canal pour les alertes internes et la coordination d'équipe liée à un événement de réservation (check-in à venir, check-out, nouvelle réservation reçue), pas pour communiquer avec le voyageur.

Visible dans le fil de discussion Messages : non. Les emails envoyés à un membre de l'équipe n'apparaissent pas dans le fil de conversation du voyageur (ils ne lui sont pas envoyés). Pour vérifier qu'un message à un membre d'équipe a bien été envoyé, ouvrez l'icône horloge (voir « Suivre les messages envoyés et programmés » plus bas) : chaque message programmé indique le nom et l'email du destinataire, ce qui permet de distinguer les messages aux voyageurs des messages internes.

Récapitulatif rapide

  • Auto + réservation Airbnb / Booking.com / Expedia → boîte OTA. Visible dans le fil.
  • Auto + Réservation directe ou Vrbo → Email (Reply-To = email de l'hôte). Non visible dans le fil.
  • Auto + interrupteur « Envoyer aussi sur WhatsApp » activé → OTA / email et WhatsApp. OTA et WhatsApp visibles dans le fil ; email non visible.
  • Mode WhatsApp → WhatsApp + email en repli. WhatsApp visible dans le fil ; email non visible.
  • Mode Membre de l'équipe → email envoyé uniquement au membre d'équipe sélectionné (pas d'OTA, pas de WhatsApp, pas d'envoi au voyageur). Non visible dans le fil.

Conditions : contrôler quand les messages sont envoyés

Sous le corps du message, vous trouverez la section Conditions. Les conditions vous permettent d'affiner précisément quelles réservations déclenchent ce message. Voici chaque condition expliquée :

Plateformes source

Filtrez par la plateforme d'origine de la réservation.

  • Toutes les plateformes (par défaut) — envoie pour toutes les réservations quelle que soit la plateforme
  • Airbnb — uniquement les réservations Airbnb
  • Booking.com — uniquement les réservations Booking.com
  • Vrbo — uniquement les réservations Vrbo
  • Expedia — uniquement les réservations Expedia
  • Réservation directe — uniquement les réservations directes / manuelles
  • Autre — réservations provenant de toute autre source

Vous pouvez sélectionner plusieurs plateformes. Par exemple, cochez à la fois « Airbnb » et « Booking.com » pour couvrir les réservations OTA mais exclure les réservations directes.

Quand l'utiliser : Si vous envoyez des instructions de check-in différentes selon la plateforme (par exemple, vos voyageurs Airbnb reçoivent un message légèrement différent de vos voyageurs Booking.com), créez deux modèles distincts avec des filtres de plateformes différents.

Séjour minimum (nuits)

N'envoyer le message que si le voyageur séjourne au moins ce nombre de nuits.

Quand l'utiliser : Vous pouvez envoyer un message de bienvenue spécial avec des conseils supplémentaires pour les longs séjours (ex. uniquement pour les voyageurs restant 7+ nuits), ou éviter un rappel détaillé de check-in pour des séjours d'une seule nuit où il arriverait trop tard.

Statut de réservation

N'envoyer le message que si la réservation a ce statut :

  • Confirmée (par défaut) — uniquement les réservations confirmées
  • En attente — uniquement les réservations en attente
  • Annulée — uniquement les réservations annulées
  • Indisponible — uniquement quand les dates sont bloquées

Quand l'utiliser : Dans la plupart des cas, gardez « Confirmée » pour ne contacter que les voyageurs avec une réservation ferme. Vous pouvez créer un modèle spécifique pour les réservations annulées pour envoyer un suivi ou demander un retour.

Fenêtre d'envoi max (heures)

Si le message est en retard (par exemple, parce que la réservation a été importée après l'heure prévue), ce paramètre contrôle le retard maximum toléré. Si le message devrait être envoyé plus de ce nombre d'heures après l'heure prévue, il est simplement ignoré.

  • Par défaut : 24 heures
  • Plage : 1 à 72 heures

Quand l'utiliser : Si vous importez un lot de réservations passées et ne voulez pas que des voyageurs reçoivent un rappel de check-in pour un séjour qui a déjà commencé il y a 3 jours, une fenêtre de 24 heures empêche cela.

Un exemple concret avec les réservations de dernière minute : la fenêtre de 24 heures par défaut peut se retourner contre vous si vous acceptez des réservations tard le jour de l'arrivée. Imaginons que votre heure de check-in soit 17:00 et que vos instructions d'arrivée soient programmées pour partir 24 heures avant l'arrivée. Un voyageur réserve à 23:00 le jour même de l'arrivée, soit six heures après votre heure de check-in. L'heure d'envoi prévue de ce message (24 heures avant un check-in à 17:00) était 17:00 la veille : au moment où la réservation arrive, le message a donc déjà 30 heures de retard. Avec la fenêtre laissée à sa valeur par défaut de 24 heures, le message est considéré comme trop ancien et ignoré, et ce voyageur ne reçoit jamais ses instructions d'arrivée. C'est une erreur facile à manquer : vous réglez le délai sur « 24 heures avant » une fois pour toutes, et vous oubliez que ce même nombre limite aussi le retard maximum avec lequel un message peut encore partir.

Comment corriger cela : réglez la fenêtre suffisamment large pour couvrir votre réservation la plus tardive possible. Pour un check-in à 17:00 où vous acceptez des réservations jusqu'à environ 23:00 le jour même, augmentez la fenêtre d'envoi max à 30 ou 31 heures au lieu de 24. Un voyageur de dernière minute reçoit alors quand même le message juste après sa réservation, tandis que les réservations réellement anciennes que vous importez restent filtrées. Une façon simple de la dimensionner : prenez le nombre d'heures avant le check-in auquel votre message part (24 ici), ajoutez l'écart entre votre heure de check-in et l'heure la plus tardive à laquelle vous acceptez des réservations (environ 6 heures), puis ajoutez une heure de marge.

Section Conditions de l'éditeur de modèle montrant les plateformes source, le séjour minimum, le statut de réservation, la fenêtre d'envoi max et les conditions sur les informations de réservation
La section Conditions — filtrez les messages par plateforme, séjour minimum, statut de réservation, fenêtre d'envoi max et conditions personnalisées

Conditions d'information de réservation (avancé)

Ces conditions vous permettent d'ajouter des règles personnalisées basées sur des informations spécifiques de la réservation. Cliquez sur « Ajouter une condition » pour en créer une. Chaque condition comporte trois parties :

1. Type d'information — quelle donnée vérifier :

  • Code serrure — vérifie si un code clavier de serrure connectée a été généré pour ce voyageur
  • Check-in détecté — vérifie si l'arrivée physique du voyageur a été détectée (via la serrure connectée)
  • Vérification d'identité — vérifie le statut de vérification d'identité du voyageur
  • Dépôt de garantie — vérifie le statut d'autorisation du dépôt de garantie du voyageur
  • ID de réservation — vérifie l'identifiant unique de la réservation. Utile pour exclure une réservation précise d'un message automatique (par exemple après un incident sur cette réservation).
  • Nom complet du voyageur — vérifie le nom complet du voyageur. La comparaison est insensible à la casse, donc les majuscules/minuscules de la valeur saisie n'ont pas d'importance.

2. Opérateur — comment vérifier :

  • Existe — la donnée est présente (ex. le voyageur a un code serrure)
  • N'existe pas — la donnée est absente (ex. le voyageur n'a pas encore de code serrure)
  • Égal à — la donnée correspond à une valeur spécifique que vous saisissez
  • Différent de — la donnée ne correspond pas à une valeur spécifique
  • Contient — la donnée contient la valeur saisie en sous-chaîne (disponible uniquement pour Nom complet du voyageur, insensible à la casse)
  • Ne contient pas — la donnée ne contient pas la valeur saisie en sous-chaîne (disponible uniquement pour Nom complet du voyageur, insensible à la casse)

3. Valeur (requise pour « Égal à », « Différent de », « Contient » et « Ne contient pas ») — la valeur à comparer. Pour Nom complet du voyageur, la comparaison ignore la casse (donc « smith » correspond à « Smith »). Pour ID de réservation, collez l'ID exact de la réservation — vous le trouverez dans le panneau de détail de la réservation ou dans l'URL de sa page.

Si aucune condition n'est définie, vous verrez : « Aucune condition — le message sera toujours envoyé. »

Exemples pratiques :

  • « Code serrure » + « Existe » — Envoyer ce message uniquement si le voyageur a reçu un code clavier. Parfait pour un modèle contenant {{smartlock_code}} afin de ne pas envoyer un message avec un code vide.
  • « Code serrure » + « N'existe pas » — Envoyer uniquement s'il n'y a pas encore de code. Utile pour un modèle alternatif donnant d'autres instructions d'accès (ex. emplacement d'une boîte à clés).
  • « Check-in détecté » + « Existe » — Envoyer uniquement après détection de l'arrivée physique du voyageur via la serrure connectée. Idéal pour un message « bienvenue, vous êtes arrivé ! »
  • « Vérification d'identité » + « N'existe pas » — Envoyer un rappel amical contenant {{identity_check_link}} uniquement si le voyageur n'a pas encore complété sa vérification d'identité.
  • « Dépôt de garantie » + « N'existe pas » — Envoyer un rappel contenant {{deposit_payment_link}} uniquement si le voyageur n'a pas encore autorisé le dépôt.
  • « ID de réservation » + « Différent de » + ID de réservation spécifique — Ignorer le message de remerciement standard pour une réservation précise. Utile après un incident : vous ne voulez pas que le message automatique « merci pour votre séjour, laissez un avis » parte, mais vous ne voulez pas non plus désactiver le modèle pour tous les autres voyageurs.
  • « Nom complet du voyageur » + « Contient » + « VIP » — Envoyer uniquement quand le nom complet du voyageur contient la sous-chaîne « VIP » (insensible à la casse). À combiner avec un modèle séparé, plus personnel, pour ces réservations.
  • « Nom complet du voyageur » + « Ne contient pas » + « test » — Exclure les réservations de test internes dont le nom contient « test » de vos messages voyageurs réels.

Vous pouvez ajouter plusieurs conditions — toutes doivent être remplies pour que le message soit envoyé. Supprimez une condition en cliquant sur le bouton X à côté.

Bouton Actif

En bas de l'éditeur, l'interrupteur Actif vous permet d'activer ou de désactiver un modèle. Quand il est désactivé, le modèle ne se déclenche plus pour les nouvelles réservations mais reste sauvegardé pour une réactivation future.

Modèles multilingues : envoyez dans la langue de votre voyageur

L'une des fonctionnalités les plus puissantes des messages automatiques de Nowistay est le support multilingue intégré. Au lieu de créer des modèles séparés pour chaque langue, vous pouvez ajouter des variations linguistiques directement au sein d'un même modèle. Lors de l'envoi, Nowistay détecte automatiquement la langue du voyageur depuis son profil de réservation et envoie la version correspondante.

Comment ça fonctionne

Chaque modèle a une langue par défaut — c'est la version principale que vous rédigez en premier (généralement la langue la plus parlée par vos voyageurs). Vous pouvez ensuite ajouter des traductions pour jusqu'à 15 langues prises en charge : anglais, français, espagnol, allemand, italien, portugais, néerlandais, japonais, coréen, chinois, arabe, hindi, bengali, turc et russe.

Quand un message est programmé pour un voyageur :

  1. Nowistay vérifie la langue du voyageur depuis son profil de réservation (détectée depuis la plateforme sur laquelle il a réservé)
  2. Si une traduction existe dans cette langue, le voyageur reçoit la version traduite
  3. Si aucune traduction n'existe pour sa langue, le voyageur reçoit la version dans la langue par défaut

Cela signifie que vous n'avez pas besoin de couvrir toutes les langues — ajoutez simplement les traductions pour celles qui comptent le plus, et la version par défaut couvre tous les autres.

Ajouter une variation linguistique

Pour ajouter une nouvelle langue à un modèle :

  1. Ouvrez le modèle dans l'éditeur
  2. Vous verrez un onglet de langue en haut affichant votre langue par défaut (ex. « FR »)
  3. Cliquez sur le bouton « + » à côté des onglets de langue pour ajouter une nouvelle langue
  4. Sélectionnez la langue souhaitée dans le menu déroulant (ex. anglais, espagnol, allemand)
  5. Un nouvel onglet apparaît — cliquez dessus pour basculer vers cette langue
  6. Rédigez l'objet et le corps du message dans la langue sélectionnée
  7. Cliquez sur Enregistrer

Vous pouvez basculer entre les onglets de langue à tout moment pour modifier chaque version indépendamment. Chaque variation linguistique a son propre objet et corps de message (et sa propre version WhatsApp), mais partage le même événement déclencheur, délai, conditions et logements.

Générer des traductions avec l'IA

Vous ne souhaitez pas traduire manuellement ? Nowistay peut traduire votre modèle grâce à l'IA. Lorsque vous modifiez une variation linguistique :

  1. Basculez vers l'onglet de la langue cible
  2. Cliquez sur le bouton « Traduire depuis la langue par défaut »
  3. L'IA traduit le contenu de votre langue par défaut vers la langue sélectionnée, en préservant toutes les {{variables}} telles quelles
  4. Relisez la traduction et ajustez le ton si nécessaire

La traduction IA est suffisamment intelligente pour produire des messages naturels et adaptés au contexte — pas des traductions mot à mot. Elle gère aussi correctement toutes les variables dynamiques : {{guest_first_name}} ou {{property_address}} seront toujours remplacées par les bonnes valeurs lors de l'envoi.

Supprimer une langue

Pour supprimer une variation linguistique dont vous n'avez plus besoin, basculez vers cet onglet de langue et cliquez sur le bouton de suppression. La langue par défaut ne peut pas être supprimée.

Conseils pour les modèles multilingues

  • Commencez par votre langue par défaut — rédigez la version la plus complète d'abord, puis traduisez à partir de celle-ci
  • Utilisez la traduction IA comme point de départ — générez la traduction, puis affinez le ton et la formulation pour correspondre à votre style
  • Concentrez-vous sur vos langues principales — consultez votre historique de réservations pour voir quelles langues parlent le plus vos voyageurs, et priorisez celles-ci
  • Gardez les variables cohérentes — toutes les versions linguistiques utilisent les mêmes {{variables}}, elles fonctionnent donc de manière identique quelle que soit la langue
  • La langue par défaut est votre filet de sécurité — tout voyageur dont la langue n'est pas couverte recevra la version par défaut, alors assurez-vous qu'elle est bien rédigée et compréhensible de tous

Étape 6 : Prévisualiser et tester vos messages

Avant de passer en production, vous pouvez prévisualiser exactement ce que votre voyageur recevra et même envoyer un vrai message de test.

  1. Dans le panneau des modèles, trouvez le modèle à tester
  2. Cliquez sur l'icône œil (Aperçu) sur le côté droit de la carte du modèle
  3. La boîte de dialogue « Aperçu du message » s'ouvre
  4. Sélectionnez une réservation récente dans le menu « Sélectionner une réservation » — il montre les réservations des 7 derniers jours avec le nom du voyageur, la date d'arrivée et le statut
  5. Cliquez sur « Aperçu » pour voir le message final

Modèles manuels : aperçu modifiable. Si l'événement déclencheur du modèle est « Manuel », les champs Objet et Corps du message sont modifiables directement dans l'aperçu. La résolution standard s'exécute quand même (chaque variable est remplacée par les données réelles de la réservation), donc vous partez d'un message entièrement pré-rempli et n'ajustez que ce que vous voulez changer pour cette réservation précise. Le corps WhatsApp est aussi modifiable si le modèle utilise l'envoi WhatsApp. Pour tous les autres événements déclencheurs, l'aperçu est en lecture seule.

L'aperçu affiche :

  • Objet — avec toutes les variables remplacées par les données réelles (ex. « Bienvenue chez Villa Sunset, Jean ! »)
  • Message — le corps standard complet avec les valeurs réelles
  • Message WhatsApp — la version WhatsApp finale, quand l'envoi WhatsApp s'applique
  • « Prêt à envoyer via... » — un petit bandeau listant les canaux exacts qui seront utilisés pour cette réservation (ex. « Prêt à envoyer via Airbnb et WhatsApp »)

Vérifier l'éligibilité

Le système vérifie aussi si ce message serait réellement envoyé pour la réservation sélectionnée. Si ce n'est pas le cas, vous verrez une explication, par exemple :

  • « Ce modèle de message est désactivé » — l'interrupteur Actif est désactivé
  • « La plateforme de cette réservation ne correspond pas aux plateformes autorisées par le modèle » — la réservation vient d'une plateforme non incluse dans la condition Plateformes source
  • « La durée du séjour est inférieure au minimum requis par le modèle » — le séjour est trop court
  • « Le statut de cette réservation ne correspond pas au statut requis par le modèle » — le statut ne correspond pas
  • « Cette réservation ne remplit pas les conditions du modèle » — une ou plusieurs conditions avancées ne sont pas remplies (vérification d'identité, dépôt, code serrure, check-in détecté)
  • « Aucun canal d'envoi disponible pour cette réservation » — ni OTA, ni email, ni WhatsApp n'est utilisable (par exemple, une réservation Vrbo sans email valide)

C'est très utile pour comprendre pourquoi un voyageur n'a pas reçu un message.

Envoyer un message de test

Si le message est éligible, vous verrez un bouton « Envoyer maintenant » avec un avertissement : « Cela enverra un vrai message au voyageur via sa plateforme de réservation. »

Cliquez sur « Envoyer maintenant » et confirmez pour envoyer le message immédiatement pour cette réservation. Le bouton devient « Message envoyé ! » une fois la livraison effectuée. Utile pour tester ou pour envoyer manuellement un message ponctuel à un voyageur spécifique.

Boîte de dialogue Aperçu du message montrant une prévisualisation avec l'objet résolu, le contenu complet et le bouton Envoyer maintenant
L'aperçu — sélectionnez une réservation, prévisualisez le message et envoyez-le si nécessaire

Gérer vos modèles

De retour dans le panneau des modèles, vous disposez de plusieurs outils pour organiser vos modèles :

Réordonner les modèles

Les modèles sont regroupés par événement déclencheur (Réservation confirmée en vert, Check-in en bleu, Check-out en orange). Au sein de chaque groupe, glissez la poignée sur le côté gauche d'un modèle pour le réordonner. Si plusieurs modèles correspondent à une réservation, ils sont envoyés dans cet ordre.

Activer / Désactiver

Chaque carte de modèle a un interrupteur on/off sur le côté droit. Les modèles inactifs apparaissent avec une bordure en pointillés et un fond grisé pour les repérer facilement. Désactiver un modèle conserve votre travail — vous ne perdez rien.

Filtrer par logement

Utilisez le menu déroulant « Filtrer par logement » en haut du panneau pour voir uniquement les modèles d'un logement spécifique, ou choisissez « Tous les modèles » pour tout voir.

Dupliquer un modèle

Cliquez sur l'icône de duplication sur une carte de modèle pour en créer une copie modifiable — utile quand vous voulez un modèle par OTA, ou par logement, avec de petites variations.

Supprimer un modèle

Cliquez sur l'icône poubelle sur la carte d'un modèle. Une confirmation vous sera demandée : « Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce modèle de message ? »

Suivre les messages envoyés et programmés (l'icône horloge)

Cliquez sur l'icône horloge en bas à droite du panneau des modèles pour ouvrir la vue « Messages programmés ». C'est votre historique complet par voyageur, y compris les emails qui n'apparaissent pas dans le fil Messages.

  1. Sélectionnez un logement dans le menu déroulant
  2. Filtrez par statut :
    • En attente — messages programmés, triés par date d'envoi la plus proche
    • Envoyés — messages déjà livrés, triés par le plus récent

Chaque entrée affiche :

  • L'objet du message
  • Un tag coloré par événement (vert pour Réservation confirmée, bleu pour Check-in, orange pour Check-out)
  • Le nom du voyageur
  • L'heure d'envoi programmée dans le fuseau horaire du logement

La liste charge 20 messages à la fois et en charge davantage à mesure que vous faites défiler.

Astuce : si vous voulez vérifier qu'un email automatique a bien été livré à un voyageur direct ou Vrbo (puisque les emails n'apparaissent pas dans le fil Messages), la vue Messages programmés est l'endroit où vous le verrez.

Vue Messages programmés montrant les messages en attente avec les tags colorés par événement, les noms des voyageurs et les heures d'envoi
La vue Messages programmés — suivez tous les messages en attente et envoyés pour chaque logement

Conseils pour de bons messages automatiques

  • Restez personnel — Utilisez des variables comme {{guest_first_name}} et {{property_name}} pour un message chaleureux, pas robotique
  • Choisissez le bon moment — Un rappel 24 heures avant le check-in laisse au voyageur le temps de se préparer. Un remerciement au check-out laisse une impression durable
  • Incluez votre livret d'accueil — Utilisez {{welcome_guide_url}} pour que vos voyageurs aient tout en un seul lien
  • Glissez un lien WhatsApp dans votre message OTA — Utilisez {{whatsapp_link}} pour que le voyageur puisse basculer la conversation sur WhatsApp en un tap. Le lien ouvre directement sa conversation dédiée avec vous sur WhatsApp.
  • Associez les conditions aux liens de paiement / identité — Utilisez {{identity_check_link}} avec la condition « Vérification d'identité — N'existe pas », et {{deposit_payment_link}} avec la condition « Dépôt de garantie — N'existe pas », pour que les rappels ne partent que s'il y a réellement quelque chose à faire.
  • Utilisez les conditions intelligemment avec les serrures connectées — Créez un modèle avec la condition « Code serrure — Existe » qui inclut {{smartlock_code}}, et un autre avec « Code serrure — N'existe pas » donnant des instructions d'accès alternatives
  • Passez au multilingue — Ajoutez des traductions pour les langues les plus parlées par vos voyageurs. Même ajouter l'anglais et l'espagnol couvre une grande partie des voyageurs internationaux
  • Ajoutez WhatsApp en plus du mode Auto — Activez « Envoyer aussi sur WhatsApp » pour que les messages importants (instructions de check-in, code de serrure connectée) parviennent à votre voyageur sur WhatsApp en plus de sa boîte OTA
  • Commencez avec l'IA, puis affinez — Laissez l'IA générer vos premiers modèles et traductions, puis ajustez le ton et les détails pour correspondre à votre style
  • Vérifiez l'aperçu — Prévisualisez toujours un modèle avec une vraie réservation avant de le mettre en production pour vérifier que les variables sont bien remplacées et que les bons canaux sont listés dans « Prêt à envoyer via... »

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