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Envoyer le bon message au bon moment est essentiel pour offrir une excellente expérience voyageur — mais le faire manuellement pour chaque réservation prend énormément de temps. Avec les emails automatiques de Nowistay, vous pouvez configurer des messages qui s'envoient automatiquement à la confirmation d'une réservation, avant le check-in ou au check-out.
Vous pouvez générer des modèles avec l'IA en quelques secondes, les personnaliser avec des variables dynamiques (comme le prénom du voyageur, l'heure de check-in ou le lien vers votre livret d'accueil), ajouter des conditions pour cibler les bons voyageurs, prévisualiser exactement ce qu'ils recevront, et suivre chaque email depuis un tableau de bord unique.
Mieux encore, vous pouvez créer des versions multilingues de chaque modèle pour que vos voyageurs reçoivent le message dans leur propre langue — avec un repli automatique vers la langue par défaut si nécessaire.
Ce guide vous accompagne à travers chaque étape.
Pour utiliser les emails automatiques, vous aurez besoin de :
Si vous n'avez pas encore connecté votre logement, consultez notre guide sur comment créer votre premier bien.
Vous pouvez aussi accéder directement à app.nowistay.com/hub/automations.
Sur la ligne Messages Voyageurs, vous verrez un sélecteur de logements. Cliquez dessus pour choisir quels logements doivent bénéficier des emails automatiques.
Seuls les logements connectés via la méthode Nowistay PMS apparaissent dans cette liste. Si un logement manque, vérifiez qu'il est bien synchronisé via l'intégration PMS.
Sur la ligne Messages Voyageurs, cliquez sur l'icône de message (la bulle de conversation). Cela ouvre le panneau « Modèles de messages voyageurs » où vous créez et gérez tous vos modèles d'emails.
Si c'est votre première fois, vous verrez un message : « Pas encore de modèles — Ajoutez des modèles pour envoyer automatiquement des messages à vos voyageurs aux moments clés. »
Vous avez deux options pour démarrer :
Si vous n'avez pas encore créé de modèles, cliquez sur le bouton « Générer avec l'IA ». L'IA créera un ensemble complet de modèles d'emails couvrant vos trois moments clés :
Les modèles générés sont personnalisés en fonction des détails de votre logement, du contenu de votre livret d'accueil et de votre style de communication. La génération prend généralement quelques secondes.
Une fois générés, vous pouvez modifier, réordonner ou supprimer n'importe quel modèle. Si vous voulez repartir de zéro, supprimez tous les modèles existants et le bouton « Générer avec l'IA » redevient disponible.
Cliquez sur « + Ajouter un message » pour ouvrir l'éditeur de modèle et construire un modèle de zéro. Ceci est expliqué en détail dans l'étape suivante.
Que vous modifiiez un modèle généré par l'IA ou que vous en créiez un nouveau, l'éditeur de modèle vous permet de configurer chaque aspect de votre email automatique. Voici chaque champ expliqué :
Choisissez à quels logements ce modèle s'applique :
C'est le moment où l'email doit être déclenché. Choisissez parmi :
Cela contrôle combien d'heures avant ou après l'événement déclencheur l'email est envoyé.
L'éditeur affiche un exemple en temps réel sous le champ. Par exemple : « Exemple : Réservation confirmée le 04/03/26, 15:00, message envoyé le 04/03/26, 15:00 » (pour un envoi immédiat).
La ligne d'objet de l'email que votre voyageur verra. Vous pouvez taper du texte simple ou inclure des variables comme {{guest_first_name}} ou {{property_name}} pour le personnaliser.
Exemple : « Confirmation de réservation — {{property_name}} »
Le contenu principal de votre email. Rédigez votre message et utilisez le bouton « Insérer une variable » (l'icône { } au-dessus de la zone de texte) pour ajouter des variables dynamiques. Lors de l'envoi, chaque variable est remplacée par les données réelles de la réservation.
Les variables sont des espaces réservés dynamiques qui sont remplacés par les données réelles de la réservation lors de l'envoi. Cliquez sur le bouton { } Insérer une variable pour les parcourir, ou tapez-les directement au format {{nom_de_variable}}.
{{guest_first_name}} — Prénom du voyageur (ex. « Jean »){{guest_last_name}} — Nom de famille (ex. « Dupont »){{guest_full_name}} — Nom complet (ex. « Jean Dupont »){{guest_count}} — Nombre de voyageurs / adultes (ex. « 2 »){{host_first_name}} — Votre prénom (ex. « Sarah »){{host_full_name}} — Votre nom complet (ex. « Sarah Martin »){{arrival_date}} — Date de check-in au format JJ/MM/AAAA (ex. « 15/03/2026 »){{departure_date}} — Date de check-out (ex. « 18/03/2026 »){{number_of_nights}} — Nombre de nuits (ex. « 3 »){{arrival_day_name}} — Jour de la semaine d'arrivée (ex. « Vendredi »){{arrival_month_name}} — Mois d'arrivée (ex. « Mars »){{check_in_time}} — Heure de check-in au format HH:MM (ex. « 15:30 »){{check_out_time}} — Heure de check-out (ex. « 10:00 »){{property_name}} — Nom du logement (ex. « Appartement Cosy Paris »){{property_address}} — Adresse complète (ex. « 123 Rue de la Paix, 75000 Paris »){{welcome_guide_url}} — Lien direct vers le livret d'accueil du logement{{booking_channel}} — Plateforme de réservation (ex. « Airbnb »){{reservation_number}} — Numéro de référence{{booking_amount}} — Montant total (ex. « 450,00 »){{currency}} — Code devise (ex. « EUR »){{nuki_code}} — Code clavier Nuki du voyageur (si vous utilisez une intégration Nuki)Sous le corps du message, vous trouverez la section Conditions. Les conditions vous permettent d'affiner précisément quelles réservations déclenchent cet email.
Filtrez par la plateforme d'origine de la réservation.
Quand l'utiliser : Si vous envoyez des instructions de check-in différentes selon la plateforme, créez deux modèles distincts avec des filtres de plateformes différents.
N'envoyer l'email que si le voyageur séjourne au moins ce nombre de nuits.
Quand l'utiliser : Vous pouvez envoyer un message de bienvenue spécial avec des conseils supplémentaires pour les longs séjours (ex. uniquement pour les voyageurs restant 7+ nuits).
N'envoyer l'email que si la réservation a ce statut :
Si l'email est en retard (par exemple, parce que la réservation a été importée après l'heure prévue), ce paramètre contrôle le retard maximum toléré. Si l'email devrait être envoyé plus de ce nombre d'heures après l'heure prévue, il est simplement ignoré.
Ces conditions vous permettent d'ajouter des règles personnalisées basées sur des informations spécifiques de la réservation. Cliquez sur « Ajouter une condition » pour en créer une. Chaque condition comporte trois parties :
1. Type d'information — quelle donnée vérifier :
2. Opérateur — comment vérifier :
Exemples pratiques :
{{nuki_code}}En bas de l'éditeur, le bouton Actif vous permet d'activer ou de désactiver un modèle. Quand il est désactivé, le modèle ne se déclenchera plus pour les nouvelles réservations mais reste sauvegardé.
L'une des fonctionnalités les plus puissantes des emails automatiques de Nowistay est le support multilingue intégré. Au lieu de créer des modèles séparés pour chaque langue, vous pouvez ajouter des variations linguistiques directement au sein d'un même modèle. Lors de l'envoi, Nowistay détecte automatiquement la langue du voyageur depuis son profil de réservation et envoie la version correspondante.
Chaque modèle a une langue par défaut — c'est la version principale que vous rédigez en premier (généralement la langue la plus parlée par vos voyageurs). Vous pouvez ensuite ajouter des traductions pour jusqu'à 15 langues prises en charge : anglais, français, espagnol, allemand, italien, portugais, néerlandais, japonais, coréen, chinois, arabe, hindi, bengali, turc et russe.
Quand un message est programmé pour un voyageur :
Cela signifie que vous n'avez pas besoin de couvrir toutes les langues — ajoutez simplement les traductions pour celles qui comptent le plus pour vos voyageurs, et la version par défaut couvre tous les autres.
Pour ajouter une nouvelle langue à un modèle :
Vous pouvez basculer entre les onglets de langue à tout moment pour modifier chaque version indépendamment. Chaque variation linguistique a son propre objet et corps de message, mais partage le même événement déclencheur, délai, conditions et logements.
Vous ne souhaitez pas traduire manuellement ? Nowistay peut traduire votre modèle grâce à l'IA. Lorsque vous modifiez une variation linguistique :
{{variables}} telles quellesLa traduction IA est suffisamment intelligente pour produire des messages naturels et adaptés au contexte — pas des traductions mot à mot. Elle gère aussi correctement toutes les variables dynamiques : {{guest_first_name}} ou {{property_address}} seront toujours remplacées par les bonnes valeurs lors de l'envoi.
Pour supprimer une variation linguistique dont vous n'avez plus besoin, basculez vers cet onglet de langue et cliquez sur le bouton de suppression. La langue par défaut ne peut pas être supprimée.
{{variables}}, elles fonctionnent donc de manière identique quelle que soit la langueAvant de passer en production, vous pouvez prévisualiser exactement ce que votre voyageur recevra et même envoyer un vrai email de test.
L'aperçu affiche :
Le système vérifie aussi si cet email serait réellement envoyé pour la réservation sélectionnée. Si ce n'est pas le cas, vous verrez une explication :
Si l'email est éligible, vous verrez un bouton « Envoyer maintenant » avec un avertissement : « Cela enverra un vrai message au voyageur via sa plateforme de réservation. »
Cliquez sur « Envoyer maintenant » pour envoyer l'email immédiatement. C'est utile pour tester ou pour envoyer manuellement un message à un voyageur spécifique.
De retour dans le panneau des modèles, vous disposez de plusieurs outils pour organiser vos modèles :
Les modèles sont regroupés par événement déclencheur (Réservation confirmée en vert, Check-in en bleu, Check-out en orange). Au sein de chaque groupe, glissez la poignée sur le côté gauche d'un modèle pour le réordonner.
Chaque carte de modèle a un interrupteur on/off sur le côté droit. Les modèles inactifs apparaissent avec une bordure en pointillés pour les repérer facilement.
Utilisez le menu déroulant « Filtrer par logement » en haut du panneau pour voir uniquement les modèles d'un logement spécifique.
Cliquez sur l'icône poubelle sur la carte d'un modèle. Une confirmation vous sera demandée.
Cliquez sur l'icône horloge en bas à droite du panneau des modèles pour ouvrir la vue « Messages programmés ». Elle affiche chaque email envoyé ou en attente d'envoi.
Chaque message affiche :
{{guest_first_name}} et {{property_name}} pour un email chaleureux, pas robotique{{welcome_guide_url}} pour que vos voyageurs aient tout en un seul lien{{nuki_code}}, et un autre avec « Code Nuki n'existe pas » donnant des instructions d'accès alternativesSi vous avez des questions sur la configuration de vos emails automatiques, notre équipe est là pour vous aider.
