Introduction
Les missions sont des tâches que vous assignez à votre équipe pour gérer vos propriétés de location saisonnière. Elles peuvent être liées à des réservations (comme le ménage après le départ d'un locataire) ou être des tâches indépendantes (maintenance, urgence, etc.).
Ce guide vous explique comment utiliser toutes les fonctionnalités de gestion des missions dans l'application web.
Accéder à la page des missions
- Connectez-vous à votre compte
- Dans le menu principal, cliquez sur "Missions"
- Vous accédez à la liste de toutes vos missions
Vue d'ensemble de la page
La page des missions affiche :
- Une barre de filtres en haut pour rechercher des missions spécifiques
- Un bouton "+" pour créer une nouvelle mission
- Un bouton de checklist pour gérer vos checklists de missions
- Un bouton de rafraîchissement pour actualiser la liste
- Un tableau (ou des cartes sur mobile) listant toutes les missions avec leurs informations principales
Créer une mission
Étapes de création
- Cliquez sur le bouton "+" en haut à droite de la page
- Remplissez le formulaire :
Logement (requis)
- Sélectionnez le logement concerné par la mission
- La liste affiche tous vos logements actifs
Type de mission (requis)
- Ménage : Mission de nettoyage, généralement liée à une réservation
- Maintenance : Mission de maintenance ou réparation
- Urgence : Mission urgente nécessitant une intervention rapide
- Personnalisée : Mission avec un type personnalisé
Réservation (optionnel, requis pour les missions de ménage)
- Si vous créez une mission de type "Ménage", vous devez sélectionner une réservation
- La date prévue sera automatiquement remplie selon l'heure de départ configurée pour le logement
Titre (requis)
- Donnez un titre clair à votre mission (ex: "Ménage après départ locataire")
Description (optionnel)
- Ajoutez des détails supplémentaires sur la mission
Date prévue (requis)
- Sélectionnez la date et l'heure à laquelle la mission doit être réalisée
- Pour les missions liées à une réservation, cette date est pré-remplie automatiquement
Assigné à (requis)
- Option 1 : Sélectionnez un membre de l'équipe spécifique
- La mission sera directement assignée à cette personne
- Aucune notification ne sera envoyée (assignation directe)
- Option 2 : Sélectionnez "Selon disponibilité"
- Si un seul membre de l'équipe est disponible pour ce type de mission, il sera automatiquement assigné
- Si plusieurs membres sont disponibles, ils recevront une notification pour "prendre" la mission (système de pickup)
Modification silencieuse (optionnel)
- Cochez cette case si vous ne souhaitez pas envoyer de notifications aux membres de l'équipe
- Utile pour les modifications de dernière minute sans perturber l'équipe
- Cliquez sur "Enregistrer"
Règles importantes
- Une seule mission de ménage peut exister par réservation
- Les missions de ménage doivent obligatoirement être liées à une réservation
- La date prévue est automatiquement calculée selon l'heure de départ du logement pour les missions liées à une réservation mais peut aussi être modifiée.
Modifier une mission
Étapes de modification
- Dans la liste des missions, cliquez sur l'icône ✏️ (Modifier) à droite de la mission
- Le formulaire s'ouvre avec les informations actuelles pré-remplies
- Modifiez les champs souhaités :
- Description : Vous pouvez modifier la description
- Date prévue : Vous pouvez changer la date et l'heure
- Assigné à :
- Sélectionnez un membre spécifique pour une assignation directe
- Sélectionnez "Selon disponibilité" pour réinitialiser l'assignation et utiliser la logique automatique
- Si vous ne modifiez pas ce champ, l'assignation actuelle est conservée
- Modification silencieuse : Cochez pour éviter les notifications
- Cliquez sur "Enregistrer"
Note : Vous ne pouvez pas modifier une mission si la réservation liée n'est pas confirmée (un avertissement s'affiche).
Filtrer les missions
La barre de filtres en haut de la page vous permet de rechercher des missions spécifiques :
Filtres disponibles
- Par logement
- Sélectionnez un ou plusieurs logements
- Affiche uniquement les missions pour ces logements
- Par type de mission
- Filtrez par rôle : Ménage, Maintenance, Urgence
- Vous pouvez sélectionner plusieurs types à la fois
- Par statut
- En attente : Mission créée mais pas encore assignée
- En attente (hôte) : Mission nécessitant l'attention de l'hôte
- Assignée : Mission assignée à un membre de l'équipe
- En cours : Mission en cours de réalisation
- Terminée : Mission complétée avec photos et checklist
- Annulée : Mission annulée
- Échouée : Mission qui a échoué
- Vous pouvez sélectionner plusieurs statuts à la fois
- Par membre de l'équipe
- Filtrez les missions assignées à un ou plusieurs membres spécifiques
- Utilisez la barre de recherche pour trouver rapidement un membre
- Par date
- Sélectionnez une date de début
- Affiche uniquement les missions prévues à partir de cette date
- Par défaut, la date du jour est sélectionnée
Réinitialiser les filtres
Cliquez sur l'icône X (Réinitialiser) pour effacer tous les filtres et afficher toutes les missions.
Types de missions
Ménage
- Usage : Nettoyage après le départ d'un locataire
- Caractéristiques :
- Doit être liée à une réservation
- Une seule mission de ménage par réservation
- Date prévue automatiquement calculée selon l'heure de départ
- Généralement assignée à des membres avec le rôle "Ménage"
Maintenance
- Usage : Réparations, entretien, travaux
- Caractéristiques :
- Peut être indépendante d'une réservation
- Assignée à des membres avec le rôle "Maintenance"
Urgence
- Usage : Interventions urgentes (fuite, panne, etc.)
- Caractéristiques :
- Priorité élevée
- Assignée à des membres avec le rôle "Urgence"
Personnalisée
- Usage : Tâches spécifiques à votre activité
- Caractéristiques :
- Type flexible pour vos besoins particuliers
Statuts des missions
En attente (Pending)
- Mission créée mais pas encore assignée
- En attente d'assignation automatique ou manuelle
En attente (hôte) (Pending Host)
- Mission nécessitant l'attention de l'hôte
- Aucune notification n'est envoyée aux membres de l'équipe
Assignée (Assigned)
- Mission assignée à un membre de l'équipe
- Le membre a été notifié
En cours (In Progress)
- Le membre a commencé la mission
- Statut généralement mis à jour automatiquement
Terminée (Completed)
- Mission complétée avec succès
- Photos et checklist validées
- Vous pouvez consulter le rapport de mission
Annulée (Cancelled)
- Mission annulée par l'hôte ou le membre
- Ne peut plus être modifiée
Échouée (Failed)
- Mission qui n'a pas pu être complétée
- Nécessite généralement une nouvelle mission
Annuler une mission
Étapes d'annulation
- Dans la liste des missions, cliquez sur l'icône 🚫 (Annuler) à droite de la mission
- Confirmez l'annulation dans la boîte de dialogue
- La mission passe au statut "Annulée"
Note : Vous ne pouvez annuler que les missions qui ne sont pas déjà terminées ou annulées.
Supprimer une mission
Étapes de suppression
- Dans la liste des missions, cliquez sur l'icône 🗑️ (Supprimer) à droite de la mission
- Confirmez la suppression dans la boîte de dialogue
- La mission est définitivement supprimée
Règles de suppression :
- Vous ne pouvez supprimer que les missions avec les statuts : Terminée, Annulée, ou Échouée
- Les missions Assignées, En attente, ou En cours ne peuvent pas être supprimées (vous devez d'abord les annuler)
Consulter les rapports de mission
Lorsqu'une mission est terminée, vous pouvez consulter le rapport de réalisation :
- Dans la liste des missions terminées, cliquez sur l'icône 📷 (Voir les détails de réalisation)
- Le rapport affiche :
- Photos : Toutes les photos prises par le membre lors de la réalisation
- Checklist : Les éléments de la checklist validés
- Commentaire : Le commentaire éventuel laissé par le membre
Gérer les checklists
Les checklists permettent de guider vos équipes lors de la réalisation des missions.
Accéder aux checklists
- Cliquez sur l'icône 📋 (Checklists missions) en haut à droite de la page
- Une fenêtre s'ouvre listant toutes vos checklists
Créer une checklist
- Dans la fenêtre des checklists, cliquez sur "Créer une checklist"
- Remplissez le formulaire :
- Nom : Donnez un nom à votre checklist (ex: "Checklist ménage standard")
- Type de mission : Sélectionnez le type de mission (Ménage, Maintenance, Urgence, Personnalisée)
- Éléments : Ajoutez les éléments de la checklist un par un
- Cliquez sur "Enregistrer"
Checklist par défaut
- Une checklist "Par défaut" est utilisée pour tous les logements
- Vous pouvez créer des checklists spécifiques par logement depuis les paramètres du logement
Modifier une checklist
- Cliquez sur l'icône ✏️ (Modifier) à côté de la checklist
- Modifiez le nom ou les éléments
- Cliquez sur "Enregistrer"
Supprimer une checklist
- Cliquez sur l'icône 🗑️ (Supprimer) à côté de la checklist
- Confirmez la suppression
Actualiser la liste
Cliquez sur l'icône 🔄 (Rafraîchir) pour actualiser la liste des missions et récupérer les dernières modifications.
Conseils et bonnes pratiques
Organisation
- Utilisez des titres clairs : Donnez des titres descriptifs à vos missions pour faciliter leur identification
- Ajoutez des descriptions : Les descriptions aident les membres de l'équipe à comprendre exactement ce qui est attendu
- Planifiez à l'avance : Créez les missions de ménage dès qu'une réservation est confirmée
Assignation
- Assignation directe : Utilisez l'assignation directe pour les missions urgentes ou spécifiques
- Système de pickup : Laissez le système gérer l'assignation automatique pour les missions régulières
- Modification silencieuse : Utilisez cette option pour les ajustements de dernière minute sans perturber l'équipe
Checklists
- Créez des checklists complètes : Plus la checklist est détaillée, plus vos équipes seront guidées
- Adaptez par logement : Certains logements peuvent nécessiter des checklists spécifiques
- Mettez à jour régulièrement : Améliorez vos checklists en fonction du retour de vos équipes
Filtres
- Utilisez les filtres : Les filtres vous permettent de trouver rapidement les missions qui vous intéressent
- Combinez les filtres : Vous pouvez utiliser plusieurs filtres simultanément pour des recherches précises
- Sauvegardez vos recherches : Les filtres sont conservés dans l'URL, vous pouvez donc partager ou enregistrer des liens vers des vues filtrées
Communication
- Consultez les rapports : Vérifiez régulièrement les rapports de mission pour vous assurer que tout est conforme
- Utilisez les commentaires : Encouragez vos équipes à laisser des commentaires dans les rapports de mission
Résolution de problèmes
Une mission de ménage existe déjà
Problème : Vous ne pouvez pas créer une mission de ménage pour une réservation.
Solution : Une mission de ménage existe déjà pour cette réservation. Vous pouvez la modifier ou la supprimer si nécessaire.
Impossible de modifier une mission
Problème : Le bouton de modification est désactivé.
Solution : Vérifiez que la réservation liée est confirmée. Les missions liées à des réservations non confirmées ne peuvent pas être modifiées.
Impossible de supprimer une mission
Problème : Le bouton de suppression est désactivé.
Solution : Vous ne pouvez supprimer que les missions terminées, annulées ou échouées. Pour les autres statuts, annulez d'abord la mission.
Aucun membre disponible
Problème : Aucun membre n'apparaît dans la liste d'assignation.
Solution : Vérifiez que vous avez créé des membres d'équipe avec le rôle approprié pour ce type de mission. Allez dans la section "Équipes" pour ajouter des membres.
Conclusion
La gestion des missions est un outil puissant pour organiser le travail de votre équipe. En utilisant les fonctionnalités décrites dans ce guide, vous pouvez :
- Créer et planifier des missions efficacement
- Assigner des tâches à votre équipe de manière optimale
- Suivre l'avancement des missions
- Consulter les rapports de réalisation
- Organiser votre travail avec des checklists
Pour toute question supplémentaire, n'hésitez pas à consulter les autres articles d'aide ou à contacter le support.
