Conciergerie : gérer l'annonce Airbnb d'un propriétaire sans son mot de passe

Demandez au propriétaire de vous ajouter comme co-hôte de son annonce, puis d'autoriser votre logiciel depuis son propre compte Airbnb. C'est le dispositif prévu par Airbnb pour les gestionnaires : le propriétaire garde son compte, son mode de versement et ses commentaires, vous obtenez le niveau d'accès dont vous avez besoin, et chacun peut y mettre fin proprement. Partager le mot de passe du propriétaire n'est pas une option : les Conditions de service d'Airbnb interdisent à un membre de divulguer ses identifiants à un quelconque tiers.

Au programme : les trois niveaux d'accès, les versements de co-hôte, l'accès d'un logiciel à une annonce qui n'est pas la vôtre, les clauses utiles du contrat et une sortie sans casse.

Pourquoi ne pas utiliser le mot de passe Airbnb du propriétaire ?

Parce que c'est contraire aux règles d'Airbnb et risqué pour vous deux. L'article 18 « Comptes des membres » des Conditions de service d'Airbnb impose de garder ses identifiants confidentiels, interdit de les divulguer à un quelconque tiers et rend le titulaire responsable de toutes les activités menées avec son compte. Concrètement, un identifiant partagé signifie :

• Le propriétaire répond de tout ce que vous faites, y compris de vos erreurs commises en son nom.
• Vous voyez bien plus que nécessaire : mode de versement, informations fiscales, voyages et messages personnels du propriétaire. Un accès de co-hôte tient justement le mode de versement et les informations fiscales du titulaire hors de votre portée.
• Personne ne sait qui a fait quoi. Une annulation ou une réponse sèche à un commentaire porte le nom du propriétaire.
• Votre travail ne construit rien à votre nom. Sur le réseau de co-hôtes d'Airbnb, un co-hôte peut afficher des évaluations sur son profil pour les logements qu'il accompagne ; avec un mot de passe partagé, vous n'avez aucun historique.
• La sortie est brutale. Le propriétaire change son mot de passe et vous perdez l'accès du jour au lendemain, parfois en plein séjour.

Comment fonctionne la fonction co-hôte d'Airbnb ?

Pour un logement, le titulaire de l'annonce, ou un co-hôte disposant d'un accès complet, invite les co-hôtes depuis l'éditeur d'annonce, rubrique Co-hôtes. Si le rôle est nouveau pour vous, notre guide qu'est-ce qu'un co-hôte Airbnb pose les bases. Chaque co-hôte reçoit l'un des trois niveaux d'accès décrits dans l'article d'aide Airbnb Ce que les co-hôtes peuvent faire.

Accès complet

Tout ce qu'il faut pour gérer l'annonce : modifier le calendrier, les prix et les détails de l'annonce, accepter ou refuser les demandes de voyage, gérer les modifications de séjour, le Centre de résolution et les demandes de remboursement pour dommages, rédiger les commentaires sur les voyageurs, consulter le tableau de bord des revenus, et inviter ou retirer des co-hôtes, sauf ceux qui ont eux aussi un accès complet. C'est le niveau dont une conciergerie en gestion complète a généralement besoin.

Accès au calendrier et à la messagerie

Consulter le calendrier, échanger avec les voyageurs et obtenir l'aide d'Airbnb sur une réservation ou un voyageur, sans toucher aux prix ni aux disponibilités. Il convient à un gestionnaire chargé de la communication voyageurs, pendant que le propriétaire garde la main sur les tarifs.

Accès au calendrier

Consulter le calendrier avec les dates d'arrivée et de départ. Il convient aux équipes de ménage et de maintenance.

Quel que soit le niveau, un co-hôte peut recevoir des versements de co-hôte, échanger avec l'hôte et les autres co-hôtes, et se retirer lui-même. Aucun ne peut consulter ni modifier le mode de versement ou les informations fiscales du titulaire de l'annonce. Trois points comptent particulièrement pour une conciergerie :

• L'hôte principal. Chaque annonce a un seul hôte principal, présenté comme l'hôte sur l'annonce. Le titulaire ou un co-hôte en accès complet peut le choisir : les voyageurs voient ainsi la personne qui s'occupe réellement d'eux. Les commentaires des voyageurs restent affichés sur le profil du titulaire de l'annonce.
• Les anciens co-hôtes. Les co-hôtes ajoutés avant le 3 mai 2023 ont un accès complet par défaut. Quand vous reprenez une annonce, demandez au propriétaire de vérifier qui y a encore accès.
• La responsabilité. Airbnb précise que le titulaire de l'annonce est responsable de ses co-hôtes, y compris de ceux ajoutés par un co-hôte en accès complet.

Comment fonctionnent les versements de co-hôte ?

Airbnb peut vous verser votre rémunération directement sur chaque réservation. Selon l'article Fonctionnement des versements de co-hôte, seul l'hôte titulaire de l'annonce peut configurer des versements de co-hôte, avec quatre formules : frais de ménage, frais de ménage plus pourcentage, pourcentage ou montant fixe. Le co-hôte dispose de 14 jours pour confirmer la proposition. Les montants sont calculés sur les revenus potentiels de l'hôte pour chaque réservation, après déduction des frais de service hôte : un montant fixe peut donc être versé en partie seulement si une réservation rapporte moins que prévu. La disponibilité dépend de l'endroit où se trouvent le propriétaire, le co-hôte et l'annonce.

Pour une conciergerie, c'est un circuit transparent : le propriétaire voit la répartition sur chaque réservation, et vous n'avez pas à relancer de virements. Utiliser ce mécanisme ou facturer le propriétaire à part relève du contrat. Notre article sur les tarifs des co-hôtes Airbnb donne les fourchettes habituelles.

Qu'est-ce que le réseau de co-hôtes d'Airbnb ?

C'est l'annuaire de co-hôtes locaux d'Airbnb. Le propriétaire ouvre la rubrique Co-hôtes de son éditeur d'annonce, lance une recherche d'aide et décrit les services souhaités ; les co-hôtes intéressés répondent dans la messagerie. Une fois son choix fait, il invite le co-hôte et règle ses autorisations, comme pour n'importe quel co-hôte. L'article d'aide d'Airbnb indique que le réseau est disponible en Australie, en France, en Allemagne, en Italie, au Japon, au Mexique, à Porto Rico, en Corée du Sud, en Espagne et au Royaume-Uni, ainsi qu'au Canada, aux États-Unis et au Brésil. Qu'un client vous trouve par ce biais ou par le bouche-à-oreille, le modèle d'accès est le même.

Comment un channel manager accède-t-il à une annonce qui n'est pas la vôtre ?

Par une autorisation donnée depuis le compte Airbnb titulaire de l'annonce, pas depuis le compte d'un co-hôte. La procédure d'Airbnb pour connecter un channel manager commence par l'autorisation du logiciel sur votre compte Airbnb, puis l'association des annonces et la synchronisation de leurs données. Un co-hôte connecté à son propre compte Airbnb ne peut pas donner cette autorisation pour l'annonce de quelqu'un d'autre.

Cette autorisation appartient au propriétaire, qui peut la donner et la retirer : il peut supprimer l'accès d'un logiciel connecté à tout moment, depuis la section confidentialité des paramètres de son compte Airbnb. Un point pratique avant de la demander : Airbnb n'accepte qu'un channel manager à la fois, donc si le compte du propriétaire est déjà relié à un autre logiciel, réglez ce point d'abord.

Quelle organisation des accès laisse le propriétaire maître de son annonce ?

1. L'annonce reste sur le compte du propriétaire. Commentaires, historique des réservations et mode de versement restent chez celui qui possède le bien.
2. Vous êtes co-hôte avec le niveau le plus bas qui couvre la mission. Accès complet pour une gestion complète, accès au calendrier et à la messagerie pour la seule communication voyageurs, accès au calendrier pour les équipes de ménage.
3. Chaque membre de votre équipe a son propre accès. Pas d'identifiant partagé au sein de la conciergerie non plus : le propriétaire voit qui intervient, et l'on peut retirer une personne sans toucher aux autres.
4. Votre logiciel est autorisé par le propriétaire, une seule fois, depuis son propre navigateur.
5. Le propriétaire garde son mode de versement. Votre rémunération passe par les versements de co-hôte ou par une facture, selon ce qui est convenu.
6. L'hôte principal est choisi en connaissance de cause. Si les voyageurs ont affaire à vous, rendez-le visible sur l'annonce.

Que doit prévoir le contrat de gestion sur l'accès à Airbnb ?

C'est à la sortie qu'un contrat flou coûte le plus cher : écrivez-la avant d'en avoir besoin. Clauses utiles dans votre mandat de gestion :

• Compte et identifiants : l'annonce reste sur le compte Airbnb du propriétaire, et personne ne partage de mot de passe.
• Accès accordé : le niveau d'accès de co-hôte, qui peut ajouter d'autres co-hôtes, et le rappel que le propriétaire reste responsable de ces co-hôtes au regard des règles d'Airbnb.
• Logiciel : l'outil connecté, le fait que le propriétaire l'autorise et qu'il peut retirer cette autorisation.
• Rémunération et circuit de paiement : formule de versement de co-hôte ou facture, et ce qui se passe quand une réservation rapporte moins qu'un montant fixe.
• Réclamations et commentaires : qui gère les demandes de remboursement pour dommages et qui répond aux commentaires.
• Sortie : préavis, traitement et rémunération des séjours déjà réservés, transmission des conversations voyageurs, des codes d'accès et du planning de ménage, et délai pour retirer les accès et déconnecter le logiciel.

La relation propriétaire dans son ensemble, de l'intégration au reporting mensuel, est traitée dans comment gérer une conciergerie de location saisonnière. Pour le cadre juridique (carte professionnelle, encaissement des paiements, résiliation du contrat), consultez les 10 questions juridiques que tout pro doit se poser.

Que se passe-t-il à la fin de la collaboration ?

Avec un accès de co-hôte, la séparation se fait en quelques clics de chaque côté. Les Conditions de service supplémentaires relatives aux co-hôtes d'Airbnb prévoient que les hôtes et les co-hôtes en accès complet peuvent retirer tout co-hôte à tout moment, qu'un co-hôte peut se retirer lui-même, et qu'un co-hôte retiré n'a plus accès aux informations de l'hôte ou des voyageurs liées à l'annonce. L'ordre conseillé :

1. Transmettez les séjours à venir. Informez le propriétaire ou le gestionnaire suivant des voyageurs déjà réservés, des codes d'accès et des ménages prévus.
2. Déconnectez le logiciel. Vous déconnectez l'annonce dans votre outil, et le propriétaire supprime son accès dans les paramètres de son compte Airbnb. Airbnb conseille de connecter immédiatement le nouveau logiciel, ou de mettre temporairement l'annonce en pause, pour que les disponibilités et les prix restent justes.
3. Soldez les versements de co-hôte des séjours déjà réservés, puis retirez l'accès de co-hôte.

Comme les réservations se trouvent sur l'annonce du propriétaire, rien n'est à annuler ni à refaire. Le vrai risque, c'est le cas inverse. Si une conciergerie publie le logement du propriétaire sur son propre compte, l'article d'aide d'Airbnb sur la fusion de comptes indique qu'il est impossible de transférer la propriété d'un compte à un autre hôte et que les réservations ne peuvent pas être déplacées d'un compte à l'autre. Le propriétaire repart sans l'annonce, sans ses commentaires ni ses réservations à venir, et recommence de zéro.

Comment Nowistay connecte une annonce dont vous êtes seulement co-hôte

Nowistay se connecte à Airbnb en tant que channel manager, et Airbnb n'accepte cette connexion que depuis le compte titulaire de l'annonce. En tant que co-hôte, vous n'avez besoin ni du mot de passe du propriétaire, ni d'un compte Nowistay de son côté :

1. Au moment de connecter Airbnb dans Nowistay (lors de l'import de vos logements ou en ajoutant Airbnb à un logement), cliquez sur Demander l'autorisation au propriétaire, saisissez son adresse e-mail puis cliquez sur Envoyer la demande.
2. Le propriétaire reçoit un e-mail de Nowistay qui indique votre nom et votre adresse e-mail ; s'il y répond, c'est vous qui recevez sa réponse. L'e-mail explique ce que permet la connexion : consulter et mettre à jour le calendrier, les tarifs et les réservations des annonces partagées, et échanger avec leurs voyageurs en votre nom. Le lien n'est utilisable qu'une fois et expire au bout de 7 jours.
3. Le propriétaire clique sur Continuer vers Airbnb, se connecte avec le compte titulaire de l'annonce et approuve la connexion. Si Airbnb lui demande quelles annonces partager, il inclut la vôtre.
4. Pendant ce temps, Nowistay affiche En attente de l'autorisation du propriétaire, avec trois actions : Copier le lien (pour l'envoyer vous-même, par WhatsApp par exemple), Renvoyer et Annuler la demande. Une nouvelle demande annule le lien envoyé précédemment.
5. Dès que le propriétaire a autorisé la connexion, vous recevez un e-mail, ainsi qu'une notification push si vous les avez activées. Vous choisissez alors l'annonce que vous gérez, exactement comme avec votre propre compte.

Le propriétaire autorise l'ensemble de son compte Airbnb : ses autres annonces peuvent donc apparaître dans la liste, n'importez que celles que vous gérez. Son compte ne doit pas être connecté à un autre channel manager. Le pas-à-pas complet se trouve dans l'article d'aide Co-hôte IA Airbnb : connecter votre annonce à Nowistay.

Une fois l'annonce connectée, Nowistay synchronise en temps réel son calendrier, ses tarifs et ses réservations avec vos autres canaux (Booking.com, Vrbo, Expedia), et le co-hôte IA répond à ses voyageurs sur Airbnb, en vous passant la main quand un humain est nécessaire. Le propriétaire garde son compte ; vous avez les outils pour le gérer.