Comment ajouter et gérer des réservations manuelles

Parfois, vous avez besoin d’ajouter une réservation vous-même : un voyageur vous contacte directement en dehors d’Airbnb ou Booking.com, ou vous souhaitez simplement bloquer certaines dates sur votre calendrier. Avec Nowistay, vous pouvez facilement créer des réservations manuelles qui se synchronisent automatiquement sur tous vos canaux connectés.

Avant de commencer

Les réservations manuelles sont uniquement disponibles pour les propriétés connectées avec Nowistay PMS. Si votre propriété est connectée via un autre channel manager (Beds24, Smoobu, Lodgify) ou en direct OTA sans Nowistay PMS, cette fonctionnalité ne sera pas disponible.

Vous ne savez pas si votre propriété utilise Nowistay PMS ? Vérifiez dans la section Propriétés, puis aller dans le menu "syncrhonisation".

Comment créer une réservation manuelle

1. Rendez-vous dans la section Réservations depuis le menu à gauche.
2. Cliquez sur le bouton « Créer une réservation » en haut de la page.
3. Un panneau s’ouvre sur le côté droit. Commencez par sélectionner la propriété pour laquelle vous souhaitez créer la réservation.
4. Choisissez les dates d’arrivée (check-in) et de départ (check-out). Les dates déjà réservées apparaîtront comme indisponibles en rouge dans le calendrier (indisponible pour le checkin uniquement).
5. Renseignez les informations du voyageur : prénom, nom, e-mail, téléphone, nombre d’adultes et d’enfants. Tous ces champs sont facultatifs, mais nous recommandons au minimum d’indiquer un nom.
6. Vérifiez la tarification. Le montant total est calculé automatiquement à partir des tarifs par nuit configurés dans votre Nowistay PMS, plus les frais de ménage et les taxes locales. Vous pouvez modifier chacune de ces valeurs manuellement si nécessaire.
7. Vous pouvez également définir les heures de check-in et check-out, la langue du voyageur et son adresse.
8. Choisissez le statut de la réservation : confirmée (par défaut), en attente, annulée ou indisponible.
9. Cliquez sur « Créer » pour créer votre réservation.

Que se passe-t-il lorsque vous créez une réservation manuelle ?

Lorsque vous créez une réservation manuelle avec le statut confirmée, deux choses importantes se produisent automatiquement :

• La disponibilité est mise à jour sur tous les canaux : les dates sélectionnées seront bloquées sur Airbnb, Booking.com et tout autre canal connecté via Nowistay PMS. Cela évite les doubles réservations.
• Une tâche de ménage est créée automatiquement (si vous avez activé l’automatisation du ménage pour cette propriété). La tâche de ménage sera planifiée pour la date de départ et attribuée à votre équipe selon vos règles d’automatisation habituelles.

Comment fonctionne la tarification

Lorsque vous sélectionnez des dates, Nowistay récupère automatiquement les tarifs par nuit depuis la configuration de votre Nowistay PMS et calcule un montant total suggéré. Le total est calculé ainsi :

Total = (tarif par nuit × nombre de nuits) + frais de ménage + taxes locales

Vous êtes libre de modifier chacune de ces valeurs. Si vous changez le montant total manuellement, le tarif par nuit sera recalculé en conséquence. Si vous modifiez les frais de ménage ou les taxes, le total se mettra à jour automatiquement (sauf si vous l’avez déjà modifié manuellement).

Si les tarifs ne sont pas configurés dans votre PMS pour les dates sélectionnées, vous pouvez simplement saisir les montants manuellement.

L’option « Silencieux »

Vous remarquerez peut-être une case à cocher « Silencieux » lors de la création ou la modification d’une réservation. Voici ce qu’elle fait :

• Décochée (par défaut) : lorsque la réservation est créée et qu’une tâche de ménage est générée, vos membres d’équipe recevront des notifications (e-mail et/ou WhatsApp) concernant la nouvelle tâche — comme pour toute réservation provenant d’Airbnb ou Booking.com.
• Cochée : la tâche de ménage est tout de même créée, mais aucune notification n’est envoyée à votre équipe. C’est utile lorsque vous souhaitez créer une réservation discrètement — par exemple, si vous prévoyez d’attribuer la tâche de ménage vous-même plus tard, ou si vous ajoutez des réservations passées et ne voulez pas envoyer d’anciennes notifications à votre équipe.

Modifier une réservation manuelle

Vous pouvez modifier une réservation manuelle à tout moment :

1. Rendez-vous dans la section Réservations.
2. Cliquez sur la réservation que vous souhaitez modifier.
3. Cliquez sur le bouton « Modifier ».
4. Mettez à jour les champs nécessaires : dates, informations du voyageur, tarification, statut, etc.
5. Cliquez sur « Enregistrer ».

Lorsque vous modifiez les dates d’une réservation confirmée, la disponibilité sur tous les canaux connectés est automatiquement ajustée : les anciennes dates sont libérées et les nouvelles dates sont bloquées.

Si vous changez le statut (par exemple, de confirmée à annulée), les dates bloquées seront libérées et redeviendront disponibles sur tous les canaux.

[Capture d’écran nécessaire : la vue de modification d’une réservation]

Important : seules les réservations manuelles peuvent être modifiées

Veuillez noter que seules les réservations créées manuellement sur Nowistay peuvent être modifiées ou supprimées. Les réservations provenant d’Airbnb, Booking.com ou de tout autre canal externe ne peuvent pas être modifiées depuis Nowistay. Pour modifier ces réservations, vous devez effectuer les changements directement sur la plateforme d’origine (Airbnb, Booking.com, etc.), et les mises à jour se synchroniseront automatiquement sur Nowistay.

Besoin d’aide ?

Si vous avez des questions sur les réservations manuelles, n’hésitez pas à nous contacter à hello@nowistay.com. Nous sommes là pour vous aider !