Il existe plusieurs façons d'obtenir une facture dans Nowistay. La plus rapide consiste à télécharger un PDF prêt à l'emploi directement depuis une réservation, en un clic. L'assistant IA Nowistay peut aussi envoyer cette facture aux voyageurs qui la demandent, sans intervention de votre part. Pour une facture entièrement personnalisée ou un relevé propriétaire, vous pouvez enfin demander à ChatGPT ou Claude, une fois connecté à Nowistay, de la créer (voir plus bas). Si vous gérez des logements pour le compte de leurs propriétaires, les factures d'un logement peuvent aussi être émises au nom de son propriétaire.
Chaque réservation peut générer son propre PDF de facture, sans assistant IA. Avant votre premier téléchargement, renseignez une fois vos informations de facturation pour que la facture affiche le bon émetteur.
Ces informations apparaissent comme émetteur (votre nom ou votre société) sur les factures que vous générez pour vos voyageurs : il est donc utile de les renseigner en premier. Les logements que vous facturez au nom de leur propriétaire utilisent à la place les coordonnées du propriétaire (voir plus bas).
Vous ne le faites qu'une seule fois. Revenez dans Compte dès que vous devez mettre à jour votre adresse ou vos informations fiscales.
La facture reprend ce qui est enregistré sur la réservation (nom du voyageur ou coordonnées de la société, dates, nuits, montant et paiement) ainsi que les coordonnées de l'émetteur : les informations de facturation de votre compte, ou celles du propriétaire pour un logement facturé en son nom. Si un montant semble incorrect, corrigez d'abord la réservation, puis téléchargez à nouveau.
Si vous gérez des logements pour le compte de leurs propriétaires, les factures voyageurs d'un logement peuvent être émises au nom de son propriétaire plutôt qu'au vôtre. Le propriétaire apparaît alors comme émetteur, et la facture précise que vous l'établissez pour son compte. Cela concerne toutes les factures du logement : le PDF que vous téléchargez depuis une réservation comme la facture que l'assistant IA envoie aux voyageurs.
Répétez l'opération pour chaque logement que vous facturez pour un propriétaire. Les logements dont l'interrupteur est désactivé gardent les informations de facturation de votre Compte. Si le propriétaire facture la TVA, renseignez aussi le Taux de TVA (%) juste au-dessus pour que la facture affiche la TVA comprise dans le total.
Désactiver l'interrupteur supprime les informations du propriétaire à l'enregistrement. Les factures suivantes du logement reprennent alors les informations et la numérotation de votre compte.
Les voyageurs demandent souvent une facture pendant ou après leur séjour, en particulier les voyageurs d'affaires qui réservent sur Booking.com. L'assistant IA Nowistay répond à ces demandes à votre place : quand un voyageur demande une facture ou un reçu, il lui répond dans sa langue avec la facture de la réservation jointe en image. C'est le même document, avec le même numéro de facture, que le PDF que vous téléchargez depuis la réservation, avec le même émetteur : les informations de facturation de votre Compte, ou celles du propriétaire pour un logement facturé en son nom.
La facture peut être jointe sur tous les canaux de conversation qui acceptent les photos, ceux-là mêmes où vous pouvez ajouter une photo à vos propres messages.
La fonctionnalité est activée par défaut pour chaque logement équipé de l'assistant IA. Pour la vérifier ou la désactiver :
Dans quelques cas, l'assistant ne joint pas la facture. Il indique au voyageur qu'il va vérifier avec vous, et vous êtes alerté comme pour toute demande qui nécessite votre intervention :
Vous pouvez alors vérifier la réservation et envoyer la facture vous-même.
Quand un voyageur a besoin d'une facture au nom de sa société, la facture est adressée à la société, avec son adresse et son numéro de TVA. Les coordonnées de la société peuvent arriver sur la réservation de trois façons :
Si la facture a déjà été émise, elle est mise à jour avec les coordonnées de la société et conserve son numéro.
Quand vous répondez vous-même à un voyageur, vous pouvez ajouter la facture à votre message en un clic :
Le bouton est grisé quand la conversation n'est liée à aucune réservation ou quand son canal ne peut pas transmettre de photos.
Une fois ChatGPT ou Claude connecté à Nowistay, vous pouvez créer une facture pour n'importe quel voyageur ou propriétaire simplement en la demandant en langage naturel. Tapez par exemple « Génère la facture du voyageur Jean Dupont en PDF », et votre assistant IA retrouve la réservation dans Nowistay, renseigne les dates de séjour et les montants, puis vous remet un PDF prêt à télécharger. Aucun modèle à créer, rien à recopier à la main.
Il vous faut seulement deux choses :
C'est tout. La facturation ne demande aucune configuration supplémentaire.
Votre assistant IA peut déjà lire vos réservations Nowistay. Lorsque vous demandez une facture, il retrouve la bonne réservation, récupère le nom du voyageur, les dates d'arrivée et de départ, le nombre de nuits, le montant et les détails de paiement, puis les met en forme dans une facture claire qu'il exporte en PDF. Comme l'assistant rédige lui-même le document, vous pouvez tout ajuster avec un simple message de suivi.
Dans une conversation où Nowistay est connecté, demandez la facture par le nom du voyageur :
Si un voyageur a plusieurs séjours, précisez lequel, par exemple « la facture de la réservation de juin de Jean Dupont », ou indiquez le numéro de réservation.
Si vous gérez des logements pour le compte de propriétaires, vous pouvez produire une facture ou un relevé mensuel propriétaire de la même façon. Indiquez la période et ce qu'il faut inclure, par exemple :
« Crée le relevé propriétaire du logement [nom du logement] pour le mois de mai. Liste chaque réservation avec ses dates, le revenu, ma commission et le montant dû au propriétaire, en PDF. »
L'assistant lit toutes les réservations de ce logement sur la période, puis génère le relevé et l'exporte en PDF.
Comme l'IA rédige le document, un simple message suffit pour le personnaliser. Vous pouvez lui demander de :
Une fois le format qui vous convient trouvé, conservez ces instructions et réutilisez-les pour que toutes vos factures soient identiques.
Non. Chaque réservation dispose d'un bouton Télécharger la facture intégré dans sa section Financier : vous obtenez un PDF en un clic, sans rien à activer. L'assistant IA Nowistay envoie aussi cette facture aux voyageurs qui la demandent, et c'est activé par défaut. Pour des factures entièrement personnalisées ou des relevés propriétaires, connectez ChatGPT ou Claude et demandez à l'assistant de les créer.
L'assistant ne joint la facture que s'il est sûr qu'il s'agit du bon document pour la bonne personne : une réservation confirmée aux montants complets, un voyageur qu'il peut rattacher à la réservation et un canal qui accepte les photos. Sinon, il vous transmet la demande et vous êtes alerté. La liste complète figure dans la section Quand l'assistant vous passe la main ci-dessus.
Oui. Ajoutez le nom, l'adresse et le numéro de TVA de la société sur la réservation, ou laissez le voyageur les indiquer dans la conversation ou sur votre page de réservation directe. La facture affiche alors la société.
Oui. Dans les Informations du logement, activez Émettre les factures au nom du propriétaire et renseignez ses coordonnées. Les nouvelles factures du logement sont alors émises à son nom, avec leur propre numérotation et une mention indiquant que vous les établissez pour son compte. Cela vaut pour les factures téléchargées comme pour celles que l'assistant IA envoie.
Oui. Demandez une facture voyageur par le nom du voyageur, ou un relevé propriétaire par logement et par période. L'assistant gère les deux.
Oui. Indiquez simplement la langue ou la devise souhaitée, et l'assistant adapte le document avant le téléchargement.
