Comment configurer les dépôts de garantie ?

L'automatisation Dépôt de garantie permet de demander à chaque voyageur d'autoriser une empreinte bancaire remboursable avec Stripe avant son arrivée. Le montant est seulement bloqué sur la carte, jamais débité tant que vous ne décidez pas de le capturer, puis libéré automatiquement quelques jours après le check-out.

Vous le configurez une fois par logement, ajoutez le lien de paiement dans vos modèles de messages voyageurs, et conditionnez vos instructions d'arrivée pour qu'elles ne partent qu'une fois le dépôt autorisé.

Avant de commencer

Trois éléments doivent être en place sur chaque logement où vous activez le dépôt :

• Le logement doit être connecté à Nowistay PMS.
• Le logement doit avoir un abonnement AI Channel Manager actif.
• Un compte Stripe doit être connecté au logement.

Si l'un de ces éléments manque, l'écran des paramètres du dépôt vous indiquera précisément ce qu'il faut corriger sur la fiche du logement.

Étape 1 — Activer le dépôt de garantie sur vos logements

Ouvrez la page Automatisations depuis le menu latéral et repérez la ligne Dépôt de garantie.

Cliquez sur le sélecteur de logements à droite de la ligne et choisissez les logements sur lesquels activer le dépôt. Seuls les logements qui remplissent les prérequis ci-dessus seront sélectionnables.

Étape 2 — Configurer les paramètres du dépôt

Une fois vos logements sélectionnés, cliquez sur l'icône d'engrenage à droite de la ligne Dépôt de garantie pour ouvrir Paramètres du dépôt de garantie. Chaque logement dispose de son propre bloc dans lequel vous renseignez :

• Montant — le montant que Stripe va bloquer sur la carte du voyageur (dans la devise du logement).
• Heures avant le check-in — combien d'heures avant l'arrivée le lien de paiement devient disponible pour le voyageur. Entre 2 et 48 heures.
• Jours après le check-out — combien de jours après le départ Nowistay libère automatiquement l'empreinte si vous ne l'avez pas capturée. Entre 0 et 28 jours.

Cliquez sur Enregistrer. À partir de maintenant, chaque nouvelle réservation sur ces logements génère son propre lien d'autorisation, mis à disposition du voyageur au moment configuré.

Étape 3 — Ajouter le lien du dépôt à vos messages voyageurs

Le lien du dépôt est transmis au voyageur via vos modèles de Messages voyageurs. Ouvrez un modèle (typiquement vos instructions d'arrivée ou un message dédié pré-arrivée) et insérez la variable dynamique {{deposit_payment_link}} à l'endroit où vous voulez voir apparaître le lien.

Voici un exemple simple d'email d'instructions d'arrivée :

Bonjour {{guest_first_name}},

Votre arrivée à {{property_name}} est prévue le {{arrival_date}} à partir de {{check_in_time}}.

Avant de vous communiquer votre code d'accès, merci d'autoriser le dépôt de garantie remboursable ici : {{deposit_payment_link}}

Une fois cela fait, voici tout ce qu'il vous faut pour entrer dans l'appartement :

Adresse : {{property_address}}
Code de la porte : {{smartlock_code}}
Wi-Fi et guide de bienvenue : {{welcome_guide_url}}

À très vite !

La variable se transforme en un lien de paiement unique pour chaque réservation. Le voyageur ouvre le lien, autorise le montant sur sa carte avec Stripe, et la réservation est automatiquement marquée comme payée dans Nowistay.

Étape 4 — N'envoyer les instructions qu'une fois le dépôt payé

Pour vous assurer que vos codes d'accès ne partent jamais avant que le dépôt soit autorisé, ajoutez une condition au modèle de message qui contient les instructions sensibles. Dans l'éditeur de modèle, descendez jusqu'à Conditions d'information de réservation et cliquez sur Ajouter une condition :

• Premier champ : Dépôt de garantie
• Deuxième champ : Égal à
• Troisième champ : Payé

Le message ne sera désormais envoyé automatiquement qu'une fois le dépôt payé. Si le voyageur ne paie pas avant l'heure prévue, le message est retenu.

Envoyer un rappel quand le dépôt n'est pas payé

Dupliquez votre modèle d'instructions d'arrivée et transformez la copie en rappel. Réglez la condition sur :

• Dépôt de garantie · Égal à · Non payé

Dans le corps du message, insérez à nouveau la variable {{deposit_payment_link}} et rappelez au voyageur que son code d'accès lui sera communiqué dès que le dépôt sera autorisé. Chaque réservation reçoit ainsi soit les instructions, soit un rappel — jamais les deux.

Suivre et agir sur le dépôt depuis la fiche réservation

Ouvrez n'importe quelle réservation depuis la page Réservations. Sous le résumé de la réservation, vous trouverez une section DÉPÔT DE GARANTIE qui réunit en un coup d'œil tout ce qu'il faut savoir :

• Statut du dépôt — où en est le dépôt dans son cycle.
• Montant attendu — le montant configuré dans les paramètres.
• Disponible à partir du — date et heure auxquelles le lien de paiement devient (ou est devenu) accessible au voyageur.
• Libération prévue — date à laquelle Nowistay libérera automatiquement l'empreinte si vous ne l'avez pas capturée.

Deux actions sont disponibles à côté de la section :

• Copier le lien du dépôt (icône presse-papier) — copie le lien de paiement du voyageur pour que vous puissiez le renvoyer manuellement par n'importe quel canal.
• Marquer comme payé — contourne l'autorisation Stripe et débloque les messages conditionnés par dépôt = payé. À utiliser uniquement si vous avez collecté le dépôt autrement (espèces, virement, autre prestataire de paiement).

Statuts possibles du dépôt

• Non lancé — la réservation est encore trop éloignée ; le lien sera mis à disposition au moment configuré.
• Lien créé — le lien de paiement est désormais actif pour le voyageur.
• En attente — le voyageur a ouvert le lien mais n'a pas encore terminé l'autorisation.
• Autorisé — Stripe bloque le montant sur la carte du voyageur. Le dépôt compte comme payé pour vos conditions de message.
• Marqué payé — vous l'avez marqué comme payé manuellement. Même effet qu'autorisé pour les conditions.
• Libéré — l'empreinte a été libérée après le check-out.
• Capturé — vous avez capturé tout ou partie du dépôt.
• Échoué, Expiré, Annulé — l'autorisation n'a pas abouti ou a été annulée.

Conseils

• Réglez Heures avant le check-in assez tôt pour que les voyageurs aient le temps d'agir, mais pas trop tôt pour qu'ils n'oublient pas. 24 à 48 heures fonctionnent bien pour la plupart des séjours.
• Associez toujours votre modèle d'instructions d'arrivée (condition : dépôt = payé) à un modèle de rappel (condition : dépôt = non payé). Chaque voyageur reçoit exactement le message qui correspond à sa situation.
• Utilisez le bouton Copier le lien du dépôt si un voyageur vous écrit directement pour savoir comment autoriser le dépôt — vous pouvez coller le lien dans la conversation en un clic.